Dictamen N° 16.855, de 3 de marzo de 2016

N° 16.855 Fecha: 03-III-2016 El Secretario General de la Corporación Municipal de Educación, Salud y Atención de Menores de Puente Alto se ha dirigido a esta Contraloría General requiriendo la autorización de un sistema digitalizado de administración de documentación (BIZAGI) para efectos de respaldar las rendiciones de cuentas. Al respecto, funda su solicitud en la necesidad de agilizar los procedimientos internos y de reducir los costos de impresión asociados al manejo en papel de los respaldos de facturas, cotizaciones, órdenes de compra, recepción conforme de productos y entrega de bienes, entre otros. Explica que con ese fin, en la Corporación se implementó el denominado BIZAGI, el cual tiene las características técnicas y los flujos de procedimiento que ahí señala. Sobre la materia, es dable consignar que mediante la resolución N° 30, de 11 de marzo de 2015, de esta Contraloría General, se fijaron las nuevas Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas que, de conformidad con su artículo primero transitorio, habrán de regir para todos los aportes, subvenciones y transferencias que se realicen a contar del 1° de junio de 2015. Su artículo 1°, al definir el ámbito de aplicación, señala que dicha preceptiva es aplicable a todos los “Servicios e Instituciones a que se refiere el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, y a los servicios, personas y entidades sujetas a la fiscalización de la Contraloría General”. Seguidamente, su artículo 5° dispone que “Los órganos públicos y toda persona o entidad que esté obligada a rendir cuentas ante la Contraloría General, podrán hacerlo, previa autorización de este Organismo, con documentación electrónica o en formato digital”, mientras que el inciso primero del artículo 6°, dispone que dicho permiso deberá requerirse por escrito, indicando las razones de tal solicitud, y las características del sistema automatizado de información que se pretende utilizar. Seguidamente, el inciso segundo de este último artículo establece que para otorgar dicha autorización, “la Contraloría General verificará que las técnicas y medios electrónicos del servicio, persona o entidad fiscalizado sean compatibles con los que ella utilice y que los sistemas automatizados de tratamiento de la información en que se almacena la documentación electrónica o digital pertinente, cuenten con un nivel de resguardo y seguridad que garantice su autenticidad, integridad y disponibilidad. Además, podrá fijar requerimientos mínimos con el fin de asegurar tales características”. Ahora bien, de la normativa expuesta es pertinente concluir que las autorizaciones como las de la especie deben ser formuladas por aquellos servicios o instituciones incluidos en el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, pues son los organismos integrantes del sector público los que deben implementar tales sistemas informáticos con el objeto de rendir cuenta a esta Contraloría General con la documentación electrónica o digital que respalde sus operaciones. Luego, en cuanto a la naturaleza jurídica de la entidad recurrente, cabe señalar que la jurisprudencia contenida en los dictámenes N°s. 77.672, de 2015, y 3.289, de la presente anualidad, ha precisado que las corporaciones municipales creadas al amparo del artículo 12 del decreto con fuerza de ley N° 1-3.063, de 1980, del entonces Ministerio del Interior, son personas jurídicas de derecho privado, sin fines de lucro, y no constituyen órganos integrantes de la Administración del Estado, de modo que no se encuentran habilitadas para plantear solicitudes de este tipo. Reafirma lo anterior, la circunstancia de que con arreglo al artículo 27 de la resolución N° 30, de 2015, las entidades del sector público que traspasan recursos a las anotadas corporaciones municipales deben mantener en su poder la documentación de respaldo de la rendición de cuentas, a disposición de esta Contraloría General para su examen, lo cual justifica que sean estos últimos organismos quienes deben implementar las correspondientes plataformas y requerir la respectiva autorización a esta Entidad de Control. Por las razones precedentes, no resulta pertinente acceder a la autorización requerida por la Corporación Municipal de Educación, Salud y Atención de Menores de Puente Alto. Transcríbase al Centro de Informática y a la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República