Política de Privacidad de Folium

Última actualización: 10 de octubre de 2026 Fecha de entrada en vigencia: 10 de octubre de 2026

Esta Política de Privacidad describe cómo Folium trata los datos personales en relación con Folium Gestor, el complemento de Microsoft Word denominado "Folium" y las conexiones autorizadas por la persona usuaria desde servicios de chat compatibles, como ChatGPT y Claude. Este documento es independiente y separado de los Términos y Condiciones de Uso (EULA) de Folium.

Al usar el servicio Folium Gestor o el complemento de Word de Folium, usted acepta las prácticas descritas en esta Política de Privacidad.

1. Quién es el responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos descritos en esta política es:

• Titular del servicio: FOLIUM SpA, RUT 78.428.998-2
• Domicilio comercial: Badajoz N° 100, Oficina 1014, comuna de Las Condes, Región Metropolitana, Chile
• Sitio web: https://folium.cl
• Correo de contacto y del responsable de datos: [email protected]

FOLIUM SpA ("Folium") es una empresa chilena de tecnología legal (legaltech), cuyo giro es actividades de programación informática. Para consultas relativas a esta Política de Privacidad, al ejercicio de derechos o a cualquier asunto de protección de datos, puede escribir a [email protected].

Nota sobre la doble condición de Folium. Según el tipo de dato, Folium puede actuar como responsable del tratamiento (por ejemplo, respecto de los datos de identidad y de la cuenta de las personas usuarias) o como encargado del tratamiento por cuenta de un tercero (por ejemplo, respecto del contenido de los documentos que un estudio jurídico o abogado sube al servicio, cuando dicho contenido incluye datos personales de terceros). La sección 10 detalla esta distinción.

2. Alcance del servicio

Esta política cubre los siguientes componentes:

2.1. Folium Gestor

Folium Gestor es un software como servicio (SaaS) orientado a abogados y estudios jurídicos en Chile. Sus funciones principales incluyen la gestión de causas, el monitoreo de tribunales a través de la Oficina Judicial Virtual del Poder Judicial (OJV/PJUD), la búsqueda de jurisprudencia y la gestión de documentos por equipo.

2.2. El complemento de Word "Folium"

El complemento de Word "Folium" es un botón que se integra dentro de Microsoft Word. Su única función es tomar el documento .docx activo y subirlo, mediante una conexión cifrada HTTPS, para guardarlo como una nueva versión dentro de la carpeta de Documentos del equipo en Folium Gestor.

Características relevantes del complemento de Word para efectos de privacidad:

• Acceso bajo demanda y explícito. El complemento accede al contenido del documento únicamente cuando la persona usuaria presiona el botón correspondiente (por ejemplo, "Subir a Folium" o "Guardar versión"). Técnicamente, la lectura del archivo se realiza mediante la función Office.getFileAsync de la API de Office (Office.js) solo en ese instante.
• Sin lectura en segundo plano. El complemento no lee el documento en segundo plano, no realiza copias automáticas y no cuenta con un evento de "guardado automático". No hay tratamiento del contenido del documento salvo la acción explícita de la persona usuaria.
• Autenticación dentro de Word. La persona usuaria inicia sesión con su cuenta de Folium dentro de Microsoft Word, a través de la API de diálogos de Office (Office Dialog API). Tras autenticarse, Folium emite un token individual por usuario que autoriza la subida de versiones.
• Requiere una cuenta de Folium. El complemento solo funciona para personas usuarias que cuentan con una cuenta activa en Folium.

2.3. Conexión de Folium con servicios de chat

La persona usuaria puede conectar su cuenta Folium con un servicio de chat compatible, como ChatGPT o Claude, para usar Folium dentro de una conversación. La conexión requiere una autorización expresa y puede revocarse desde la cuenta Folium.

Según el plan de la cuenta y el servicio de chat, la conexión permite:

• Buscar y leer fuentes públicas: jurisprudencia, doctrina disponible, normativa administrativa y textos legales.
• Consultar la información de trabajo de la persona usuaria y su equipo: sus causas y su estado, las novedades detectadas, la agenda, las resoluciones guardadas y los documentos del equipo.
• Guardar en Folium lo que la persona usuaria pide desde la conversación: por ejemplo, una resolución en la carpeta de su causa, un escrito generado como documento Word o el traslado de un documento a otra carpeta.

Folium recibe únicamente la consulta o instrucción que la persona usuaria decide enviar, los parámetros mínimos de la herramienta utilizada y los datos técnicos necesarios para autenticar y proteger la solicitud. Folium devuelve a la conversación lo que la herramienta produce: fuentes judiciales y normativas, enlaces, datos de uso de la cuota y, cuando la persona usuaria lo pide, la información de sus causas y documentos. Esa información puede contener datos personales de terceros, como las partes de una causa; el estudio o abogado decide consultarla y es responsable de ella (ver sección 10). La plataforma de chat recibe esos resultados para presentarlos o analizarlos conforme a sus propios términos y política de privacidad.

Folium no recibe el historial completo de la conversación ni puede acceder a otros chats, archivos o datos de la cuenta de la plataforma de chat que no hayan sido enviados expresamente en la solicitud.

3. Qué datos se recogen

Folium trata las siguientes categorías de datos:

3.1. Datos de identidad y de la cuenta de la persona usuaria

• Nombre.
• Dirección de correo electrónico.
• Credenciales y datos asociados a la cuenta de Folium (identificador de usuario, token de acceso del complemento de Word, pertenencia a un equipo).

3.2. Contenido de los documentos que la persona usuaria decide subir

• El contenido de los archivos .docx que la persona usuaria elige subir a Folium (tanto desde el complemento de Word como desde el propio Gestor), junto con sus metadatos (título, nombre del archivo, carpeta de destino, número de versión, fecha y hora de la subida, y el usuario que la realizó).
• Estos documentos pueden contener datos personales de terceros (por ejemplo, clientes, contrapartes u otros intervinientes en una causa). El estudio o abogado que sube el documento decide qué contenido incluye. En ese caso, el estudio o abogado es el responsable del tratamiento de dichos datos y Folium actúa como encargado o proveedor (ver sección 10).

3.3. Datos de uso y técnicos

• Datos técnicos y registros (logs) necesarios para prestar y asegurar el servicio: dirección IP, marca temporal, tipo de operación realizada y eventos de seguridad. Estos registros se utilizan para operar, depurar y proteger el servicio.

3.4. Datos tratados en conexiones desde servicios de chat

• La consulta jurídica o instrucción y los parámetros mínimos que la persona usuaria envía expresamente a Folium.
• Un resumen técnico de uso: cuenta Folium, canal de conexión, herramienta utilizada, estado, duración y cantidad de resultados.
• Un identificador criptográfico no reversible de la consulta, utilizado para reconocer solicitudes equivalentes, evitar cobros duplicados y aplicar la cuota mensual.
• Las fuentes y textos judiciales que Folium devuelve a la conversación y, cuando la persona usuaria lo pide, la información de sus causas y documentos.
• Los documentos que la persona usuaria pide guardar en Folium desde la conversación, que se tratan como cualquier otro documento del equipo (sección 3.2).

En el canal de ChatGPT, Folium no guarda la consulta jurídica completa en el historial de búsquedas. La consulta se procesa para responder y se conserva únicamente el identificador criptográfico no reversible junto con las métricas mínimas indicadas. En los demás servicios de chat, incluido Claude, la consulta se conserva en el historial de búsquedas de la cuenta y se anonimiza en los plazos de la sección 8. Folium tampoco devuelve correos, perfiles profesionales, credenciales, identificadores internos de cuenta ni registros de diagnóstico en las respuestas de sus herramientas.

Folium no recoge de forma deliberada, a través del complemento de Word, ningún dato distinto del descrito. En particular, el complemento no accede al historial de archivos, ni a otros documentos abiertos, ni a datos del equipo ajenos al documento activo que la persona usuaria decide subir.

4. Con qué finalidad se tratan los datos

Folium trata los datos con las siguientes finalidades:

1. Prestar el servicio Folium Gestor, incluyendo el almacenamiento y versionado de documentos, la gestión de causas, el monitoreo de tribunales y la búsqueda de jurisprudencia.
2. Operar el complemento de Word "Folium", permitiendo autenticar a la persona usuaria y guardar el documento activo como una nueva versión en la carpeta de Documentos del equipo.
3. Operar las conexiones con servicios de chat, autenticar la cuenta Folium, ejecutar la búsqueda o lectura solicitada, devolver fuentes y administrar la cuota mensual.
4. Autenticar y gestionar cuentas, controlar el acceso y asociar cada acción al usuario y al equipo correspondiente.
5. Garantizar la seguridad del servicio, prevenir fraudes o accesos no autorizados y mantener registros de auditoría.
6. Comunicarnos con la persona usuaria sobre aspectos operativos, de soporte y de seguridad del servicio.
7. Cumplir obligaciones legales aplicables.

Folium no vende datos personales a terceros y no utiliza el contenido de los documentos ni los datos personales para entrenar modelos de inteligencia artificial sin el consentimiento correspondiente.

5. Base de licitud del tratamiento

Conforme a la Ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada y a la Ley N° 21.719 que regula la protección y el tratamiento de los datos personales, Folium trata los datos sobre las siguientes bases de licitud:

• Ejecución de un contrato o de una relación contractual con la persona usuaria o con el estudio jurídico: el tratamiento es necesario para prestar el servicio que la persona usuaria o el estudio ha contratado (crear la cuenta, subir y versionar documentos, gestionar causas).
• Consentimiento de la persona usuaria, cuando corresponda, por ejemplo al instalar y usar el complemento de Word y al subir voluntariamente un documento.
• Interés legítimo de Folium en operar, asegurar y mejorar el servicio, prevenir usos indebidos y mantener la integridad de la plataforma, siempre que no prevalezcan los derechos de los titulares.
• Cumplimiento de obligaciones legales a las que Folium esté sujeto.

Respecto del contenido de los documentos que incluyen datos personales de terceros, Folium actúa por instrucciones del estudio o abogado responsable, quien determina la finalidad y la base de licitud del tratamiento de esos datos (ver sección 10).

6. Encargados del tratamiento y subprocesadores

Para prestar el servicio, Folium se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento (subprocesadores), bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad. Estos proveedores pertenecen a las siguientes categorías:

Los archivos y sus versiones, junto con los metadatos asociados, se almacenan dentro de la infraestructura gestionada por Folium, en proveedores de nube con estándares de seguridad reconocidos.

El listado específico y actualizado de los subprocesadores (identidad y ubicación de cada proveedor) está disponible para los clientes que lo soliciten y/o a través del anexo de tratamiento de datos (DPA), escribiendo a [email protected].

Folium podrá incorporar o sustituir subprocesadores. En tal caso, actualizará esta información y exigirá a los nuevos proveedores garantías equivalentes de protección de datos.

Cuando la persona usuaria conecta Folium con una plataforma de chat (por ejemplo, ChatGPT, de OpenAI, o Claude, de Anthropic), esa plataforma no es un subprocesador de Folium: trata la consulta, los resultados y la conversación bajo sus propios términos y política de privacidad. Folium no controla los plazos ni las finalidades de tratamiento de esa plataforma. La conexión es voluntaria y puede revocarse en cualquier momento desde la cuenta Folium.

7. Transferencias internacionales de datos

Algunos de los subprocesadores indicados pueden almacenar o procesar datos en servidores ubicados fuera de Chile. En esos casos, Folium adopta medidas para que dichas transferencias cuenten con garantías adecuadas de protección, mediante cláusulas contractuales de protección de datos y compromisos de seguridad y confidencialidad, en línea con las exigencias de la Ley N° 21.719.

Si usted requiere información sobre las ubicaciones de tratamiento o sobre las garantías aplicables, puede solicitarla a [email protected].

8. Plazos de conservación

• Datos de identidad y de cuenta: se conservan mientras la cuenta permanezca activa y durante el plazo necesario para cumplir obligaciones legales o para la defensa de eventuales reclamaciones.
• Autorizaciones de servicios de chat: los tokens se almacenan únicamente como valores criptográficos no reversibles mientras la conexión esté activa. Al revocarla, dejan de ser válidos de inmediato. Los registros de revocación pueden conservarse hasta por 12 meses para seguridad y prevención de abuso.
• Consultas jurídicas enviadas desde ChatGPT: no se incorporan al historial de búsquedas de Folium. Se procesan transitoriamente para responder y se conserva solo un identificador criptográfico no reversible.
• Consultas jurídicas enviadas desde otros servicios de chat, incluido Claude: se conservan en el historial de búsquedas de la cuenta y se anonimizan dentro de los 12 meses siguientes a cada operación, junto con las métricas de uso.
• Métricas de uso de las herramientas de chat: se conservan hasta por 12 meses desde cada operación y luego se eliminan o anonimizan, salvo que deban mantenerse por una obligación legal o por la investigación de un incidente de seguridad.
• Documentos y sus versiones, incluidos los guardados desde un servicio de chat: se conservan mientras la persona usuaria o su equipo los mantengan en el servicio. Las versiones subidas desde el complemento de Word se conservan como parte del historial de versiones del documento, y se eliminan cuando la persona usuaria o el equipo eliminan el documento o cierran la cuenta, salvo obligación legal de conservación.
• Otros registros técnicos y de seguridad (logs): se conservan por un máximo de 12 meses, salvo que deban mantenerse por una obligación legal o por la investigación de un incidente de seguridad, y luego se eliminan o anonimizan.

Cuando el estudio o abogado actúa como responsable del contenido de los documentos, la eliminación se realiza conforme a sus instrucciones y a lo pactado, sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación que correspondan.

9. Derechos de los titulares (derechos ARCO y portabilidad)

De acuerdo con la Ley N° 19.628 y la Ley N° 21.719, usted puede ejercer los siguientes derechos respecto de sus datos personales:

• Acceso: conocer qué datos personales suyos trata Folium.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación o supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando proceda.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos en los casos que la ley permite.
• Portabilidad: solicitar la entrega de sus datos en un formato estructurado y de uso común, y su transferencia a otro responsable cuando sea técnicamente posible.
• Bloqueo del tratamiento en los supuestos previstos por la ley.

Para ejercer estos derechos, escriba a [email protected]. Folium responderá dentro de los plazos que establece la normativa aplicable. Es posible que se le solicite acreditar su identidad antes de dar curso a la solicitud.

Cuando el tratamiento de datos de terceros se realice por cuenta de un estudio jurídico o abogado (responsable), las solicitudes de esos terceros deben dirigirse a dicho estudio o abogado. Folium prestará la colaboración razonable al responsable para atender esas solicitudes.

Usted también puede presentar reclamos ante la Agencia de Protección de Datos Personales, autoridad de control creada por la Ley N° 21.719, o ante la autoridad de control que corresponda conforme a la normativa vigente.

10. Rol del estudio como responsable y de Folium como encargado

Cuando un abogado o estudio jurídico sube a Folium documentos que contienen datos personales de terceros (por ejemplo, datos de clientes, contrapartes o intervinientes en una causa):

• El estudio o abogado es el responsable del tratamiento de dichos datos: determina qué información sube, con qué finalidad y bajo qué base de licitud, y es responsable de contar con el título habilitante para tratar esos datos.
• Folium actúa como encargado del tratamiento (proveedor): trata ese contenido únicamente conforme a las instrucciones del responsable y para prestar el servicio, no lo utiliza para finalidades propias, mantiene la confidencialidad, aplica medidas de seguridad y no divulga el contenido a terceros salvo instrucción del responsable u obligación legal.

Esta relación puede regularse mediante un contrato o anexo de tratamiento de datos entre el estudio y Folium. Para solicitar dicho anexo, escriba a [email protected].

11. Seguridad de la información

Folium aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos, entre ellas:

• Cifrado en tránsito mediante HTTPS/TLS en todas las comunicaciones, incluida la subida de documentos desde el complemento de Word.
• Control de acceso basado en cuentas, autenticación por usuario y tokens individuales; el acceso a los documentos está restringido al equipo correspondiente.
• Segregación por equipos, de modo que cada equipo accede únicamente a sus propios documentos y datos.
• Almacenamiento en proveedores de nube con estándares de seguridad reconocidos.
• Registros de auditoría y monitoreo de eventos de seguridad.

Ningún sistema es completamente infalible. Si detecta un problema de seguridad, comuníquelo a [email protected].

12. Menores de edad

El servicio Folium Gestor y el complemento de Word "Folium" están dirigidos a profesionales del derecho y no están destinados a menores de edad. Folium no recopila conscientemente datos de menores de edad.

13. Actualizaciones de esta política

Folium podrá modificar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en el servicio, en los subprocesadores o en la normativa aplicable. La versión vigente estará siempre publicada en https://folium.cl con su fecha de última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, Folium procurará informar a las personas usuarias por medios razonables. El uso continuado del servicio tras la publicación de una versión actualizada implica la aceptación de dicha versión.

14. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta Política de Privacidad, sobre el tratamiento de sus datos o para ejercer sus derechos:

• Correo: [email protected]
• Sitio web: https://folium.cl

Esta Política de Privacidad se rige por la legislación chilena, en particular la Ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada y la Ley N° 21.719 sobre protección y tratamiento de datos personales.