Dictamen N° 56.331, de 1 de agosto de 2016

N° 56.331 Fecha: 01-VIII-2016 La Municipalidad de Santiago solicita que se autorice el empleo de medios electrónicos y dispositivos digitales a fin de cumplir con el imperativo impuesto por el artículo 21 de la ley N° 10.336 -sobre organización y atribuciones de esta Contraloría General-, toda vez que, según indica, actualmente mantiene en bodega numerosa documentación contable que tiene más de cinco años de antigüedad, gran parte de la cual no ha sido revisada por esta Entidad Fiscalizadora, de modo que su eliminación no es posible, generándose la consecuente acumulación y falta de espacio. Cabe recordar que el inciso primero del artículo 21 de la citada ley N° 10.336, prescribe que la Contraloría hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad que señala; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administren fondos o bienes de los indicados en el inciso primero de su artículo 7°, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control. Agrega su inciso segundo que “Los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos”. Pues bien, este Organismo de Control se ha referido a situaciones similares a las planteadas en su solicitud, a través de diversos dictámenes que constituyen jurisprudencia y cuyos criterios resultan aplicables a la situación planteada. Así, el dictamen N° 34.050, de 2016, precisó que a la luz de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, contemplados en los artículos 3° y 5° de la anotada ley N° 18.575, los órganos de la Administración del Estado pueden aprovechar las ventajas que les ofrece la aplicación de las leyes N°s. 18.845 -que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos-, y 19.799 -sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma-, a objeto que la obligación de conservar sus documentos y de remitirlos al Archivo Nacional, en los términos exigidos por el decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del entonces Ministerio de Educación Pública, sea cumplida propendiendo al uso de sistemas electrónicos y digitales de generación, soporte y almacenamiento de información, en la medida que ello resulte procedente. Por su parte, el dictamen N° 23.766 de 2008, entre otros, ha considerado la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm utilizado para copiar y archivar documentación de respaldo o derivada de la gestión que le compete desarrollar a las entidades públicas, por un sistema de tecnología más avanzada, como por ejemplo, la digitalización de documentos, en la medida que el método a emplear garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan como también la reproducción de las mismas, conforme al artículo 2° de la anotada ley N° 18.845. Asimismo, teniendo en cuenta el principio de la equivalencia entre el soporte electrónico y el de papel, previsto en el inciso segundo del artículo 1° de la mencionada ley N° 19.799, el dictamen N° 81.069, de 2013, estableció que las reglas previstas por el ordenamiento en materia de conservación, archivo y eliminación de documentos de la Administración, también resultan aplicables respecto de sus documentos electrónicos. En atención a lo expuesto, se remite fotocopia de los dictámenes N°s. 23.766, de 2008, y 81.069, de 2013, para su conocimiento y fines pertinentes. Transcríbase a las Divisiones de Municipalidades y de Análisis Contable de este Organismo Contralor. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República