Dictamen N° 5.978, de 31 de enero de 2012

N° 5.978 Fecha: 31-I-2012 Se ha dirigido a esta Contraloría General el alcalde de la Municipalidad de Peñalolén, solicitando autorización para eliminar una serie de documentos, indicados en el anexo que adjunta, y que estarían relacionados con las unidades de Contraloría Municipal y de Administración y Finanzas. Como cuestión previa, cabe señalar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, establece que los libros, documentos y cuentas aprobadas, serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de la citada ley, conforme al cual dicha autoridad, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. En el mismo sentido, el numeral 2, del título II, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de esta Contraloría General, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un periodo de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un tiempo mayor. Precisado lo anterior, es dable indicar que el listado de documentos acompañado por la autoridad edilicia, cuya eliminación solicita autorizar, carece de la especificidad necesaria para determinar con exactitud de qué antecedentes se trata, motivo por el cual no resulta posible pronunciarse sobre el requerimiento planteado. Sin perjuicio de lo señalado precedentemente, es dable manifestar, a fin de que el municipio lo tenga presente en el futuro, que sólo los documentos relacionados con el examen de cuentas que efectúa este Ente Fiscalizador, corresponden a aquellos que deben ser objeto de autorización por parte de este Organismo de Control para su eliminación, debiendo la entidad edilicia, en su caso, acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas que se requiere destruir, corresponden a cuentas aprobadas por esta Contraloría General –toda vez que ello, de acuerdo a lo sostenido por la jurisprudencia administrativa existente, entre otros, en los dictámenes N°s 25.634 y 37.995, ambos de 2009, resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración de dicha documentación-. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República