Dictamen N° 31.921, de 7 de mayo de 2014

N° 31.921 Fecha: 07-V-2014 Se ha dirigido a esta Contraloría General El Presidente del Consejo de Defensa del Estado, para solicitar un pronunciamiento respecto a la procedencia de utilizar medios electrónicos para notificar a los servidores de ese organismo durante el proceso calificatorio, atendido que, a su juicio, cuenta con un sistema computacional que permite que éstos tomen conocimiento de las diligencias que indica. Sobre el particular, es dable señalar que la evaluación del personal del mencionado Consejo, está regulada por la ley N° 18.834 y por el decreto N° 733, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento Especial de Calificaciones de esa institución, cuyo artículo 10°9+ prescribe que en todo lo no previsto se aplicará el Reglamento General de Calificaciones, aprobado por el decreto N° 1.825, de 1998, del ex Ministerio del Interior. Enseguida, resulta útil puntualizar que la calificación constituye un procedimiento administrativo, conforme a lo dispuesto en el inciso primero del artículo 18 de la ley N° 19.880, de manera que acorde con lo preceptuado en el inciso tercero de la misma norma, él debe constar en un expediente escrito o electrónico. Establecido lo anterior, y en lo que atañe a la consulta de la especie, cabe anotar que los dictámenes N°s 41.270, de 2007, y 51.844, de 2009, de esta Institución Fiscalizadora, han precisado que determinadas actuaciones de los procesos evaluatorios no pueden ser realizadas mediante vía electrónica, ya que por mandato expreso de la normativa que las regula, ellas deben contar con formalidades que no se pueden llevar a efecto utilizando tales sistemas, como aquellas que exigen la notificación personal para su validez. En relación con lo expuesto, y según lo sostenido en el dictamen N° 21.724, de 2006, de este origen, la notificación personal tiene por objeto poner en conocimiento de manera presencial un determinado acto, de lo que es posible inferir que para que ella opere, se requiere necesariamente la comparecencia del servidor a quien se pretende dar aviso. Así, tratándose de los distintos trámites que componen la calificación que nos ocupa, es menester exponer que el decreto N° 733, de 2004 -que regula de manera preferente la evaluación de los servidores del Consejo de Defensa del Estado-, expresa en su artículo 8° que el informe de desempeño debe notificarse personalmente, por lo que la comunicación de este instrumento debe verificarse en los términos expuestos en el párrafo precedente. Ahora bien, atendido que ese último ordenamiento no regula las otras instancias que forman parte del proceso calificatorio, corresponde aplicar el ya citado Reglamento General, cuyos artículos 20, 31 y 34, disponen que la precalificación, el acuerdo de la Junta Calificadora y el fallo de la apelación, también deben informarse de esa manera, incluyendo, además, en el caso de estos dos últimos trámites, la entrega de copia autorizada de ciertos antecedentes, debiendo exigirse la firma del servidor evaluado o dejar constancia de su negativa a hacerlo, en razón de lo cual es forzoso concluir que la notificación de las diligencias mencionadas no puede llevarse a cabo electrónicamente, atendidas las formalidades requeridas para ello. Por otra parte, en lo que toca a las anotaciones de mérito y de demérito, el artículo 9 del decreto N° 1.825, de 1998, del ex Ministerio del Interior, ordena que sean comunicadas por escrito. Al respecto, y aclarando lo que sobre el particular expresan los citados oficios N°s 41.270, de 2007, y 51.844, de 2009, cabe manifestar que, en armonía con lo concluido en el dictamen N° 79.645, de 2011, de este Órgano Contralor, la exigencia para que las referidas constancias sean válidamente comunicadas, puede entenderse cumplida a través de medios electrónicos, toda vez que se trata de una forma equivalente a la que demanda ese precepto, al tenor del principio de escrituración contemplado por el artículo 5° de la ley N° 19.880, en cuya virtud por regla general el procedimiento administrativo y los actos a que da origen, como acontece con dichos registros, pueden expresarse tanto por escrito como por medios electrónicos. Por último, es del caso hacer presente que tratándose de los procesos calificatorios en referencia, los únicos trámites que en virtud de una norma legal deben notificarse personalmente son las resoluciones de la Junta Calificadora que evalúa al funcionario, y del Subsecretario o Jefe Superior del Servicio, según corresponda, que decida sobre la apelación interpuesta en contra de la anterior, según lo previsto en los artículos 48 y 49 del decreto con fuerza de ley N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija el texto de la mencionada ley N ° 18.834. En estas condiciones y en concordancia con lo ordenado en los artículos 37 del citado texto normativo y 47 de la ley N° 18.575, es factible que el Presidente de la República, a través del ejercicio de la potestad reglamentaria, establezca que los informes de desempeño, la precalificación, y cualquier otro trámite que no sean los antes indicados, puedan ser comunicados por vía electrónica. Saluda atentamente a Ud. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República