Ordinario N° 5589, de 4 de diciembre de 2019

O 2 a ie Departamento Jurídico y Fiscalía nece Esos ap 3589 K9832 (2008) 2018 : : ORDINARION“____-___/ y A LD ACTUACIÓN: y r Aplica doctrina. NJ MATERIA: Datos personales de los trabajadores. Tratamiento. Reserva del empleador. RESUMEN: : Ñ Si bien efectivamente el trabajador puede consentir en que su empleador realicé algún tipo de tratamiento de sus datos personales, .en la especie, el anexo - acompañado a su presentación, en virtud del cual su ; empleadora solicita dicha autorización de sus visitadores médicos, para utilizar sus datos personales, incluyendo la voz, imagen, nombre y correo electrónico, no posee el grado de precisión necesaria para permitir que el trabajador consienta suficientemente informado respecto de la finalidad última del tratamiento de sus datos personales. : ANTECEDENTES: 1) Revisión de 28.11.2019, de Jefe Departamento Jurídico y Fiscal. 2) Reasignación de 01.07.2019 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 3) Ord. N*1805 de 19.10.2018 de Inspectora Comunal del Trabajo Santiago Oriente. 4) Carta de 18.10.2018 de Sr. César Lannefranque en representación de empresa GlaxoSmithKline Chile Farmacéutica Ltda. : 5) Ord. N*5024 de 02.10.2018 de Jefe de Departamento : Jurídico (S). : 6) Ord. N*1416 de 23.08.2018 de Inspectora Comunal del Trabajo Santiago Oriente. : 7) Presentación de 17.08.2018 de Sr. Abel UlI Núñez, en representación de Sindicato de empresas GlaxoSmithKline Chile Farmacéutica Ltda. SANTIAGO, o 04 DIC 2019 DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO E A: SINDICATO DE EMPRESAS GLAXOSMITHKLINE CHILE FARMACÉUTICA LTDA.

Mediante presentación del antecedente 7), se ha solicitado un pronunciamiento : jurídico en orden a determinar la legalidad del anexo de contrato denominado "Acuerdo de uso de imagen y voz para fines internos", en virtud del cual, la empresa GlaxoSmithKline Chile Farmacéutica Ltda. (GSK), buscaría pactar con sus trabajadores que se desempeñan como visitadores médicos para obtener su autorización para el tratamiento de sus datos personales. Lo anterior, encontraría fundamento en el desarrollo de una actividad denominada “Role Play”, que consiste en una actuación ante la entrenadora de GSK, en la cual se simula una visita de los trabajadores a un médico. En forma previa, cabe indicar que, en virtud de los principios de contradicción e igualdad de los interesados, se confirió traslado a la empresa, mediante oficio de antecedente 5), trámite que fue evacuado mediante carta de antecedente 4) a través de la cual, básicamente, formulan sus. descargos señalando que el anexo en examen se ajustaría a la normativa legal y administrativa vigente sobre la materia. No obstante, Es reconocen que el término “terceros” que utiliza el anexo debe precisarse mejor, pues sólo , se referiría a “las subsidiarias de GSK (y solo estas) ...” : Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted que este Servicio se ha pronunciado respecto del tratamiento de datos personales de los trabajadores, entre otros, mediante Ord. N*”1061 de 22.03.2019. o En efecto, la doctrina, de este Servicio ha manifestado que los derechos fundamentales de los trabajadores tienen el carácter de límites infranqueables respecto de las potestades del empleador, en particular en cuanto al derecho a su dignidad, honra, vida privada, inviolabilidad de toda forma de comunicación privada y al derecho a no ser discriminado(a) arbitrariamente. Todo lo señalado, no es sino consecuencia directa del mandato contenido en el : inciso 1? del artículo 5 del Código del Trabajo, que establece: "El ejercicio de las facultades que la ley le reconoce al empleador, tiene como límite el respeto a las garantías constitucionales de los trabajadores, en especial cuando pudieran afectar la intimidad, la vida privada o la honra de éstos." En armonía con dicha protección, el inciso 1? del artículo 4 de la ley N*19.628, sobre protección de la vida privada, ha dispuesto que el tratamiento de los datos personales sólo puede efectuarse cuando la referida ley u otras disposiciones legales lo . autoricen o el titular consienta expresamente en ello. . Aclarado lo anterior, cabe señalar que la citada ley, en su artículo 2” letra 1. dispone que por datos personales debe entenderse los relativos a cualquier información concerniente a personas naturales, identificadas o identificables. Asimismo, el artículo 10* del cuerpo legal en análisis sostiene que no pueden ser objeto de tratamiento los datos sensibles, vale decir, aquellos datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen racial, las ideologías: y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados. de salud físicos o psíquicos y la vida . sexual, salvo cuando la ley lo autorice, exista consentimiento del titular o sean datos necesarios para la determinación u otorgamiento de beneficios de salud que correspondan a sus titulares. Ñ :

Respecto del tratamiento de datos personales, es del caso tener presente que, de acuerdo con los incisos 1”, 2? y 3” del artículo 4? de la ley N*19.628, la autorización debe reunir 3 condiciones mínimas: :

a) Consentimiento expreso del titular de los datos.

b) El consentimiento debe ser manifestado por escrito.

c) El titular debe ser debidamente informado respecto del propósito del almacenamiento de sus datos personales y su posible comunicación al público.

Ahora bien, especificamente en el contexto laboral, el legislador ha consagrado la protección de los datos personales de modo expreso en el artículo 154 bis del Código del Trabajo, cuyo texto dispone: :

"El empleador deberá mantener reserva de toda la información y datos privados del trabajador a que tenga acceso con ocasión de la relación laboral".

En tal orden de consideraciones, es del caso indicar que la cláusula 1? del anexo en examen, en lo pertinente, señala:

“Autorizo a GSK a utilizar, tratar, transferir a terceros ubicados en Chile o en el extranjero... mis datos personales, incluyendo mi voz e imagen en videos o grabaciones, en cualquier formato...”

Por su parte, la cláusula 5” del mismo documento, en lo que al presente informe importa, señala:

“De conformidad con la legislación local de Protección de Datos Personales de mi residencia, autorizo a GSK a llevar a cabo el flujo transfronterizo de mis datos personales, incluyendo mi imagen, voz, mi nombre, email, imagen y voz...”

En tal contexto, analizados los textos transcritos a la luz de lo dispuesto en el precitado artículo 4” de la ley N*19.628, es dable inferir, lo siguiente:

1-. El anexo en examen establece una autorización para el tratamiento de datos personales. Sin embargo, dado el fin del tratamiento informado por la empleadora, role play, no se visualiza la necesidad de contar con el correo electrónico personal de los trabajadores.

2-. La autorización del trabajador, una vez firmado el anexo, constará por escrito.

3-. La autorización solicitada señala una finalidad para la utilización de los datos. No

obstante, es dable estimar que los términos de la solicitud carecen de la precisión : necesaria para asegurar el correcto tratamiento de los datos personales de los

trabajadores,

, En efecto, como ya se ha indicado, la propia empleadora ha reconocido que el término “terceros”, para referirse a sus filiales, resulta poco preciso y podría prestarse para la externalización de la información.

A mayor abundamiento, la cláusula 1? del anexo en examen, ya transcrita en el cuerpo del presente informe, señala genéricamente que la autorización se refiere a: “...mis datos personales, incluyendo mi voz e imagen en videos o grabaciones...”, por lo que la .

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enumeración pareciera ser sólo ejemplificadora, pero no excluiría el tratamiento de cualquier otro antecedente que posea la compañía respecto de sus trabajadores.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada, riormas legales citadas y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, si bien efectivamente el trabajador puede consentir en que su empleador realice algún tipo de tratamiento de sus datos personales, en la especie, el anexo acompañado a su presentación, en virtud del cual su “3mpleadora solicita dicha autorización de sus visitadores médicos, para utilizar sus datos personales, incluyendo la voz, imagen, nombre y correo electrónico, no posee el grado de precisión necesaria para permitir que el trabajador consienta suficientemente informado respecto de la finalidád última del tratamiento de sus datos personales.

Saluda atentamente a Ud, , z

Y) Sl " (7 pass Y ALIMTA a A AA tios EE? ABOGADO E OS > 5 (JEFEDEPARTAMENTO JURÍDICO KOsL L e, ¿/ DIRECCIÓN DEL TRABAJO “9D anos Distribución: - Jurídico; ¿ - Partes - — ICT. Sgto Oriente. - Empresa GlaxoSmithKline Chile Farmacéutica Ltda. 4 :