Ordinario N° 1552, de 28 de mayo de 2021

¿3 Dirección del Trabajo ¡Gabiarmno de Céribe Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales E51511 (599) 2021 Inra 1952 ORDINARIO NC: / ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Control de acceso y sistema de registro y control de asistencia electrónico. RESUMEN: Las plataformas de registro y control de asistencia y aquellas destinadas a la creación, firma y gestión de documentación laboral electrónica, cuentan con regulaciones administrativas diversas, ninguna de las cuales ha sido acreditada a través de los antecedentes acompañados, por lo que no se autoriza la utilización del sistema denominado “KSEC” en el contexto de las relaciones laborales. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 26.05.2021 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Presentación de 27.04.2021 de Sra. María Cristina Mingo. SANTIAGO, 2 8 MAY 2021 DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : SR. María Cristina Mingo ipabrigofOHconsultoreslegales.cl Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este Servicio autorización para implementar una plataforma denominada “KSEC, la cual permitiría cumplir las funciones de sistema de registro y control de asistencia

2 digital y, además, de generación, firma y gestión de documentación laboral en formato electrónico.

A mayor abundamiento, señala la presentación que la plataforma consultada actualmente es utilizada para controlar el acceso a los recintos de sus clientes, es decir, cumpliría una tercera función.

Aclarado lo anterior, es necesario indicar que los Dictámenes N%1140/027 de 24.02.2016 y N*5849/133 de 04.12.2017 establecen los requisitos formales y las condiciones técnicas mínimas exigidas a los sistemas de registro y control de asistencia digitales.

En tal contexto, es del caso señalar que el N*6 del citado Dictamen

: N*1140/027, establece como requisito de admisibilidad que los requisitos establecidos por la jurisprudencia administrativa de este Servicio sean certificados por un tercero independiente del desarrollador o comercializador de las plataformas, debiendo acompañar, en formato electrónico, tanto el referido informe, así como los demás antecedentes pertinentes.

De este modo, analizada la documentación adjunta, es dable apreciar que no se presenta el informe de certificación señalado ni la documentación mínima exigida lo que, a su vez, impide a este Servicio emitir el pronunciamiento solicitado.

Ahora bien, y sin perjuicio de lo señalado, es del caso hacer presente que el citado Dictamen N*5849/133 de 04.12.2017, en su N”1.5, se refiere específicamente a la integración de un sistema de registro de asistencia con una herramienta de control de acceso señalando, en lo pertinente, que: “...no existe inconveniente en proceder a la integración del hardware señalado con el sistema de registro y control de asistencia y determinación de las horas trabajadas, en la medida que se cumplan las siguientes condiciones copulativas:

1.5.1-. Que la integración de los torniquetes, o cualquier otro hardware a la plataforma ya autorizada por este Servicio, no afecten o alteren las condiciones técnicas bajo las cuales dicho sistema fue certificado y, posteriormente, analizado por esta Dirección.

1.5.2-. Que la circunstancia señalada en el número anterior, sea verificada por un ente certificador cuyo informe debe ser remitido para su análisis por este Servicio, en los mismos términos señalados en el dictamen N%1140/027, de 24.02.2016.”

Del texto transcrito, es dable inferir las siguientes conclusiones:

a) No existe inconveniente para que un mismo hardware contenga dos softwares diferentes, uno destinado al control de acceso y, el segundo, al registro de asistencia, debiendo en este caso la plataforma mixta resultante ajustarse a los dispuesto en los Dictámenes N*1140/027 de 24.02.2016 y N*5849/133 de 04.12.2017.

3 b) En caso de que se trate de hardware diferentes, uno para cada sistema, sólo el destinado al control de asistencia debe cumplir con la doctrina contenida en los Dictámenes N*1140/027 de 24.02.2016 y N*5849/133 de 04.12.2017. c) La información relativa tanto la asistencia como la contabilización de las horas de trabajo, sólo pueden obtenerse de un sistema cuya implementación y utilización sea conocida por los trabajadores, dado que de acuerdo a lo señalado en el N*1 del Dictamen N*1140/027, la “..obligación de registrar asistencia debe ser cumplida a través de un acto voluntario del trabajador, sin importar el tipo de sistema de registro de asistencia que utilice el empleador...”, imperativo que sólo " puede ser logrado sí los dependientes tienen pleno conocimiento de cuál es el mecanismo mediante el cual se les controla la prestación de servicios personales. d) Los mecanismos utilizados para controlar el acceso a un recinto por razones de seguridad, no formarán parte del ámbito laboral, siempre y cuando el medio utilizado respete los derechos fundamentales de los trabajadores. e) Por las mismas razones apuntadas, la información acumulada debe ser manejada por diferentes bases de datos o repositorios, a los cuales sólo podrán tener acceso los respectivos empleadores.

En el mismo orden de ideas, resulta necesario indicar que la única información que se debe considerar para los efectos de contabilizar la asistencia y las horas de trabajo es aquella que deriva de un sistema electrónico que dé cumplimiento a las exigencias técnicas indicadas en los citados dictámenes N*1140/027 de 24.02.2016 y N*5849/133 de 04.12.2017.

Lo señalado se encuentra en armonía con la doctrina de este Servicio contenida, entre, otros, en el Ord. N*1592 de 02.05.2019.

Aclarado lo anterior, debemos precisar que las plataformas destinadas a la creación, firma y gestión de documentación laboral en soporte electrónico, se encuentran reguladas por el Dictamen N*0789/015 de 16.02.2015, el cual dispone una serie de condiciones técnicas mínimas para la operación de dichas soluciones, ninguna de las cuales aparece acreditada en la documentación tenida a la vista para la confección del presente informe.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que las plataformas de registro y control de asistencia y aquellas destinadas a la creación, firma y gestión de documentación laboral electrónica, cuentan con regulaciones administrativas diversas, ninguna de las cuales ha sido acreditada a través de los antecedentes acompañados, por lo que no se autoriza la utilización del sistema denominado “KSEC” en el contexto de las relaciones laborales.

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