Dictamen N° 16.896, de 18 de marzo de 2011

N° 16.896 Fecha: 18-III-2011 La Secretaría Regional Ministerial de Planificación de la Región de Los Lagos, solicita un dictamen “respecto al procedimiento a seguir con los antecedentes presentados por la institución responsable de una iniciativa de inversión (IDI) ingresada al Sistema Nacional de Inversiones (SNI) para su análisis y recomendación técnico económica”, que ha sido ingresada en años anteriores al proceso presupuestario vigente, no cuenta con recomendación favorable (RS) “y no se encuentra en ejecución (no tiene asignación presupuestaria, contratos ni gasto)”. Específicamente pide que se le informe si de acuerdo a la ley N° 20.285 sobre acceso a la información pública, esa Secretaría de Planificación debe hacerse cargo del bodegaje, mantenimiento y administración de dichos antecedentes, para su eventual consulta por parte de la ciudadanía o si es posible devolverlos a la institución responsable de su postulación al Sistema Nacional de Inversiones. En relación con el asunto planteado cabe manifestar que al tenor de lo expresado por la recurrente, la consulta concierne a antecedentes de respaldo de estudios, proyectos o programas de inversión que no fueron evaluados favorablemente por el organismo de planificación regional, ni existe a su respecto una identificación presupuestaria, y que en definitiva no se materializaron. Sobre lo anterior es del caso considerar que con arreglo al artículo 5° de la ley de transparencia de la función pública y de acceso a la información de la Administración del Estado, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285, “en virtud del principio de transparencia de la función pública, los actos y resoluciones de los órganos de la Administración del Estado, sus fundamentos, los documentos que les sirvan de sustento o complemento directo y esencial, y los procedimientos que se utilicen para su dictación, son públicos, salvo las excepciones que establece esta ley y las previstas en otras leyes de quórum calificado”. El inciso segundo de esta norma señala que, asimismo, es pública la información elaborada con presupuesto público, y “toda otra información que obre en poder de los órganos de la Administración, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento, a menos que esté sujeta a las excepciones señaladas”. Enseguida el artículo 7° de esa ley previene que los órganos de la Administración del Estado que indica, deberán mantener a disposición permanente del público, a través de sus sitios electrónicos, los antecedentes que enumera, actualizados, al menos, una vez al mes. Pues bien, la documentación sobre la cual versa la consulta, no se encuentra comprendida en la enumeración del artículo 7°, antes citado, ni concierne a la dictación de un acto administrativo, sino que es el respaldo de un documento interno relativo a un proyecto que fue desestimado, por lo cual tampoco es posible incluirlo dentro de la hipótesis del inciso primero del artículo 5° antes transcrito. Por otra parte, si bien puede considerarse que los referidos documentos pertenecen al género de antecedentes a que alude el inciso segundo del mismo artículo, en cuanto señala que es pública “toda otra información que obre en poder de los órganos de la Administración” es necesario tener en consideración que tal como lo ha informado el dictamen N° 68.963, de 2009, esta disposición no obliga a mantener indefinidamente la documentación en que ella incide, ni afecta a la preceptiva vigente en materia de eliminación de documentos. En tales condiciones, es útil recordar que en armonía con la jurisprudencia administrativa, es competencia del Presidente de la República o, en su caso, del respectivo jefe superior del servicio determinar qué documentos mantiene y cuáles elimina, y que en tal determinación no puede intervenir la Contraloría General de la República, pues sus atribuciones en esta materia, de conformidad con los artículos 14 y 21 de su ley orgánica N° 10.336, se refieren a fiscalizar e intervenir respecto de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos, así como los justificativos de ingresos y gastos, o relativos a la administración de bienes del Estado, carácter que no posee la documentación a que se alude en la consulta. Ahora bien, precisado lo anterior, tratándose del caso planteado en la presentación, en el evento de que se decida mantener tales documentos en poder de la Administración, es del caso señalar que aún cuando no existe norma que establezca expresamente en qué organismo debe quedar esta documentación, a juicio de esta Contraloría General, es procedente que el órgano de planificación devuelva tales antecedentes a la institución responsable de la postulación de los proyectos respectivos al Sistema Nacional de Inversiones, toda vez que constituye la unidad de origen de la correspondiente iniciativa de inversión, y atendido, además, que la entidad de planificación ya ha agotado su intervención informando desfavorablemente dicho proyecto. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República