Dictamen N° 0E9826N25, de 20 de enero de 2025

N° E9826 Fecha: 20-01-2025 I. Antecedentes Se ha dirigido a esta Contraloría General don Guillermo Barraza Calderón, denunciando que la Municipalidad de El Monte no ha querido registrar la firma del funcionario respectivo, para efectos de apostillar un certificado de licencia de conducir emitido por ese municipio. Requerida al efecto, la aludida entidad edilicia informó, en síntesis, que se encuentra en plena disposición de proveer los documentos que se le solicite, pero que no cuenta con firma electrónica avanzada para el proceso de apostilla en el Ministerio de Relaciones Exteriores. II. Fundamento jurídico Sobre el particular, cabe señalar que el artículo 2° del decreto N° 81, de 2015, del Ministerio de Relaciones Exteriores, que aprueba el reglamento de la ley N° 20.711, que implementa la Convención de la Haya que suprime la exigencia de legalización de documentos públicos extranjeros, señala que la apostilla es un certificado, que produce respecto del documento público para el cual se otorga, los mismos efectos que el proceso de legalización. Añade el artículo 7° del citado decreto, que la Dirección General de Asuntos Consulares y de Inmigración del Ministerio de Relaciones Exteriores estará facultada para expedir apostillas respecto de todo documento público emitido por cualquier autoridad y que se autentifique mediante el sistema sobre el que trata ese reglamento. Enseguida, los artículos 10 y 11 prevén que a solicitud del interesado, el funcionario encargado de apostillar procederá a incorporar el documento público al Sistema Electrónico Único de Apostillas completando los campos proporcionados por dicho sistema informático, pudiendo rechazarse la solicitud si el documento respecto del cual se requiere, no es un documento público de conformidad con ese reglamento, y si no pudiere verificar la autenticidad de la firma en él contenida, la calidad en que su signatario haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido. III. Análisis y conclusión Ahora bien, con la finalidad de verificar la autenticidad de la firma de los documentos que se requieren apostillar, de acuerdo con la información recabada por esta Contraloría General, la Sección de Apostilla y Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores es la unidad encargada de mantener el registro de firmas de los ministros de fe pública de los servicios públicos chilenos, siendo deber de cada entidad remitir a esa división los facsímiles de firma de tales funcionarios, así como mantener actualizada la información sobre las características de los documentos que emiten, su vigencia y elementos de seguridad que contengan para una mejor verificación, entre otras características. Por su parte, para que los documentos firmados con firma electrónica revistan la naturaleza de instrumentos público para la emisión del certificado de apostilla, estos deben suscribirse con firma electrónica avanzada, de conformidad con el artículo 39 del decreto N° 181, de 2002, del entonces Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción -que aprobó el reglamento de la ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y la certificación de dicha firma-. En consecuencia, la circunstancia de no contar con firma electrónica avanzada no es óbice para que los órganos de la Administración del Estado informen al Ministerio de Relaciones Exteriores respecto de los ministros de fe y sus respectivas firmas, pues dicha firma es solo uno de los mecanismos contemplados para la verificación de las rúbricas. En consecuencia, la Municipalidad de El Monte deberá adoptar a la brevedad las medidas necesarias para registrar la firma del ministro de fe respectivo en el sistema que mantiene el Ministerio de Relaciones Exteriores, informando de ello a esta Contraloría General en el plazo de 15 días hábiles, contado desde la recepción del presente pronunciamiento. Saluda atentamente a Ud., Por Orden de la Contralora General de la República Víctor Hugo Merino Rojas Subcontralor General