Dictamen N° 21.756, de 11 de abril de 2011

N° 21.756 Fecha: 11-IV-2011 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Alcalde de la Municipalidad de Cerrillos, solicitando autorización para eliminar una serie de documentos que se encuentran en la Dirección de Tránsito y Transporte Público -permisos de circulación y sus respectivos respaldos; seguros obligatorios; solicitudes de traslado; oficios; y revisiones técnicas, entre otros-, cuya data es anterior al año 2005, atendida la acumulación de una gran cantidad de información y la falta de espacio físico para su custodia. Por otra parte, requiere se reconsidere el dictamen N° 41.250, de 2010, de esta Entidad de Fiscalización, mediante el cual se denegó un requerimiento relativo a la eliminación de documentos de la Dirección de Administración y Finanzas de ese municipio, en atención a que no constaba que hubieran sido efectivamente examinados por este Organismo de Control como tampoco que se encontraran aprobadas las respectivas cuentas. En relación con lo primeramente planteado, es del caso recordar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados, serán incinerados después de 3 años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Por su parte, en el mismo sentido, el numeral 2, del Título II, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos -vigente a la fecha y plenamente aplicable a las consultas que se formulan sobre la materia-, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor. Ahora bien, en conformidad con los antecedentes tenidos a la vista, se ha podido determinar que los instrumentos de la Dirección de Tránsito y Transporte Público, que la municipalidad solicita eliminar, corresponden a documentación de respaldo que es objeto de revisión con ocasión de las auditorías del macroproceso de ingresos que realiza esta Entidad de Control, conforme a los procedimientos de fiscalización vigentes, la cual, según lo informado por el Director de Tránsito y Transporte Público del referido municipio -a través de su oficio N° 700/0122/2011, de 2011-, no ha sido examinada por este Organismo. Por consiguiente, al tenor de lo precedentemente manifestado, cabe concluir que no procede que se eliminen los documentos antes indicados. En lo que concierne a la solicitud de reconsideración, la Municipalidad de Cerrillos funda su requerimiento, en síntesis, en que las cuentas de ingresos y gastos, correspondientes a los años 1991 a 2003, habrían sido examinadas por este Organismo de Control, a través de los informes -DMSAI- N°s. 211, de 2007; 1.073, de 2008, 413 y 62, ambos de 2009, y 128, de 2010, por lo que procedería autorizar su eliminación. Sobre el particular, cabe reiterar lo señalado en el referido dictamen N° 41.250, de 2010, en cuanto a que los informes a que alude la peticionaria, se refieren al examen de cuentas de ingresos y/o egresos emitidos desde el año 2005 en adelante, lo cual implica que tanto los documentos que se solicita incinerar como sus respectivas cuentas, corresponden a un período que no ha sido examinado por esta Entidad Fiscalizadora. En consecuencia, atendido que la situación sobre que versa el requerimiento que se analiza, ha sido debida y suficientemente estudiada, y que la recurrente no plantea nuevas alegaciones jurídicas que permitan alterar o enervar el planteamiento sostenido por esta Contraloría General en el dictamen N° 41.250, de 2010, no cabe sino desestimar lo solicitado, ratificándolo en todas sus partes. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República