Dictamen N° 7.961, de 5 de febrero de 2013

N° 7.961 Fecha : 05-II-2013 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Alcalde de la Municipalidad de Huechuraba, solicitando la autorización para proceder a la destrucción de documentos municipales, en particular aquellos emitidos por el departamento de permisos de circulación que depende de la Dirección de Tránsito y Transporte Público de dicha entidad edilicia, correspondientes al período comprendido entre los años 2000 al 2007 inclusive, luego que de acuerdo a lo informado no existiría espacio en las bodegas municipales para almacenar la documentación que el próximo año se generará por dicho concepto. Como cuestión previa, cabe señalar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Entidad Fiscalizadora, establece que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de la citada ley, conforme al cual dicha autoridad, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. En el mismo sentido, el numeral 2 del título II del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un periodo de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un tiempo mayor. A su turno, es dable manifestar que sólo los documentos relacionados con el examen de cuentas que efectúa este Ente Fiscalizador, corresponden a aquellos que deben ser objeto de autorización por parte de esta Contraloría General para su eliminación, debiendo la entidad edilicia, en su caso, acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas que se requiere destruir, corresponden a cuentas aprobadas por esta Contraloría General -toda vez que ello, de acuerdo a lo preceptuado por la jurisprudencia administrativa existente, entre otros, en los dictámenes N°s. 37.995 de 2009 y 5.978, de 2012, resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración de dicha documentación-. Asimismo, es necesario tener en consideración que, según el criterio contenido en el dictamen N° 21.756, de 2011, de esta Entidad, los instrumentos de la Dirección de Tránsito consistentes, básicamente, en permisos de circulación y sus respectivos respaldos, corresponden a documentación que es objeto de revisión con ocasión de las auditorías del macroproceso de ingresos que realiza este Organismo de Control, conforme a los procedimientos de fiscalización vigentes, por lo que su eliminación sólo procederá en caso que se acredite que ésta corresponde a la muestra que ha sido examinada por esta Contraloría General. En este contexto, es del caso manifestar que no resulta posible emitir un pronunciamiento acerca de lo informado por ese municipio, por cuanto este no ha acompañado los antecedentes enunciados, lo que deberá considerar esa entidad edilicia en sus actuaciones y presentaciones futuras. Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante