Ordinario N° 1400, de 8 de abril de 2020

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, - l ión y Estudios Laboral q os (197) 2020 ¿400 ORDINARIO N*: / . ¡ oU (_4)_ ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica.

R RESUMEN: El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica consultado por la empresa Rubrika S.A., no da cumplimiento a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por este Servicio. ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 26.03.2020 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Presentación de 16.01.2020 de Sr. Benedicto Guerrero Núñez, en representación de empresa Rubrika S.A. n SANTIAGO, 08 ABR 2020: DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL A : SR. : . :

BENEDICTO GUERRERO NÚÑEZ :

RUBRIKA S.A.

AGUSTINAS N*611, OFICINA 52

SANTIAGO

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.

- Alrespecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son: :

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier.otra. causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información. : :

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir,

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. N“%4890 de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

: I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica. EE

En efecto, los destinatarios de la. comunicación electrónica deben consentir en tal ES medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

ll-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Aclarado lo anterior, es del caso señalar que la documentación acompañada por la recurrente no da cuenta claramente del cumplimiento de todos los requisitos señalados en el cuerpo del presente informe, por ejemplo, no indica si el sistema cuenta con un motor de correos electrónicos, ni si emplea cuentas de e-mail particulares de los dependientes.

Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo anterior, es del caso hacer presente que : el procedimiento de enrolamiento y de firma de documentos detallado en la presentación, si se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.

Finalmente, en cuanto al flujo de emisión y firma de los documentos, particularmente respecto de los finiquitos laborales, la presentación no señala con claridad: la manera en que los empleadores estamparán su rúbrica, es decir, si lo harán con firma mo electrónica avanzada, para no concurrir al oficio del respectivo notario o, por el contrario, utilizarán firma electrónica simple, lo cual los obligaría a asistir físicamente a dicha oficina.

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En consecuencia, sobre la base dela jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con:informar. a usted que el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, presentado por la empresa Rubrika S.A., no se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N*0789/15, de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.

Saluda a Ud.,

> QN DEL 7 Soo y Ne ABOGADO MIELE)" JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FIS h ÉS DIRECCIÓN DEL TRABAJO 70. URSS Conce Distribución: : - Jurídico; : : ? - Partes; z 3