Ordinario N° 3261, de 11 de diciembre de 2020

Ms En ' E a | Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, . Innovación y Estudios Laborales ZOLT l E30349 (1116) 2020 3EDA . ORDINARIO N*: I bo a / ! pa 79) ACTUACIÓN: AA Aplica doctrina. NM MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, presentado por la empresa Cora : Tecnología Ltda., denominado “QIRA”, se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N*0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existirían en inconvenientes jurídicos para su utilización, sin perjuicio de las prevenciones efectuadas en el cuerpo del presente informe.Lo anterior no obsta al ejercicio de las facultades ; fiscalizadoras que corresponden a este Servicio. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 16.11.2020, de Jefa Departamento Jurídico y Fiscal (S) : 2)Instrucciones de 27.07.2020 y 07.09.2020, de Jefa Unidad ; de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. : 3) Presentación de 09.08.2020 de Sr. Víctor Alvial F., en representación de empresa Cora Tecnología Ltda. | sanmiaco, — 11DICAN DE : JEFA(S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL ” DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : SR.VÍCTOR ALVIAL F. . : . CORA TECNOLOGÍA LTDA. , . LAGUNA REDONDA N*2055 CONCEPCIÓN ] Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado un pronunciamiento . de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, denominada “QIRA”, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia. - Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen ” N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no altemativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de

ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente. Dichos requisitos . son: a) Permitir al fiscalizador una consuita directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador. . b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo > empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta ] busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los = antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la . información. : c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente : desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo. d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir. e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica. Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. N*%4890 de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma: I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica. En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel. ll. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a 'sus cuentas de coreo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada. Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la documentación acompañada e información proporcionada por la recurrente, la plataforma en examen daría cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe. Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo anterior, resulta necesario realizar las siguientes prevenciones en cuanto a la documentación acompañada: 2

E. A diferencia de lo señalado en el punto 9 del ítem “Procedimiento”, y otros acápites de su presentación, las comunicaciones electrónicas entre las partes deben ser realizadas siempre por e-mail y no por mensajería de texto, lo cual no obsta a que, además de usar cuentas de correo, pueda también replicarse la información a través de otras alternativas de mensajería móvil, pero la obligación de publicidad no se entenderá cumplida sin, al menos, la emisión de un correo electrónico a la cuenta personal que el trabajador . haya entregado a tal efecto. ll-, En cuanto a los perfiles del sistema, es del caso indicar que en el caso del “usuario trabajador”, se debiera comprender también la descarga y reenvío de documentos directamente desde el portal. lIl-. En cuanto a los perfiles del sistema, es del caso indicar que en el caso del “usuario Fiscalizador”, se debe comprender también la descarga y reenvío de documentos directamente desde el portal. IV-. Con relación al ftem “Firma y No Repudio” contenido en presentación, cabe precisar que, de acuerdo a lo dispuesto en las letras b) y g) de la Ley N*19.799, sobre LE documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, la — irrepudiabilidad e integridad de la información son características propias de la firma electrónica avanzada (FEA), la cual debe ser certificada por un prestador inscrito en la Entidad del Ministerio de Economía. Por lo tanto, la utilización firmas electrónicas simples (FES), como ocurre en la : especie, no garantizan ni la irepudiabilidad de la autoría del documento, ni la integridad de la información contenida en él. En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas cumplo con informar a usted que, , que el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, presentado por la empresa : Cora Tecnología Lida., denominado “QIRA”, se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N*0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existiría inconveniente jurídico para su utilización, sin perjuicio de las prevenciones efectuadas en el cuerpo del presente informe. Lo anterior. no obsta al ejercicio de las facultades fiscalizadoras que corresponden a este Servicio. Saluda a Ud., TT) SRL PR : SONIA MENA SOTO ES] JEFE ABOGADA VA O JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAÑÍA WI : DIRECCIÓN DEL TRABAJO NIE Lérmco iStribución: 3 - Jurídico; - Partes;