Ordinario N° 181, de 18 de enero de 2021

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, da . Innovación y Estudios Laborales 14 j _ ES7618 (1931) 2020 : / ORDINARIO N': 1 | o Y ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación labora! electrónica. RESUMEN: El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado “Adobe Sign”, consultado : por la empresa Semillas Pioneer Chile Limitada, no se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por esta Dirección, por lo que no se autoriza su Utilización en el : contexto de las relaciones laborales. ANTECEDENTES: : 1) Correo electrónico de 04.01.2021 de O . ——— - e de Sr. => en representación de empresa SANTIAGO, . 18 ENE 2003 DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : SR. Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, denominada “Adobe Sign”, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia. Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son: : a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde . la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador. b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su , parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los Po antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información. c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo. o d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica dei documento y de los efectos que éste deba producir. e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación Ñ del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica, : Sobre las exigencias reseñadas, es del caso indicar que la presentación transcribe tanto los requisitos mencionados como las respuestas emitidas por este Servicio a otra compañía, sin aportar mayores antecedentes que justifiquen que la plataforma consultada, Adobe Sign, efectivamente cumple con las condiciones mínimas requeridas para su j implementación. Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord, N*4890 de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma: o l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica. En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal o medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel. 1l-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada. “ 2

Aclarado lo anterior, es del caso señalar que la documentación acompañada por la recurrente no menciona esta condición, vale decir, no señala si la solución consultada cuenta con un motor de e-mail para garantizar a los trabajadores la entrega automática de sus documentos, medida de publicidad considerada esencial para la regulación que nos ocupa.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado “Adobe Sign”, consultado por la empresa Semillas Pioneer Chile Limitada, no se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el Dictamen N*0789/15, de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales. Lo señalado no obsta a que, una vez corregidas las observaciones, sea reingresado su pertinente examen.

Saluda a Ud.,

a Y] 5 SE rea LS SA JUAN DAJÁD) TERRAZAS PONÉES. ZA e SADO STERE j9 JEFE DEPARTA O JURÍDICO CAL _4o, S DIRECCIÓN DEL TRABAJO ES lénmco stribución: - Jurídico; - Partes; , .