Ordinario N° 823, de 5 de marzo de 2021

e | Departamento Jurídico y Fiscalía | Unidad de Pronunciamientos, | Innovación y Estudios Laborales | E37969 (1339) 2020 . g 2 Z | ORDINARIO N: “I | - ACTUACIÓN: | í pl y Aplica doctrina. ¡ pu MATERIA: | Documentación laboral electrónica. | RESUMEN: ¡ El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica consultado por la | empresa Tecnologías de la Información Openagora | S.p.A., no se ajusta a las condiciones mínimas de | funcionamiento exigidas por el dictamen N*0789/15, de | 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en | el marco de las relaciones laborales. l ANTECEDENTES: | 1) Instrucciones de 31.07.2020 y 18.02.2021, de Jefa | Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Correo electrónico de 11.08.2020 de Departamento | Jurídico. | 3) Presentación de 27.07.2020 de Sr. Pablo Silva | Boggiano, en representación de empresa Tecnologías de la Información Openagora S.p.A. SANTIAGO, — 95 MAR20I o | DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL | A : SR. | PABLO SILVA BOGGIANO TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN OPENAGORA S.P.A. | AVENIDA LIBERTADOR BERNARDO O'HIGGINS N*1370, OFICINA 902 | SANTIAGO | Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que | presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación ¡ derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la | normativa vigente sobre la materia. Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del | Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de |

dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el | incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste | a la normativa vigente. |

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Dichos requisitos son: |

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet | desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y | almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier | computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del | empleador. |

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de | la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya | sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que | impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo l señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a | la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, | pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados | sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información. |

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada | previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo. |

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a | través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la | naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir. |

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola | identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante | firma electrónica. |

Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. N%4890 de 17.12.2013, | las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de | manera electrónica. |

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir | en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no | es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de | la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de | envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel. |

ll- Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar | automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que | previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a

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cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su | desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo ! tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral | electrónica allí almacenada. | Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, a través de correo electrónico | de antecedente 2), dirigido al Sr. Marcelo Pinochet, se solicitó completar la | presentación que nos ocupa, toda vez que ella no da cuenta explícita del | cumplimiento de todos los requisitos señalados en el cuerpo del presente informe. | Sin embargo, la comunicación electrónica señalada no fue respondida hasta la fecha | de confección del presente oficio. En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada | y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, presentado por la ! empresa Tecnologías de la Información Openagora S.p.A., no se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el Dictamen N*0789/15, de | 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el marco de las relaciones | laborales. Saluda a Ua., YA ¿S GN, JUAN DAVIDITÉRRAZAS PONGE +=+=5 12: | déocaDo | 2E/7 | JEFE DEPARTAN A) JURÍDICO "go | DIRECCIÓN DEL TRABAJO HE | Gspirco | Distribución: i - Jurídico; ! - Partes; ,