Ordinario N° 834, de 5 de marzo de 2021

s3 IDrecciondsiN 28 o | En. | Departamento Jurídico y | Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, | Innovación y Estudios Laborales ¡ 43465.1502.2020 z ¡ ORDINARIO N? _ 83; f | qu po ACTUACIÓN: | Aplica doctrina. MATERIA: Tiempo de conservación de documentación laboral y factibilidad de guardaria por medios digitales. po RESUMEN: ! La documentación laboral correspondiente a | trabajadores y ex-trabajadores deberá conservarse por i el empleador a lo menos cinco años desde la extinción del vínculo laboral, la que podrá traspasarse a versión | electrónica de acuerdo a los criterios y procedimientos | establecidos por esta Dirección. 7 ANTECEDENTES: | 1) Instrucciones de Jefa de Unidad de pronunciamientos, innovación y Estudios Laborales, de 23.02.2021. | 2) Presentación de don Rodrigo Jeria Selaive, de | 08.09.2020. | : 05 MAR 2021 | DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO | A: SEÑOR RODRIGO JERIA SELAIVE | AVENIDA PRESIDENTE KENNEDY N* 6800 OFICINA 912 A VITACURA/

Mediante presentación del antecedente 2), se consulta sobre el plazo de ¡ conservación de la documentación laboral de una relación de trabajo vigente y de una ¡ extinguida, como asimismo, de la factibilidad que estos documentos puedan conservarse | por medios digitales. |

Al respecto, cúmpleme informar lo siguiente: :

Mediante Dictamen N* 3268/46 de 22.08.2014, este Servicio reiteró la | doctrina institucional sobre la materia, consignando que, “el lapso durante el cual el empleador debe conservar la documentación aludida, esto es, documentos que derivan de la relación laboral, es, a lo menos, el suficiente para respaldar debidamente las obligaciones laborales y contables de la empresa frente al eventual ejercicio de acciones laborales, ¡ previsionales, civiles, penales o tributarias, según los casos, espacio de tiempo que, por lo ¡ tanto, no podría ser inferior a los plazos de prescripción de cada uno de los diversos l derechos y acciones...”. |

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1 Además, sobre la misma materia, los Dictámenes N* 2682, de 23.06.83, | y N? 3648, de 21.09.81, en su oportunidad dejaron establecido que, “Jos derechos legales i o convencionales que se reclamen ante los Inspectores del Trabajo podrán ser exigidos por : éstos, en tanto no exista un pronunciamiento judicial que los declare prescritos”. Reafirma este punto de vista el Dictamen N* 3780/150, de 04.07.96, al concluir que, Tas atribuciones i fiscalizadoras de la Dirección del Trabajo pueden ejercerse en cualquier tiempo, sin | perjuicio de los alcances que en definitiva establezcan los Tribunales de Justicia”. | Por tanto, mientras no se declare judicialmente la prescripción, es válido | fiscalizar derechos y obligaciones laborales o previsionales pendientes, sin perjuicio de que siempre la eficacia de esta fiscalización dependerá de la documentación a la que pueda : efectivamente accederse en instancia fiscalizadora, debiendo el empleador conservarla, a lo menos, por el plazo de prescripción de los derechos y obligaciones correspondientes. | Cabe advertir, que en el ámbito de las materias sujetas a la fiscalización de este Servicio, el plazo de prescripción más amplio corresponde a aquel contemplado ¡ para el cobro de las cotizaciones de seguridad social, esto es, cinco años contados desde | el término de la respectiva relación laboral. Efectivamente, el artículo 31 BIS de la Ley N? 17.322, prescribe: | “La prescripción que extingue las acciones para el cobro de las | cotizaciones de seguridad social, multas, reajustes e intereses, será de cinco años y se ! contará desde el término de los respectivos servicios”. | Como se advierte, las disposiciones legales y jurisprudencia precedentes, | resultan plenamente aplicables a los casos de relación laboral vigente como aquellas que l se han extinguido. i Finalmente, debe tenerse presente que el conjunto de la documentación | laboral, podrá traspasarse del formato papel a la versión electrónica, siguiendo las etapas ' y procedimientos explicados en el Dictamen N* 0155/004, de esta Dirección, de 11.01.2016, de tal forma que dicha documentación pueda conservarse en forma segura, y a la vez, que | resulte de fácil accesibilidad. | En consecuencia, sobre la base de las normas invocadas precedentemente, cúmpleme manifestar que la documentación laboral correspondiente a ! dependientes y ex - dependientes, deberá conservarse por a lo menos cinco años contados | desde la extinción del vínculo laboral, la que puede traspasarse a versión electrónica de | acuerdo a los procedimientos y criterios establecidos por esta Dirección. | Saluda atentamente a Ud., | 2 ras JUAN D Ay A TÉRRAZAS de E IAN | / ABOGADO ISTEFE SS JEFE DEPARTA O JURIDICO Y FISCAL 3 | DIRECCIÓN-DEL TRABAJO IAEA M | Rear | distribución | - Jurídico y Partes | 2