Ordinario N° 1247, de 16 de abril de 2021

ed O Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales E22713 (326) 2021 AO ORDINARIO No: _ ' 47 / ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Sistema de registro y control de asistencia electrónico. RESUMEN: s El sistema de registro y control de asistencia denominado “LaborOffice”, presentado por la empresa PRGTEC S.p.A., no se ajusta a todas las exigencias establecidas por los dictámenes N*1140/027 de 24.02.2016 y N”5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Sin perjuicio de lo anterior, la compañía recurrente puede volver a la presentar su solicitud una vez subsanadas las observaciones señaladas en el presente informe. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 12.04.2021 de Jefa de Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Presentación de 03.03.2021 de Sr. Arturo Mina Molina, en representación de empresa PRGTEC S.p.A. SANTIAGO, 16 ABR 2021 DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : SR. ARTURO MINA MOLINA : EMPRESA PRGTEC S.P.A. LONQUÉN NORTE N*13.200, CASA 21, CONDOMINIO STA. FILOMENA. CALERA DE TANGO Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado “LaborOffice”, y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los dictámenes N%s.1140/027, de 24.02.2016 y 5849/133, de 04.12.2017.

Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa Global Solutions Ltda., Rut N*77.797.160-3, suscrito por el Sr. Alex Hennings Cepeda.

En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis con el objeto de determinar el cumplimiento de los aspectos técnicos que deben comprender los sistemas digitales de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo con los citados dictámenes, efectuándose las siguientes observaciones:

1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N*1140/027, cabe señalar:

1.1-. Respecto del N”6.2.- Confidencialidad: La plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de información de acuerdo con perfiles de seguridad pertinentes y apropiados para cada función (empleador, trabajador, fiscalizador, etc.). La definición de cada perfil, así como la respectiva asignación de personas a los mismos, deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la plataforma. Este registro deberá ser automático y sólo deberá ser accesible mediante perfiles de administración.

Observación: No se adjunta evidencia respecto de tener habilitada una auditoría para la actividad realizada sobre la plataforma, registro que debe ser automático.

2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N*5849/133, cabe señalar: 2.1-. Respecto del N*1.7, Reportes: Al acceder a la plataforma se constata lo siguiente:

a) Reporte de asistencia: No tiene las columnas exigidas e informa acerca de la jornada del trabajador. Las columnas requeridas son las siguientes:

1) Fecha

2) Nombre del trabajador

3) Asistencia (con indicación “si” o “no”)

4) observaciones

b) Reporte de domingos y festivos trabajados: No coinciden las columnas e informa acerca de la jornada del trabajador. Las columnas requeridas son las siguientes:

1) Fecha

2) Nombre del trabajador

3) Asistencia (con indicación “si” o “no”)

4) observaciones

Debe tener un totalizador mensual y anual de domingos y festivos laborados por trabajador.

c) Cambio o modificaciones de turnos: Se realizan varios intentos y se obtiene un informe sin información, sin columnas. Las columnas requeridas son las siguientes: 1) Fecha. 2) Nombre del trabajador. 3) Fecha asignación de turno original.

2

4) Turno original (indicando fechas y rango horario, por ejemplo, L a V de 08:00 a 17:00).

5) Fecha asignación de turno nuevo.

6) Turno nuevo (indicando fechas y rango horario, por ejemplo, M a S de 16:00 a 22:00).

7) Quien solicitó el cambio (en las líneas se indica solamente “trabajador” o “empleador”.

Finalmente, sobre este punto, es dable indicar que los reportes deben ser visualizados en pantalla, otorgando al lector la posibilidad de descargarlos.

2.2-. Respecto del N*3.3, Descuentos por falta de marcación: Consulta cómo se debe proceder en caso de que un trabajador olvide realizar su marca de ingreso, pero sí marque su término de jornada.

Al respecto, es dable señalar que los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada, lo que permite que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma, mediante una acción del trabajador.

Observación: Se adjunta una imagen que no es concluyente, dado que no se aprecia el correo con la cuenta no nominativa de envío como tal, ni la hora de envío, ni que este dirigido al trabajador con copia al empleador.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia presentado por la empresa PRGTEC S.p.A., denominado “LaborOffice”, no se ajusta a todas las exigencias establecidas por los dictámenes N'%s.1140/027, de 24.02.2016 y 5849/133, de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Lo anterior, no obsta a que, una vez subsanadas las observaciones realizadas, la solicitud de autorización pueda ser nuevamente ingresada a este Servicio.

Saluda atentamente a Ud.,

as PONE” DA

J[ ABOGADO [B(TEFE)9]

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL /5/

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