Ordinario N° 1297, de 26 de abril de 2021

ÓN pieces | ón Í Pd ee Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales E29960 (375) 2021 Ay E41600 (509) 2021 17 9 7 ORDINARIO N?: I ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: El sistema de gestión de documentación laboral electrónica consultado por la empresa HMC Soluciones Digitales S.p.A., no se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el Dictamen N*0789/15, de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 16.04.2021 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Presentaciones de 16.03.2021 y 08.04.2021 de Sr. Cristián Rubio Rodríguez, en representación de empresa HMC Soluciones Digitales S.p.A. SANTIAGO, 26 ABR 2011 DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : SR.

CRISTIÁN RUBIO RODRÍGUEZ

HMC SOLUCIONES DIGITALES S.P.A.

AVENIDA MANQUEHUE SUR N*520, OFICINA 205

LAS CONDES

Mediante presentaciones del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

- Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea debido a su fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que

. impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

ll-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

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: Aclarado lo anterior, es del caso señalar que la documentación acompañada no da cuenta del cumplimiento de las exigencias indicadas en los párrafos que anteceden, condiciones requeridas por la jurisprudencia administrativa de esta Dirección para la validez de las plataformas de que se trata.

A mayor abundamiento, por ejemplo, no se indica si la solución dispone de un motor de correos para el envío automático de los documentos a los trabajadores, ni se pronuncia expresamente respecto del acceso de fiscalización de la plataforma.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de gestión de documentación laboral electrónica consultado por la empresa HMC Soluciones Digitales S.p.A., no se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el Dictamen N*0789/15, de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.

Saluda a Uad.,

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