Ordinario N° 1879, de 26 de julio de 2021

Era na Ñ eN y e ó Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales E 30797 (407) 2021 2070 a ¡017 y gu 4 ORDINARIO N>: / AL j ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Solicita pronunciamiento respecto a la procedencia legal de implementar un sistema de gestión, emisión, recepción de firma digital y custodia electrónica, de toda la documentación que deriva de las relaciones laborales de la empresa. RESUMEN: No resulta posible autorizar la implementación de un sistema de gestión, emisión, recepción de firma digital y custodia electrónica de documentación que deriva de las relaciones de trabajo, y que es ofrecido por la empresa “Kabulabs SpA”. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 05.07.2021 de Jefa de Unidad de Pronunciamientos, Estudios Laborales e Innovación de la Dirección del Trabajo. 2) Solicitud de pronunciamiento de 17.03.2021 del Sr. Héctor Orellana Riquelme. SANTIAGO, DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL 26 JUL 2021 DIRECCIÓN DEL TRABAJO A: SR. HÉCTOR ORELLANA RIQUELME AV. MANQUEHUE SUR N*520, OFICINA N*205 LAS CONDES Mediante solicitud del ANT., se ha pedido a este Servicio un pronunciamiento, que se refiera a autorizar la implementación de un sistema de gestión, emisión, recepción de firma digital y custodia electrónica de documentación que deriva de las relaciones de trabajo, y que es ofrecido por la empresa “Kabulabs SpA”. Agrega que, su empresa ofrece el servicio de firma electrónica simple en modo online, lo que permite que tanto el empleador como los trabajadores, puedan identificarse y

firmar documentos de manera electrónica a través de internet de un modo seguro. Afirma que, los documentos pueden ser impresos, y que, se permite el acceso a auditorías o fiscalizaciones de terceros a través de la web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral. Finalmente describe el proceso de firma digital, en donde se menciona el envío automático del documento firmado digitalmente al correo electrónico que el trabajador previamente haya señalado a su empleador.

Al respecto cumplo con informar, que el inciso segundo del artículo 1? de la Ley N*19.799 sobre documentos electrónicos, firmas electrónicas y servicios de certificación de dicha firma, establece que: “Las actividades reguladas por esta ley se someterán a los principios de libertad de prestación de servicios, libre competencia, neutralidad tecnológica, compatibilidad internacional y equivalencia del soporte electrónico al soporte de papel.”

De la lectura de la presentación, a su vez, se desprende que en definitiva la solicitud requiere la autorización de un software de centralización de documentos laborales electrónicos, materia en la cual, la doctrina de este Servicio contenida en Dictamen N*0789/015 de 16.02.2015, ha dicho lo siguiente: "... la centralización de documentación -en papel o en formato electrónico- que emana de las relaciones laborales debe contar -en forma previa a su materialización- con la autorización de esta Dirección, para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la regulación administrativa respectiva y a lo señalado mediante dictamen N“3161/064, de 29.07.2008, que establece los requisitos para considerar que un software de centralización de documentación da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2? del artículo 31, del D.F.L. N*2, de 1967, precitado, consignándose los siguientes elementos básicos:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador. b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Cc) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo. d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza Jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir. e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir.”

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Además, la jurisprudencia ha añadido un requisito descrito en el Ord. N*4890, de 17.12.2013, al señalar que: “(...) los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica. Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.”

De esta forma es posible observar, que el requerimiento presentado no hace mención a una medida de seguridad que garantice que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. De modo que el fiscalizador tenga garantizado un acceso de manera fluida y permanente a la documentación laboral de los trabajadores.

En consecuencia, sobre la base de las consideraciones formuladas, disposiciones legales citadas y jurisprudencia administrativa invocada, cumplo con informar a usted que:

No resulta posible autorizar la implementación de un sistema de gestión, emisión, recepción de firma digital y custodia electrónica de documentación que deriva de las relaciones de trabajo, y que es ofrecido por la empresa “Kabulabs SpA”.

Saluda atentamente a Ua., JUAN DAVÍ0/TBRRAZAS PONE. | [asogapo eN JEFE DEPARTAMENTO JURÍDKO-4FISCAN DIRECPIÓN DEL TRABAJO) ] O JDTPILER/AME DistriBución: - Jurídico - Partes 3