Ordinario N° 1997, de 9 de agosto de 2021

E Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronuncia- mientos, Innovación y Estudios Laborales E. 86665(845) 2021 19 y 7 JD ORDINARIO NC: LAA ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: El sistema de firma digital o electrónica para la gestión derivada de las relaciones laborales de las compañías con sus trabajadores CX Data, no cumple con los requisitos mínimos de funcionamiento establecidos por el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015 y por el Ord. N*4890 de 17.12.2013, sin perjuicio de que pueda reingresar la petición en el futuro una vez subsane las observaciones realizadas. ANTECEDENTES: 1) Correo electrónico de fecha 30.06.2021 de Trini Win S.P.A, 2) Correo electrónico de fecha 30.06.2021 de Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 3) Presentación de fecha 17.06.2021 de Trini Win. S.P.A. 09 AGO 202 SANTIAGO, DE: JEFE DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL. DIRECCIÓN DEL TRABAJO A: SR. JUAN PABLO SAAVEDRA GARCÍA-REYES REPRESENTANTE LEGAL DE TRINI WIN S.P.A. 1

JUANPABLO.SAAVEDRAOCXDATA.CL

Mediante presentación de ANT. 1) Ud. ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento jurídico destinado a determinar si la solución tecnológica, a través de su marca comercial CX Data, de firma digital o electrónica para la gestión deri- vada de las relaciones laborales de las compañías con sus trabajadores se ajusta a la normativa vigente acerca de la materia,

Al respecto, cumplo en informar a Ud. lo siguiente:

El Dictamen N*0789/15 de fecha 16.02.2015 establece los requisitos que debe reunir un sistema de documentación laboral electrónica para dar cumplimiento a lo que se establece en el artículo 31 inciso 2? del D.F.L. N*2 de 1987, siendo estos los siguientes:

“a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir.”

Por su parte, el Ord. N*4890 de fecha 17.12.2013 emitido por este Servicio, establece las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen el sistema de documentación electrónico:

1) Los trabajadores deben consentir expresamente en que la documentación laboral que suscriban con el empleador, sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica,

El asidero de esta exigencia radica en que la ley no ha establecido como requisito que el trabajador mantenga una cuenta de correo electrónico con el objetivo de 2

recibir su documentación laboral. Por lo que, si el trabajador no tiene cuenta de correo electrónico, deberán ser entregados en soporte de papel.

2) Al finalizar la confección de los documentos, estos deben ser remitidos automáticamente por correo electrónico al trabajador a la casilla particular que él haya informado con anterioridad al empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales debido a que una eventual desvinculación con la empresa, no resulta razonable que los trabajadores queden impedidos de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a la documentación laboral electrónica que haya sido almacenada en ese sistema.

: A su vez, el artículo 31 inciso 2* del D.F.L. N*2 de 1967 establece que “Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones”.

La finalidad que tiene esta norma persigue establecer la obligación que tiene el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones por parte de sus trabajadores, todos los documentos que se hayan suscrito con ocasión del vínculo laboral, de esta forma -es posible dar protección a las partes, en especial al trabajador, y facilitar a la Dirección del Trabajo sus actividades fiscalizadoras.

Cabe recalcar que es una exigencia de suma importancia que los trabajadores expresen su voluntad de suscribir electrónicamente y que sus documentos laborales sean almacenados de manera digital. Esto se sustenta en que el legislador no ha establecido como un requisito para recibir la documentación laboral por parte del trabajador, que este tenga un correo electrónico personal en el que recibir tales do- cumentos. Además, el sistema debe enviar automáticamente el documento vía co-

rreo electrónico a la dirección de e-mail particular proporcionada por el trabajador.

Según los antecedentes aportados por usted en su presentación inicial y com- plementaria a través de correo electrónico, en relación al sistema informático que desarrolla su empresa a través de su marca comercial CX Data (www.cxdata.cl), cabe concluir que no cumple con el requisito N? 2) del Ord. N*4890, toda vez que al afirmar que su producto "Permite el envío automático o manual de documentos elec- trónicos vía email', no se indican antecedentes suficientes para acreditar que se cumple con lo ya referido.

Asimismo, no fue posible concluir que la solución tecnológica CX Data permite la impresión de los documentos laborales a que se refiere, por lo que incumple con el requisito de la letra d) del Dictamen N*0789/15, ya expuesto.

En conclusión, en base a lo solicitado, de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud, que el sistema de firma digital o electrónica para la gestión derivada de las relaciones laborales de las compañías con sus trabajadores CX Data, no cumple con los requisitos mínimos de funcionamiento establecidos por el Dictamen N*0789/15 de 18.02.2015 y por el Ord. N”4890 de 17.12.2013, por lo que se rechaza la solicitud realizada por Ud., sin perjuicio de que pueda reingresar la petición en el futuro una vez subsane las observaciones realizadas.

3

Saluda atentamente a usted, JUAN DA nó RAZAS PONCE JEFE DE DEPARTAMENTOURÍDICO, Y FISCAL

a. DIRECCIÓN. DÉL TRABAJO! EBPIFJBS Y A Distribución:

- Jurídico

- Partes

- Control

4