Ordinario N° 2055, de 17 de agosto de 2021

] 28n Dirección del

e A Trobajo

Departamento Jurídico y Fiscalía

Unidad de Pronunciamientos,

Innovación y Estudios Laborales

E82018 (824) 2021 2055

ORDINARIO N': / ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Control de acceso y sistema de registro y control de asistencia electrónico. Documentación laboral electrónica. RESUMEN: 1-. Control de acceso: La utilización de controles de acceso no tiene implicancias para el Derecho Laboral, a menos que el medio utilizado resulte discriminatorio o vulnere de alguna forma los derechos fundamentales de los trabajadores. En cuanto a su integración con un sistema de registro y control de asistencia, dicho proceso debe ajustarse a las condiciones latamente señaladas en el cuerpo del presente informe. 2-. Sistema de registro y control de asistencia: La plataforma denominada KSEC no se ajusta a todas las condiciones técnicas exigidas por los Dictámenes N*1140/027 de 24.02.2016 y N*5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales. 3-. Documentación laboral electrónica: La información tenida a la vista para la confección del presente informe no permite determinar si la plataforma KSEC da cumplimiento a las condiciones que sobre la materia establece el Dictamen N*0789/015 de 16.02.2015. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 04.08.2021 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Presentación de 11.06.2021 de Sra. María Cristina Mingo, en representación de empresa KSEC S.p.A.

2 SANTIAGO, 17 A60 2021 DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : SR. MARÍA CRISTINA MINGO

mecmingoGOinterkambio.cl

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este Servicio que se reconsidere lo expuesto en el Ord. N*1552 de 28.05.2021 de esta Dirección, a través del cual se concluyó que el sistema de registro y control de asistencia, denominado “KSEC”, no se ajustaba a la normativa vigente, contenida en los Dictámenes N*%1140/027 de 24.02.2016 y N*5849/133 de 04.12.2017, ni tampoco se ajustaba a los requisitos expuestos en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, el cual regula las condiciones de validez de los sistemas de generación, firma y gestión de documentación laboral electrónica.

A mayor abundamiento, su presentación indica que KSEC sería una plataforma de gestión originalmente desarrollada como un mecanismo de control de acceso a diversos recintos.

Sin embargo, dado que la plataforma permite capturar información de las personas que acceden a un recinto, se planteó incorporar una segunda finalidad al mismo sistema, esto es transformarlo, además, en un sistema de registro y control de asistencia digital.

Finalmente, la presentación señala, someramente, que la misma plataforma también permitiría enviar y “aprobar” por parte de los trabajadores documentación laboral en formato electrónico.

Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

a) Control de acceso: En cuanto a la primera función de la plataforma KSEC, es decir, como medio de control de acceso, es dable reiterar lo señalado en el Ord. N*1552 de 28.05.2021, cuya reconsideración se solicita, el cual señaló que efectivamente la materia ha sido abordada por esta Dirección en el Dictamen N*5849/133 de 04.12.2017, particularmente en su N*1.5.

En efecto, dicho informe ha establecido en cuanto a la utilización conjunta de un sistema de control de acceso con la plataforma de control de asistencia, que: “...no existe inconveniente en proceder a la integración del hardware señalado con el sistema de registro y control de asistencia y determinación de las horas trabajadas, en la medida que se cumplan las siguientes condiciones copulativas:

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1.5.1-. Que la integración de los torniquetes, o cualquier otro hardware a la plataforma ya autorizada por este Servicio, no afecten o alteren las condiciones técnicas bajo las cuales dicho sistema fue certificado y, posteriormente, analizado por esta Dirección.

1.5.2-. Que la circunstancia señalada en el número anterior, sea verificada por un ente certificador cuyo informe debe ser remitido para su análisis por este Servicio, en los mismos términos señalados en el dictamen N%1140/027, de 24.02.2016.”

Del texto transcrito, es dable inferir las siguientes conclusiones:

i) No existe inconveniente para que un mismo hardware contenga dos softwares diferentes, uno destinado al control de acceso y, el segundo, al registro de asistencia, debiendo en este caso la plataforma mixta resultante ajustarse a los dispuesto en los Dictámenes N*1140/027 de 24.02.2016 y N*5849/133 de 04.12.2017.

ii) En caso de que se trate de hardware diferentes, uno para cada sistema, sólo el destinado al control de asistencia debe cumplir con la doctrina contenida en los Dictámenes N*1140/027 de 24.02.2016 y N*5849/133 de 04.12.2017.

lil) La información relativa tanto la asistencia como la contabilización de las horas de trabajo, sólo pueden obtenerse de un sistema cuya implementación y utilización sea conocida por los trabajadores, dado que de acuerdo a lo señalado en el N*1 del Dictamen N*1140/027, la “...obligación de registrar asistencia debe ser cumplida a través de un acto voluntario del trabajador, sin importar el tipo de sistema de registro de asistencia que utilice el empleador...”, imperativo que sólo puede ser logrado si los dependientes tienen pleno conocimiento de cuál es el mecanismo mediante el cual se les controla la prestación de servicios personales. iv) Los mecanismos utilizados para controlar el acceso a un recinto por razones de seguridad, no formarán parte del ámbito laboral, siempre y cuando el medio utilizado respete los derechos fundamentales de los trabajadores.

v) Por las mismas razones apuntadas, la información acumulada debe ser manejada por diferentes bases de datos o repositorios, a los cuales sólo podrán tener acceso los respectivos empleadores.

En el mismo orden de ideas, resulta necesario indicar que la única información que se debe considerar para los efectos de contabilizar la asistencia y las horas de trabajo es aquella que deriva de un sistema electrónico que dé cumplimiento a las exigencias técnicas indicadas en los citados Dictámenes N*1140/027 de 24.02.2016 y N*5849/133 de 04.12.2017.

Lo señalado se encuentra en armonía con la doctrina de este Servicio contenida, entre, otros, en el Ord. N*1592 de 02.05.2019.

4 b) Registro y control de asistencia y horas de trabajo: A fin de validar que la plataforma KSEC da cumplimiento de las exigencias relacionadas con los sistemas de registro y control de asistencia, contenidas en los Dictámenes N*1140/027 de 24.02.2016 y N*5849/133 de 04.12.2017, usted ha acompañado un informe de certificación emitido por la empresa Túv Rheinland Chile S.A., Rut N*96.684.630-5, suscrito por el Sr. José A. Bobérly.

En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico a fin de verificar el cumplimiento de la normativa administrativa precitada.

Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han realizado las siguientes observaciones:

1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N*1140/027 de 24.02.2016, cabe señalar:

1.1-. Respecto del N*6.2, Confidencialidad: La definición de cada perfil, así como la respectiva asignación de personas a los mismos, deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la plataforma. Este registro deberá ser automático y sólo deberá ser accesible mediante perfiles de administración.

Observación: No se adjunta evidencia de un sistema de auditoría de la plataforma.

2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N*5849/133 de 04.12.2017,

cabe señalar: 2.1-. Respecto del N*1.3, Marcaciones automáticas: Si bien todas las marcaciones deben ser registradas y transferidas en línea de manera automática y centralizada, se debe tener en consideración que en ciertas actividades productivas o áreas geográficas, puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión, por lo que se considerará ajustado a la norma aquél sistema que permita capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al recuperar la señal.

Con todo, lo señalado en el párrafo anterior se refiere a situaciones excepcionales, por lo que sólo se aceptará para situaciones particulares debidamente justificadas.

Observación: No se adjunta evidencia de marcación offline.

2.2-. Respecto del N*1.7, Reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los funcionarios de esta Dirección obtener, como mínimo, los reportes señalados en el Dictamen N*5849/133.

Observación: No se pudo validar por falta de credenciales.

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2.3-. Respecto del N*2.7, El acceso para fiscalización remota deberá estar implementado sobre un sistema web con acceso HTTPS (TLS 1.2 o superior), el cuál debe disponer de credenciales de conexión para los funcionarios fiscalizadores. El acceso deberá ser dispuesto a través de un nombre de sitio web (en la forma https://www.nombredelsitio.cl). Observación: No se pudo validar por falta de credenciales. 2.4-. Respecto del N”3.4.2, La modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió. Observación: No se adjunta evidencia de marca resaltada mediante signo, símbolo o color. 2.5-. Respecto del N*4.4, A objeto de facilitar el examen de los antecedentes acompañados a las solicitudes de autorización -el cual involucra a más de un Departamento de este Servicio-, se deberá acompañar a la respectiva carta conductora que detalla el requerimiento, un dispositivo electrónico -pendrive por ejemplo-, el que deberá contener copias en formato electrónico de todos los documentos, imágenes, diagramas, gráficos, videos, etc., que se presenten a revisión. La presentación de la misma documentación en formato papel será opcional, resultando obligatoria sólo la modalidad electrónica. Observación: Sólo se acompaña información en soporte de papel. 2.6-. Respecto del N*4.5, El proceso de certificación deberá considerar el análisis de vulnerabilidades de las plataformas, utilizando para ello herramientas de terceros que permitan obtener un informe detallado de los aspectos de seguridad de la plataforma, por ejemplo: puertos TCP abiertos y vulnerabilidades a las que se encuentran sujetos, marcas de los productos instalados, resultados de pruebas de penetración, entre otros. El reporte de salida deberá ser incorporado a los antecedentes que se remitan a este Servicio en el contexto del proceso de autorización de los sistemas. Observación: No acompaña examen de vulnerabilidad. c) Documentación laboral electrónica: Finalmente, respecto de la tercera función que asumiría la plataforma KSEC, vale decir, la creación, firma y gestión de documentación derivada de las relaciones laborales, cabe precisar que la información contenida en su presentación no da cuenta del cumplimiento de las exigencias que sobre la materia establece el Dictamen N*0789/015 de 16.02.2015, por lo que no resulta posible emitir el pronunciamiento solicitado.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted respecto de la plataforma denominada KSEC, lo siguiente:

6 1-. Control de acceso: La utilización de controles de acceso no tiene implicancias para el Derecho Laboral, a menos que el medio utilizado resulte discriminatorio o vulnere de alguna forma los derechos fundamentales de los trabajadores.

En cuanto a su integración con un sistema de registro y control de asistencia, dicho proceso debe ajustarse a las condiciones latamente señaladas en el cuerpo del presente informe.

2-. Sistema de registro y control de asistencia: La plataforma denominada KSEC no se ajusta a todas las condiciones técnicas exigidas por los Dictámenes N*1140/027 de 24.02.2016 y N*5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.

3-. Documentación laboral electrónica: La información tenida a la vista para la confección del presente informe no permite determinar si la plataforma KSEC da cumplimiento a las condiciones que sobre la materia establece el Dictamen N*0789/015 de 16.02.2015.

Finalmente, es del caso hacer presente que, en lo sucesivo, las presentaciones deben indicar, a lo menos, el nombre o razón social de la persona natural o jurídica solicitante, la individualización de su representante, domicilio y datos de contacto, información que se obtuvo del informe de certificación acompañado.

Saluda a Ua.,

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