Ordinario N° 2903, de 23 de diciembre de 2021

: a SE ns O 238 a Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales aras E177279 (1420) 2021 LY E da] os ORDINARION*“____ / CAN ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado “Preven-TEC”, presentado por la empresa Franja Austral S.p.A., exhibe deficiencias que impiden a esta Dirección autorizar su utilización en el marco de las relaciones laborales. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 09.12.2021, de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Presentación de 12.10.2021 de Sra. Katty Shúler Villalobos, en representación de empresa Franja Austral S.p.A. SANTIAGO, 23 DIC 202 DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : SRA. KATTY SHÚLER VILLALOBOS EMPRESA FRANJA AUSTRAL S.P.A. CRUZ DEL SUR N*133, OFICINA 802 LAS CONDES katty.shulerOpreven-tec.com Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, denominada “Preven-TEC”, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia. A mayor abundamiento, indica su presentación que la solución, principalmente, sería utilizada en el área de la seguridad y salud ocupacional.

Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación faboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. N%4890 de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de Manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito Impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

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ll-, Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Ahora bien, analizada la documentación acompañada es posible efectuar las

siguientes observaciones a la plataforma consultada: 1-. Respecto del procedimiento de cambio de PIN o firma electrónica simple: De acuerdo con el N*2.3 de su presentación los dependientes no tendrán acceso a la aplicación por lo que, para modificar su clave o firma, un encargado designado por el empleador accederá a la APP y pondrá un dispositivo a disposición del trabajador para que pueda reestablecer el PIN, apretando el botón "Olvidé mi PIN".

Sobre la materia, cabe indicar que este Servicio no estima ajustado a Derecho que el empleador pueda restringir o, incluso, condicionar el cambio de clave de acceso a la plataforma o la firma de los documentos por parte de los dependientes.

En tal sentido, debemos indicar que el mismo criterio, pero en el ámbito de los sistemas de registro y control de asistencia, ha sido sostenido y reiterado por esta Dirección mediante el Dictamen N*1140/027 de 24.02.2016, el cual en su N*2 párrafo 5*, en lo pertinente, señala:

“Cuando los sistemas de registro de asistencia contemplen el uso de dispositivos móviles “smartphone por ejemplo-, siempre deberán ser portados por el trabajador o, si ello no es posible por el tipo de mecanismo, el equipo siempre debe encontrarse disponible para realizar marcaciones, no pudiendo quedar nunca la

. determinación de la hora del registro al mero arbitrio del empleador...” Como es dable apreciar del texto transcrito, invocado por analogía, resulta esencial garantizar la libertad de los trabajadores para decidir no sólo si aceptan . rubricar electrónicamente un documento, sino también, el momento en que se materializará tal expresión del consentimiento. Conclusión que, ciertamente, se extiende a la necesidad de garantizar la libertad de modificar las claves de acceso a la plataforma. 2-. En cuanto al anexo de contrato que se ofrece para su análisis en el N*3 de su presentación, es necesario indicar que el documento no fue acompañado lo que, evidentemente, impide a esta Dirección pronunciarse al respecto. 3-. Acerca de la firma digital de los documentos, materia desarrollada en el N*5 de su presentación, cabe indicar: 3.1-. Se reitera la objeción a las restricciones impuestas por el sistema planteadas en el cuerpo del presente informe. 3

3.2-. El análisis del texto completo permite inferir que existe una confusión por parte del solicitante entre la firma electrónica de documentos (como un anexo de contrato o el comprobante de entrega de algún EPP, por ejemplo) y la firma para controlar la asistencia de los trabajadores a alguna actividad (como una capacitación o faena en terreno, por ejemplo), pues se trata de materias reguladas por estatutos normativos diferentes, con exigencias distintas. En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado “Preven-TEC”, presentado por la empresa Franja Austral S.p.A., exhibe deficiencias que impiden a esta Dirección autorizar su utilización en el marco de las relaciones laborales. Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las observaciones, la plataforma vuelva a ser reingresada para su examen. Saluda a Ud., JUAN DA da RRAZAS/PONCE ME o a JEFE DEPARTA lvl DIRECCIÓN DÉL TRABAJO..-<37 o stribución: - Jurídico; - Partes; 4