Ordinario N° 677, de 2 de mayo de 2022

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales £ a 7 E27143 (244) 2022 ÚS? ORDINARIO N*: / ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: |-. Atendidas las falencias señaladas en el cuerpo del presente informe, no se autoriza la utilización del sistema denominada “AppWorki” en el contexto de las relaciones laborales. Lo cual no obsta a que, una vez corregidas las observaciones, la plataforma vuelva a ser reingresada para su examen. ll-. El sistema indicado en el número anterior no es apto como sistema de registro y control de asistencia en el marco de las relaciones laborales, por no haberse acreditado el cumplimiento de los requisitos técnicos contemplados en el Dictamen N*2927/58 de 28.12.2021. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 25.04.2022, de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Presentación de 08.02.2022 de Sr. MN MN en representación de empresa Constructora Precon S.A. SANTIAGO, DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCION DEL. TRABAJO 02 MAY 2027 A : SR.

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CONSTRUCTORA PRECON S.A.

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Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, denominada “AppWorki”, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.

A mayor abundamiento, indica su presentación que la solución, principalmente, sería utilizada para que los dependientes firmen su asistencia a capacitaciones y charlas diarias de prevención de riesgos laborales, contesten pruebas relacionadas con aquellas, confirmen la recepción de elementos de protección personal, etc., es decir, su uso se enfoca en el área de la seguridad y salud ocupacional.

Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de las plataformas de creación, firma, gestión y notificación de la documentación laboral electrónica, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

ll-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo

tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada. 2

Ahora bien, analizada la documentación acompañada es posible efectuar las siguientes observaciones a la plataforma consultada: 1-. La presentación no explica el proceso de firma de la documentación creada por el sistema. 2-. La solicitud no da cuenta del envío automático de la documentación a los trabajadores, requisito de publicidad que se considera esencial para la protección de los trabajadores. 3-. En cuanto al anexo de contrato que se ofrece para su análisis, es dable señalar que el texto tenido a la vista se estima acorde a la normativa vigente. 4-. El análisis del texto completo permite inferir que existe una confusión por parte del solicitante entre la creación y firma electrónica de documentos (como un anexo de contrato o el comprobante de entrega de algún EPP, por ejemplo) y la firma para controlar la asistencia de los trabajadores a alguna actividad (como una capacitación, charlas de prevención de riesgos o faenas en terreno, por ejemplo), pues se trata de materias reguladas por estatutos normativos diferentes, con exigencias distintas. En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente: |-. Atendidas las falencias señaladas en el cuerpo del presente informe, no se autoriza la utilización del sistema denominada “AppWorki” en el contexto de las relaciones laborales. Lo cual no obsta a que, una vez corregidas las observaciones, la plataforma vuelva a ser reingresada para su examen. lI-. El sistema indicado en el número anterior no es apto como sistema de registro y control de asistencia en el marco de las relaciones laborales, por no haberse acreditado el cumplimiento de los requisitos técnicos contemplados en el Dictamen N*2927/58 de 28.12.2021. Saluda a Ud., eco, Oy 2% PR 46, AA O Alo pio E / > YC y / y, lg DP ) 1 y er b7 DE¿ . 4) ASOUUASAAZAL ES NATAL, NHUEZA Fade ABOGÁDA 119 JS JEFA (S)DEPARTAMENTO JU o YrÍS AL // DIRECCIÓN DEL TRABAJQIR>> AS Distribución: - Jurídico; - Partes; 3