Ordinario N° 1230, de 20 de julio de 2022

Trabajo Gobierno de Chile Z Departamento Jurídico y Fiscalía 1 2 3 0 Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales E57337 (384) 2022 ORDINARIO N: / ACTUACIÓN: Reitera doctrina. MATERIA: Sistema de registro y control de asistencia electrónico. RESUMEN: El sistema informático denominado “SAP Suceccesses Factors”, consultado por la empresa Lotería de Concepción S.A., no se ajusta a lo dispuesto en el Dictamen N*2927/58 de 28.12.2021, por lo que no se autoriza su utilización en el ámbito de la relación laboral. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 30.06.2022 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Presentación de 22.03.2022 de la empresa Lotería de Concepción S.A. SANTIAGO, 2.0 JUL 2022 DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO A:

LOTERÍA DE CONCEPCIÓN S.A.

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha informado a este Servicio que su representada ha implementado el sistema informático denominado SAP Suceccesses Factors desde el mes de enero del presente año.

Añade que el señalado sistema tendría por finalidad que los trabajadores puedan solicitar días de vacaciones y, a su vez, que el requerimiento pueda ser autorizado o rechazado en línea por las respectivas jefaturas, información que el dependiente recibiría en su correo.

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Finalmente, requiere que se le indique si se estima ajustado a Derecho “...el registro de las vacaciones que hace el trabajador desde un equipo asignado con una dirección y clave personal y la autorización respectiva que hace la jefatura también con un equipo asignado y clave personal”.

Aclarado lo anterior, es necesario indicar que los procedimientos relativos a la solicitud y otorgamiento de feriado pueden plasmarse en documentación de papel o electrónica.

Ahora bien, si un empleador opta por utilizar medios electrónicos debe estarse a lo señalado en el Dictamen N*2927/58 de 28.12.2021, el cual en su N*3.5, señala:

“Firmas electrónicas. Cuando los trabajadores deban firmar electrónicamente algún documento o solicitud creado por el mismo sistema de registro y control de asistencia, por ejemplo, una solicitud de feriado o permiso, podrán hacerlo a través de firma electrónica simple, es decir, claves o password, biometría, etc.”

Luego, el N*3.7 del mismo informe, dispone:

“Reglamento interno. Todas las reglas, procedimientos, plazos, y normas relativas a la utilización y cuidado de los sistemas y sus componentes, entre otras regulaciones, a que se encuentren afectos los trabajadores deberán ser incorporadas en los respectivos reglamentos internos de orden, higiene y seguridad de las empresas. En el caso de aquellas empleadoras que no están afectas a dicha obligación, las normas señaladas deberán constar en los contratos individuales de trabajo o sus anexos.

Esta obligación rige, en iguales términos, para los procedimientos de cambios de clave, modificaciones de correos electrónicos, solicitudes de feriado, cuidado y uso de dispositivos, etc.”

De este modo, los procedimientos o procesos internos relativos a la solicitud y otorgamiento de feriado deben ser abordados de acuerdo con la normativa contenida en el citado Dictamen N*2927/58 de 28.12.2021 que regula los sistemas de registro y control de asistencia informáticos, el cual en su N*4 establece las condiciones de certificación por parte de un tercero independiente y luego su autorización de uso.

Finalmente, en el N”5 del pronunciamiento de marras, se indican las formalidades de presentación de antecedentes ante este Servicio.

Ahora bien, precisado lo anterior, es dable indicar que el procedimiento consultado por la recurrente no se ajusta a Derecho en cuanto se trata de un conjunto de pasos aislados, los cuales no se encuentran insertos en un sistema de registro y control de asistencia debidamente certificado y, posteriormente, autorizado por esta Dirección.

3 En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema informático denominado “SAP Suceccesses Factors”, consultado por la empresa Lotería de Concepción S.A., no se ajusta a lo dispuesto en el Dictamen N*2927/58 de 28.12.2021, por lo que no se autoriza su utilización en el ámbito de la relación laboral. DIRECC a ÓN De Sm Saluda a Ud., E LT RABAJO / | ] 20 JUL 2022 | ¡ . Or ¿ ICI NA DE PARTES | (070 ci SE NATALIA POZO f NE ABOGADA/ 0 hf.E 5] JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍBICO Y FISCAL DIRECCION DEL TRABAJO'U*%” “Distribución: - Jurídico - Partes