Ordinario N° 1389, de 16 de agosto de 2022

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales E110570 (710) 2022 1389

ORDINARIO N*: / ACTUACIÓN: Aplica doctrina. . MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: La aplicación denominada AppWorki” desarrollada por la empresa Workietalkie S.p.A., destinada a la generación, firma y gestión de documentación laboral electrónica, se ajusta a las exigencias vigentes contenidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 22.07.2022, de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Presentación de 24.05.2022 de Sr. José Pablo Avaria, en representación de Estudio Vergara Fernández Costa 8. Claro. SANTIAGO, — 16602022

DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A : SR.

JOSÉ PABLO AVARIA

jpavaria(Ovfcabogados.cl

Mediante presentación del antecedente 2), Usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, denominada “AppWorki”, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.

A mayor abundamiento, indica su presentación que la solución, principalmente, sería utilizada, entre otras, para las siguientes finalidades: Registrar la participación de los trabajadores en actividades relativas a seguridad y salud, acusar recibo de EPP, firmar listas de chequeo asociadas a la prevención de riesgos, permisos de trabajo, etc.

Aclarado lo anterior, cumpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de las plataformas de creación, firma, gestión y notificación de la documentación laboral electrónica, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de ta documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

ll- Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Ahora bien, analizada la documentación acompañada resulta necesario precisar, respecto de lo señalado en el N*2.1 de su presentación que, si bien no habría inconveniente en que los trabajadores firmaran por medios electrónicos su asistencia a una actividad de capacitación, tales datos no formarán parte de la información que arroje el sistema de registro y control de asistencia, en caso de que sea digital, pues tales plataformas se encuentran reguladas en el Dictamen N*2927/58 de 28.12.2021.

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De este modo, con posterioridad a la ejecución de la actividad de capacitación, el empleador respectivo deberá actualizar la información del sistema de registro y control de asistencia reemplazando la inasistencia por la concurrencia personal o telemática al evento señalado. Todo lo cual debe ejecutarse según lo dispuesto en el N*3.9.3 del citado Dictamen N*2927/58.

Efectuada la precisión señalada es dable indicar que la aplicación consultada cumpliría con las características técnicas exigidas por este Servicio para su implementación.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente la aplicación denominada AppWorki” desarrollada por la empresa Workietalkie S.p.A., destinada a la generación, firma y gestión de documentación laboral electrónica, se ajusta a las exigencias vigentes contenidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.

Saluda a Ud.,

| DIRECCIÓN DEL TRABAJO | SITAS ; e 7 i ESC a a, | 1606000 | | Erro A / ; A ! DA I , . A ASÍ NATALÍA POZO ZA ABOGADA JEFA (S) penal AMENTO JURÍDICO Y FISCAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO an A RC He fribución: - Jurídico; - Partes; 3