Ordinario N° 1810, de 14 de octubre de 2022

Ns o de en Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, e Innovación y Estudios Laborales 3 5 | O E143745 (934) 2022 ORDINARION”.___ / : ACTUACIÓN:

Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica, RESUMEN: No existen inconvenientes jurídicos para que la empresa REXMÁS S.A., utilice el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provisto por la compañía Acepta.com S.A. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 11.10.2022 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Presentación de 05.07.2022 de Sr. Andrés Ignacio Gómez López, en representación de empresa REXMÁS S.A. SANTIAGO, 14 001 20%

DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

A : SR.

ANDRÉS IGNACIO GÓMEZ LÓPEZ

REXMÁS S.A.

AVENIDA COSTANERA SUR N*2730, PISO 12

LAS CONDES

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia y, por ende, podría ser implementada en esa compañía.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son: :

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica, Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir,

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación labora! sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

lI-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

2

Precisado lo anterior, cabe indicar que el sistema consultado, provisto por la empresa Acepta.com $.A., fue analizado por esta Dirección concluyendo, a través de Ord. N*4348 de 11.11.2013, que el mismo se ajusta a las condiciones impuestas por el citado Dictamen N*0789/015, por lo que no existe inconveniente en su utilización en el contexto de las relaciones laborales, siempre y cuando la implementación de la solución se ajuste a las condiciones señaladas en el cuerpo del presente informe.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que no existen inconvenientes jurídicos para que la empresa REXMÁS S.A., utilicen el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provisto por la empresa Acepta.com. S.A. Lo cual debe entenderse sin perjuicio de las observaciones que esta Dirección pueda realizar en uso de sus facultades de fiscalización.

Saluda a Ud.,

[rn (ANS | e Ne il zi NATALIA POZO SANHUEZA Id ABOGADA — o ES JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL. ¿Uv DIRECCIÓN DEL TRABAJO E 4) de ÉBPIRCO Distribución: - Jurídico; - Partes; 3