Ordinario N° 2103, de 7 de diciembre de 2022

a iscalí: Af Unidad de Pronunciamientos, 2103 innovación y Estudios Laborales E252136 (1602) 2022 ORDINARION"_______ / ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: No existen inconvenientes jurídicos para que la empresa Logística S.A, utilice el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provisto por la compañía REXMAS S.A. ANTECEDENTES: 1) Por instrucciones de 02.12.2022 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Pase N*1116 de 17.11.2022 de Jefa de Gabinete de Director del Trabajo. 3) Presentación de 14.11.2022 de Sra. Andrea Sanhueza Gatica, en representación de empresa Logística S.A. SANTIAGO, 07 D1c 2022 DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL A : SRA.

ANDREA SANHUEZA GATICA

LOGÍSTICA S.A.

AVENIDA DEL CONDOR SUR N*590, OFICINA 203

- HUECHURABA

Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia y, por ende, podría ser implementada en esa compañía.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

ll, Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

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Precisado lo anterior, cabe indicar que, de acuerdo con lo indicado en su presentación, el sistema que se desea implementar correspondería al software de gestión de documentación electrónica desarrollado de la empresa Acepta.com S.A. el cual, a su vez, sería comercializado por la compañía REXMAS S.A.

En tal escenario, resulta pertinente indicar que la plataforma de generación y firma de documentación electrónica de la empresa Acepta.com S.A. fue validado por esta Dirección a través de Ord. N*4348 de 11.11.2013 el cual concluye, en síntesis, que se autoriza su utilización en el marco de las relaciones laborales.

A su vez, mediante Ord. N*1810 de 10.10.2022, este Servicio resolvió que, atendido lo indicado en el párrafo precedente, no existía inconvenientes jurídicos para que la empresa REXMAS S.A., utilizara o comercializara la referida plataforma de la compañía Acepta.com S.A.

De este modo, posible es inferir del análisis realizado en el cuerpo del presente informe que no hay inconvenientes jurídicos para que la empresa Logística S.A. utilice la plataforma provista por la compañía REXMAS S.A., destinada a la creación, firma y gestión de la documentación que deriva de las relaciones laborales.

Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.

Saluda a Ud.,

a / sue ) Ñ ON DEL > ( eS Ez NN 010 led lite zo e ATALIA POZO-SANHUEZA (£| JEFE Jo | ABOGADA | o Lo JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCALES DIRECCIÓN DEL TRABAJO é Clenmod istribución: = Jurídico; - Partes; 3