Ordinario N° 2161, de 15 de diciembre de 2022

o Ñ Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales E186249 (1226) 2022 . 2161 ORDINARIO NC: I ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral! electrónica. RESUMEN: Sin perjuicio de las prevenciones realizadas en el cuerpo del presente informe, no existirán inconvenientes para proceder a la creación y firma de la documentación derivada de la relación laboral por medios electrónicos, en la medida que los empleadores utilicen sistemas informáticos que se ajusten a las condiciones técnicas establecidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 02.12.2022 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Correo electrónico de 13.09.2022 de Sr. Gonzalo Toledo Brito, en representación de Sociedad de Documentos Inteligentes S.p.A. 3) Correo electrónico de 23.08.2022 de Sr. Gonzalo Toledo Brito, en representación de Sociedad de Documentos Inteligentes S.p.A. ! DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : SR. GONZALO TOLEDO BRITO : SOCIEDAD DE DOCUMENTOS INTELIGENTES S.P.A. gonzalo.toledofUdcdoc.cl Mediante su presentación del antecedente 2), complementada a través de correo electrónico de antecedente 3), usted ha solicitado de este Servicio un pronunciamiento respecto de las siguientes consultas:

1. Posibilidad de suscribir digitalmente, entre otros, los siguientes documentos asociados al área de la seguridad y salud ocupacional: ODI: Obligación De Informar (OD); DPS: Declaración de Salud Obligatoria; SSOMA: Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente; EES: Encuestas de Compromiso de los Trabajadores; SST: Seguridad y Salud de los Trabajadores; SSO: Activos de Seguridad y Salud Ocupacional, etc.

Al respecto, cabe precisar que la regulación de las plataformas de generación, firma, gestión y notificación de la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos se encuentra en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015.

Aclarado lo anterior, es del caso hacer presente que, de acuerdo con la doctrina vigente de esta Dirección, no existen inconvenientes jurídicos para proceder a la suscripción digital de la documentación laboral a menos que exista una norma legal expresa que en tal sentido o que nos encontremos frente a alguno de los actos o contratos señalados en el inciso 2” del artículo 3” de la Ley N”19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, vale decir:

a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico;

b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, y

c) Aquellos relativos al derecho de familia.

De este modo, salvo las excepciones señaladas en los párrafos que antecede no existe inconveniente para proceder a la firma electrónica de la documentación consultada.

2. Posibilidad de firmar electrónicamente la entrega de los equipos de protección personal (EPP), ropa de trabajo y otros materiales de trabajo señalando a modo ejemplar: martillos, guantes, antiparras, etc. Sobre la materia es necesario reiterar lo indicado en el número anterior, en cuanto a que no existen inconvenientes para rubricar digitalmente el comprobante de entrega de los equipos de protección personal (EPP), ropa de trabajo u otras herramientas.

3. Autorización para realizar por medios electrónicos las pruebas de conocimientos asociadas a charlas o exposiciones dictadas por la empleadora. Al respecto, se reitera lo señalado latamente en el presente informe acerca de la amplitud de uso de los medios telemáticos, con la prevención de que se cumplan los estándares de publicidad y seguridad establecidos por este Servicio.

4. Firmar electrónicamente, y sólo como comprobante, la asistencia a la charla. Sobre este punto, la doctrina de este Servicio contenida, entre otros, en el Ord. N”1389 de 16.08.2022, establece que, si bien no habría inconveniente en que los trabajadores firmen por medios electrónicos su asistencia a una actividad de capacitación, tales datos no formarán parte de la información que arroje el sistema de registro y control de asistencia, en caso de que sea digital, pues tales plataformas se encuentran reguladas en el Dictamen N*2927/58 de 28.12.2021.

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De este modo, con posterioridad a la ejecución de la actividad de capacitación, el empleador respectivo deberá actualizar la información del sistema de registro y control de asistencia reemplazando la inasistencia por la concurrencia personal o telemática al evento señalado, si fuera el caso. Todo lo cual debe ejecutarse según lo dispuesto en el N*3,9.3 del citado Dictamen N*2927/58.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, sin perjuicio de las prevenciones realizadas en el cuerpo del presente informe, no existirán inconvenientes para proceder a la creación y firma de la documentación derivada de la relación laboral por medios electrónicos, en la medida que los empleadores utilicen sistemas informáticos que se ajusten a las condiciones técnicas establecidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015.

Saluda a Ud.,

N /, 9 DEL 7, | S SS DO and E z de E S NATALIA POZO SANHUEZA * | x * | A y ABOGADA So 7% JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCÁ yz DIRECCIÓN DEL TRABAJO | ÓN DEL TRABAJO ll isoicam | Dn ! l OF o LZHICINA DE PARTES | ,. OS E Perro : iStribución: - Jurídico; - Partes; 3