Ordinario N° 2257, de 29 de diciembre de 2022

de Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, innovación y Estudios Laborales E238802 (1531) 2022 ORDINARIO Ne: 2207) ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: 1- El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado “Docusign” fue aprobado por este Servicio mediante Ord. N*2492 de 03.11.2021, por lo que no existen inconvenientes para su utilización respecto de todo tipo de documentos laborales incluyendo, por cierto, aquellos que deban ser presentados ante esta Dirección. 2- Legalmente en Chile sólo existen dos tipos de firma electrónica: la simple y la avanzada, resultando ambas válidas en el marco de la suscripción de la : documentación laboral. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 26.12.2022 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Presentación de 26.10.2022 de Sr. Alejandro Conejeros Donoso, en representación de empresa SMU S.A. SANTIAGO, — 2901020 DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : SR. ALEJANDRO CONEJEROS DONOSO SMU S.A. aconejeros(dsmu.cl Mediante presentación del antecedente 2) usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio respecto de la utilización de la plataforma denominada “Docusign”, destinada a la creación, firma y gestión de documentación : laboral por medios electrónicos. A mayor abundamiento, solicita que se le aclare si la “firma electrónica certificada” que utiliza dicha solución se ajustaría al marco legal y administrativo vigente.

Precisado lo anterior, cúmpleme a usted informar lo siguiente:

a) Acerca de su primera consulta, cabe indicar que esta Dirección ha regulado las plataformas de creación, firma y gestión de documentación laboral por medios electrónicos, mediante el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, el cual establece los requisitos mínimos que dichas soluciones deben contemplar.

En cuanto a la solución informática denominada “Docusign”, es dable indicar

que ella fue aprobada por este Servicio mediante Ord. N*2492 de 03.11.2021, por lo que no existen inconvenientes para su utilización respecto de todo tipo de documentos laborales incluyendo, por cierto, aquellos que deban ser presentados ante esta Dirección. b) Respecto del tipo de firma a utilizar, corresponde precisar que los documentos derivados de la relación laboral tienen la calidad jurídica de instrumentos privados, vale decir, emanan de una parte o de un tercero; tienen existencia material (papel) o electrónica; y no constituyen plena prueba.

De este modo, para que el documento laboral constituya plena prueba es necesario el trámite del reconocimiento, esto es, que el instrumento privado sea reconocido por la parte contra quien se opone o que sea mandado tener por reconocido judicialmente.

Excepcionalmente, el legislador ha señalado en el artículo N*177 del Código del Trabajo que el finiquito, la renuncia y el mutuo acuerdo deben ser suscritos ante ministro de fe, lo cual les otorgará el carácter de instrumento público.

Aclarado lo anterior, debemos puntualizar que la Entidad Acreditadora de la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño, tiene por principales funciones las de acreditar a los prestadores del servicio de certificación de firma electrónica y llevar el Registro de los prestadores acreditados de servicio de certificación de firma electrónica.

Ahora bien, tanto los prestadores como el Registro señalado se refieren al servicio de firma electrónica avanzada (FEA), pues la firma electrónica simple no requiere de certificación, lo cual podemos apreciar de la definición que de cada una entrega el legislador en las letras f) y g), respectivamente, del artículo 2” de la Ley 19.799, cuyo texto indica:

“f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;

9) Firma electrónica avanzada: aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y alos datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría...”

2

Como puede apreciarse, entonces, sólo existen legalmente dos tipos de firma electrónica: la simple y la avanzada, resultando ambas válidas en el marco de la suscripción de la documentación laboral. Ello, reiteramos, sin perjuicio del valor probatorio que cada una otorga al instrumento en que ha sido estampada.

En consecuencia, sobre la base de las consideraciones formuladas, jurisprudencia administrativa invocada y normas legales citadas, cumplo con informar a usted, lo siguiente:

1- El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado “Docusign” fue aprobado por este Servicio mediante Ord. N*2492 de 03.11.2021, por lo que no existen inconvenientes para su utilización respecto de todo tipo de documentos laborales incluyendo, por cierto, aquellos que deban ser presentados ante esta Dirección. 2- Legalmente en Chile sólo existen dos tipos de firma electrónica: la simple y la avanzada, resultando ambas válidas en el marco de la suscripción de la documentación laboral. Saluda atentamente a Ud., / / Pa / á DELS | DIRECCIÓN DELTRABA IO ] YA DAL A A AS aca 2 (No Ñ d h E = $ 2aDicam% | | NATALIAPO za la JEFZ)» a] ABOGADA e l OFIC e ms 3 27 A L CFÍCINA DE PARTEEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISÉAL 08 al DIRECCIÓN DEL TRÁBAJO idea Distribución: - Jurídico; - Partes. 3