Ordinario N° 2259, de 29 de diciembre de 2022

Departamento Jurídico y Fiscalía Ñ Unidad de Pronunciamientos, : innovación y Estudios Laborales j E244616 (1565) 2022 Dar. ORDINARIO N? 2 e 9 ? / OU ACTUACIÓN: : ) Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: La documentación acompañada a la presentación de la empresa Websal Sistemas de Gestión S.p.A., destinada a respaldar el cumplimiento de la normativa vigente por parte del software de generación, gestión y fima de documentación laboral electrónica : denominado “Websal”, no da cuenta expresa del acatamiento de todas las condiciones exigidas por el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 26.12.2022 de Jefa (S) de Departamento Jurídico y Fiscal. 2) Presentación de 04.11.2022 de Sra. Eva Leiva Gil, en representación de empresa Websal Sistemas de Gestión S.p.A. SANTIAGO, 29 DIC 2022 : DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO A: SRA, EVA LEIVA GIL WEBSAL SISTEMAS DE GESTIÓN S.P.A. BADAJOZ N*100, OFICINA 107 | LAS CONDES Mediante su presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema que presenta, denominado “Websal”, destinado a la generación, firma y gestión de la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las plataformas:

: l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación : derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

2

ll. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y asu documentación laboral electrónica allí almacenada.

Aclarado lo anterior, cabe precisar que la documentación acompañada no indica expresamente que la plataforma de cumplimiento cabal de cada una de las exigencias señaladas en el citado Dictamen N*0789/15, el cual ni siquiera es mencionado en la presentación.

Finalmente, es del caso hacer presente que solo tienen la calidad de ministro de fe aquellas personas que, en virtud de un mandato legal, ha sido objeto de tal investidura. De este modo, no resulta acertado denominar “ministro de fe” al encargado de recursos humanos de la compañía, bajo ningún concepto.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la acompañada a su presentación, destinada a respaldar el cumplimiento de la normativa vigente por parte del software de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado “Websal”, no da cuenta expresa del acatamiento de todas las condiciones exigidas por el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.

Saluda a Ud.,

) Le. % GON DES ATALIA POZO: HUEZA E SA ABOGADA SÍ TEFENE JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL. > DIRECCIÓN DEL TRABAJO ON o 20. Ro Bernos Stribución: - Jurídico; - Partes; 3