Ordinario N° 285, de 28 de febrero de 2023

Departamento Jurídico y Fiscalia Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales E282943 (1792) 2022 : E282943 (1812) 2022 o ORDINARIO N;: 2 5 f , dU 00) ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: Los antecedentes acompañados por la empresa Genera S.A., destinados a respaldar el cumplimiento de la normativa vigente por parte del software de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado “Genera HR Digital”, no dan cuenta expresa del acatamiento de todas las condiciones exigidas por el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 06.02.2023 de Jefe (S) de Departamento Jurídico y Fiscal. 2) Presentación de 16.12.2022 de Sr. Marco Espina Núñez, en representación de empresa Genera S.A. SANTIAGO, 28 FEB 2023 DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : SR. MARCO ESPINA NÚÑEZ GENERA S.A. AVENIDA DEL PARQUE N*5275, OFICINA 04, ZÓCALO HUECHURABA mespinaOgeneral.cl Mediante su presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema que presenta, denominado “Genera HR Digital”, destinado a la generación, firma y gestión de la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.

: Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las plataformas:

l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

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ll Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Aclarado lo anterior, cabe precisar que, analizada la documentación acompañada, es posible efectuar las siguientes observaciones:

1) Si bien el documento denominado “Anexo documentación”, en su página 8, menciona los correos privados de los trabajadores, da a entender que ellos se utilizarán solamente para indicarle al dependiente “...que tiene un documento por firmar denominado “Disclaimer”. Este documento tiene como finalidad que los trabajadores deban consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica...”.

2) Asimismo, la documentación tenida a la vista para la confección del presente informe, tampoco menciona que los empleadores usuarios de la plataforma puedan ratificar mediante firma electrónica los antecedentes entregados a este Servicio.

En tal contexto, cabe reiterar que, dado que las exigencias contenidas en el Dictamen N*0789/15 son copulativas, la falta de acatamiento de cualquiera de ellas impide dar por cumplida la normativa vigente.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que los antecedentes acompañados a su presentación, destinados a respaldar el cumplimiento de la normativa vigente por parte del software de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado “Genera HR Digital”, no dan cuenta expresa del acatamiento de todas las condiciones exigidas por el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.

Saluda a Ud., . Y PEL TRg / e TONO 37/7% $) 3 L. ANÍALA N TALIÁ POZO SANHUEZA 8 ol ABOGADA —/ JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL 5 DIRECCIÓN DEL TRABAJO eS Distribución: - Jurídico; - Partes; 3