Ordinario N° 289, de 28 de febrero de 2023

PA Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Hal . Estudi abo - no edo00 (5) 2032 : 289 ORDINARION*:_" . / ! JU 70) ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: No existe inconveniente para que los empleadores utilicen el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral denominado “Zeus Sign”, en la medida que la plataforma se implemente en los mismos términos autorizados. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 07.02.2023 de Jefe (S) de Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. 2) Presentación de 16.12.2022 de empresa Díaz y Gallego Asociados Compañía Ltda. SANTIAGO 28 : El 8 DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : SRES.

EMPRESA DÍAZ Y GALLEGO ASOCIADOS COMPAÑÍA LTDA.

DARÍO URZÚA N*1650, DEPARTAMENTO 1008

PROVIDENCIA

andresdiazvidal27((Mgmail.com

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento respecto de la posibilidad de utilizar el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado “Zeus Sign”.

Ahora bien, previo a responder su solicitud es necesario prevenir que todas las solicitudes realizadas ante este o cualquier otro Órgano del Estado deben individualizar correctamente al solicitante y, además, ser debidamente rubricadas, holográfica o electrónicamente.

a En efecto, de acuerdo a los antecedentes tenidos a la vista la solicitud habría sido realizada por la empresa Díaz y Gallego Asociados Compañía Ltda. Sin embargo, el documento explicativo de la plataforma indica que el producto pertenecería o habría sido desarrollado por “Zenith Consulting”, sin precisar si se trata de otra sociedad o algún nombre de fantasía del solicitante.

Finalmente, es del caso indicar que la documentación acompañada tampoco individualiza a la persona natural que efectúa el requerimiento, ni se encuentra suscrita.

No obstante, atendido que, de acuerdo a la doctrina de este Servicio, lo que se analiza y autoriza o rechaza son los sistemas y no las compañías requirentes, se procederá de todas formas a emitir el pronunciamiento solicitado.

Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted que esta Dirección, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza

jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

2

a Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las plataformas:

l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral, De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Ahora bien, analizada la documentación acompañada a su presentación ha sido posible constatar que la plataforma consultada daría cumplimiento a las exigencias reseñadas en el cuerpo del presente informe.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que no existe inconveniente para que los empleadores utilicen el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral propuesto por la empresa Díaz y Gallego Asociados Compañía Ltda., denominado “Zeus Sign”, en la medida que la plataforma se implemente en los mismos términos autorizados.

Saluda a Ud.,

N . a! AS / | 7 / ] A / PJ Í o RL S DEL Te / NATALÍA-POZO SANHUEZA/ NA / ABOGADA — [£( EFE JO JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDIEO VEISCA o “DIRECCIÓN DEL TRABAJO 27; <9) h fl Se SIRCG istribución: - Jurídico; - Partes; 3