Ordinario N° 347, de 13 de marzo de 2023

andar 0 a . to Jurídico y Fiscalí sad de Prenunciementes 347 Innovación y Estudios Laborales . E291336 (57) 2022 ORDINARION":______ / / Ju ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: Si bien mediante el Ord. N*1810 de 10.10.2022, este Servicio resolvió que no existían inconvenientes jurídicos para que la empresa REXMAS S.A,, utilizara o comercializara la plataforma electrónica de creación, gestión y firma de la documentación laboral desarrollada, a su vez, por la compañía Acepta.com S.A., la forma de implementación del sistema planteada por la empresa Ferreterías del Sur S.p.A., no se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la solicitud. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 06.02.2023 de Jefe (S) Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales. Ae de 26.12.2022 de Sr) en representación de empresa Ferreterías del Sur S.p.A. SANTIAGO, 13 MAR 2003 DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL A : SR,

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia y, por ende, podría ser implementada en esa compañía.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador,

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

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ll. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Precisado lo anterior, cabe indicar que, de acuerdo con lo indicado en su presentación, el sistema que se desea implementar correspondería a una solución desarrollada por la empresa Acepta.com comercializada, a su vez, por la compañía REXMAS S.A.

En tal escenario, resulta pertinente indicar que la plataforma de generación y firma de documentación electrónica de la empresa Acepta.com S.A. fue validada por esta Dirección a través de Ord. N"4348 de 11.11.2013 el cual concluye, en síntesis, que se autoriza su utilización en el marco de las relaciones laborales.

A su vez, mediante Ord. N*1810 de 10.10.2022, este Servicio resolvió que, atendido lo indicado en el párrafo precedente, no existía inconvenientes jurídicos para que la empresa REXMAS S.A., utilizara o comercializara la referida plataforma de la compañía Acepta.com S.A.

No obstante, si bien la solución comercializada por la empresa REXMAS S.A. fue autorizada por esta Dirección, su implementación y utilización sólo serán válidas en la medida que ellas se ajusten estrictamente a lo señalado en el aludido Dictamen N*0789/15 y demás jurisprudencia administrativa complementaria.

De este modo, se deben realizar las siguientes observaciones a la información proporcionada por el solicitante:

i-. De acuerdo a lo señalado en el acápite N*1 denominado Antecedentes del sistema, el cual se basaría en “la creación de una intranet...”.

Más adelante, señala la presentación "Los trabajadores podrán ingresar al sistema mediante una clave personal asociada a su correo electrónico institucional...”

A su vez, el N*4 del documento en examen, denominado Firma electrónica de documentos, indica: “...En efecto, el trabajador una vez que haya ingresado a la empresa y recibido su correo electrónico y su clave, podrá acceder a esta plataforma y proceder a suscribir por vía electrónica mediante firma digital simple su contrato de trabajo.”

Finalmente, en el mismo N'4, la carta señala: “Los trabajadores que en el contrato de trabajo oO anexo hubieren consentido expresamente que la documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica, recibirán en su correo electrónico personal una copia del contrato de trabajo firmado por ambas partes...”

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De los textos transcritos es posible inferir que existe una contradicción dentro del documento pues, por una parte, indica que el acceso y firmas dependerán del uso de cuentas de correos corporativos y, por otra, señala que dichos procesos requerirán de un e-mail personal.

En tal escenario, cabe deducir que la fórmula propuesta no se ajusta a las exigencias vigentes sobre la materia, dado que no se asegura el uso de correos personales ni que los trabajadores tengan acceso a copias de todos los documentos que genere el sistema.

ii-. El Dictamen N*3161/064 de 29.07.2008, aludido en su presentación, fue derogado y reemplazado por el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, si bien mediante el Ord. N*1810 de 10.10.2022, este Servicio resolvió que no existían inconvenientes

jurídicos para que la empresa REXMAS S.A., utilizara o comercializara la plataforma electrónica de creación, gestión y firma de la documentación laboral desarrollada, a su vez, por la compañía Acepta.com S.A., la forma de implementación del sistema planteada por la empresa Ferreterías del Sur S.p.A., no se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la solicitud, Saluda a Ud., A | | / / 8 DE, > La ASS > a ATALIÁ POZO SANÑUEZA. ez; al JEFE Jo ABOGA| a JEFA (S) D A co Y J IRECCIÓN DEL TRABAJO o É> LEN ¿ sms, Distribución: - Jurídico; - Partes; 4