Ordinario N° 389, de 20 de marzo de 2023

E Dicaónda | _—_— Departamento Jurídico Unidad de menes e lí D 1) Eiuoar (49) 2023 389 ORDINARIO NC: / ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: La información acompañada por la Sociedad Prestadora de Servicios Focoenobra Ltda., no permite a esta Dirección autorizar la utilización del sistema consultado en el contexto de las relaciones laborales. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 13.03.2023 de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 2) Presentación de 22.12.2022 de Sr. (MO, (GIO y representación de Sociedad Prestadora de Servicios Focoenobra Ltda. SANTIAGO, — 20 MAR 2% DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO A : SR,

CU

SOCIEDAD PRESTADORA DE SERVICIOS FOCOENOBRA LTDA.

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento respecto de la posibilidad de utilizar el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que esta Dirección, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las plataformas:

|. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

ll-- Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

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Ahora bien, analizada la documentación acompañada a su presentación es necesario realizar las siguientes observaciones: i) Si bien de acuerdo a los antecedentes tenidos a la vista la solución consultada se ajustaría a la normativa vigente, no es posible autorizar su utilización dado que no se individualiza el producto lo que, en consecuencia, impide diferenciarlo de otros durante los procesos inspectivos de este Servicio. li) El número IV de su carta se alude a un “anexo” que contendría información relativa a las características del sistema. No obstante, dicho documento no fue acompañado a la presentación. lii) Finalmente, es necesario prevenir que todas las solicitudes realizadas ante este o cualquier otro Órgano del Estado deben individualizar correctamente al solicitante y, además, señalar datos de contacto, los cuales no se visualizan en la carta acompañada. En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la información acompañada por la Sociedad Prestadora de Servicios Focoenobra Ltda., no permite a esta Dirección autorizar la utilización del sistema consultado en el contexto de las relaciones laborales. Saluda a Ua., Í DIRECCIÓN DEL TRABAJO | SRA | O UN gw ( vd 7 YO (20M 208 | | na OS NHUEZA| 33431 Jo | E / A ADA DT pS | OFICINA DE PARTES y FA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO; Y DIRECCIÓN DEL TRABAJO Í ] Eb istribución: - Jurídico; - Partes; 3