Ordinario N° 844, de 14 de junio de 2023

Departamento Jurídico ” Unidad de Dictámenes e 'Elonos (204) 2023 844 ORDINARION"_...._ / j pu ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: . 1- Los documentos laborales tienen la naturaleza jurídica de instrumentos privados, de modo que para su perfeccionamiento sólo se requiere estampar en ellos la firma electrónica simple de los intervinientes. 2- No obstante, no existe ningún inconveniente jurídico para que, voluntariamente, los firmantes de un documento laboral utilicen rúbricas electrónicas avanzadas. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 02.06.2023 de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 2) Presentación de 08.02.2023 de Sr. Edgar Duarte Villalobos, en representación de empresa SmartVoting S.p.A. SANTIAGO, DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO 34 JUN 2023 A : SR. EDGAR DUARTE VILLALOBOS SMARTVOTING S.P.A. GENERAL BUSTAMANTE N*16, OFICINA 5-A PROVIDENCIA gduarte(Osmartvoting.cl Mediante presentación del antecedente 2) usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio respecto de la utilización de firma electrónica avanzada (FEA) en los procesos de votaciones sindicales por medios electrónicos. En efecto, en lo pertinente, su presentación señala: *...a través de la presente solicitud requiero el pronunciamiento de la Dirección del Trabajo tendiente a obtener respuestas acerca de la posibilidad de que dirigentes sindicales vigentes, electos, la comisión electoral y ministros de fe, puedan firmar todo tipo de actas y documentos con fea.”

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A mayor abundamiento, la presentación indica:

*...la actividad de los dirigentes sindicales vigentes, electos, la comisión electoral y ministros de fe, se vería claramente beneficiada mediante la implementación de la firma electrónica avanzada, la cual es un medio seguro e idóneo que permite firmar a distancia todo documento de manera confiable, toda vez que la firma electrónica avanzada es única e intransferible y otorga a los documentos firmados con ella, el mismo reconocimiento, protección y valor que tienen los actos y contratos firmados en papel.”

Precisado lo anterior, cúmpleme a usted informar que los documentos derivados de la relación laboral tienen la calidad jurídica de instrumentos privados, vale decir, emanan de una parte o de un tercero y pueden tener existencia material (papel) o electrónica, los cuales no constituyen plena prueba. Para que adquieran este valor es necesario el trámite del reconocimiento, esto es, que el instrumento privado sea reconocido por la parte contra quien se opone o que sea mandado tener por reconocido judicialmente.

Excepcionalmente, el legislador ha señalado en el artículo N*177 del Código del Trabajo que el finiquito, la renuncia y el mutuo acuerdo deben ser suscritos ante ministro de fe, lo cual les otorgará el carácter de instrumento público.

Aclarado lo anterior, es necesario puntualizar que la Entidad Acreditadora de la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño, tiene por principales funciones las de acreditar a los prestadores del servicio de certificación de firma electrónica y llevar el Registro de los prestadores acreditados de servicio de certificación de firma electrónica.

Ahora bien, tanto los prestadores como el Registro señalado se refieren al servicio de firma electrónica avanzada (FEA), pues la firma electrónica simple no requiere de certificación, lo cual podemos apreciar de la definición que de cada una entrega el legislador en las letras f) y g), respectivamente, del artículo 2* de la Ley 19.799, cuyo texto indica:

*f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor; 9) Firma electrónica avanzada: aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría...”

Como puede apreciarse, es precisamente la existencia de un certificado lo que da fe del vínculo entre el firmante o titular de aquél y los datos de creación de la firma electrónica.

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A mayor abundamiento, podemos señalar que es este vínculo, creado por el . certificado, entre el firmante y el documento, lo que da origen a la característica de irrepudiabilidad propia de la FEA, en virtud de la cual quien suscriba un instrumento utilizando firma electrónica avanzada no puede desconocer su autoría, situación diversa de la que se plantea con la firma simple, la cual sólo permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor.

Así las cosas, es dable concluir que, tratándose de instrumentos privados, los documentos laborales sólo requieren del uso de firma electrónica simple la cual, como se indicara previamente, no requiere que sus prestadores sean acreditados o inscritos por la Entidad Acreditadora señalada en su presentación.

Sin embargo, no existe ningún inconveniente jurídico para que, voluntariamente, se utilice en los documentos laborales la firma electrónica avanzada, como ocurriría en la especie si los dirigentes de las organizaciones sindicales suscribieran con dicha fórmula las actas u otros documentos inherentes a los procesos eleccionarios que lleven a cabo.

En consecuencia, sobre la base de las consideraciones formuladas, jurisprudencia administrativa invocada y normas legales citadas, cumplo con informar a usted, lo siguiente:

1- Los documentos laborales tienen la naturaleza jurídica de instrumentos privados, de modo que para su perfeccionamiento sólo se requiere estampar en ellos la firma electrónica simple de los intervinientes.

2- No obstante, no existe ningún inconveniente jurídico para que, voluntariamente, los firmantes de un documento laboral utilicen rúbricas electrónicas avanzadas.

Saluda atentamente a Ud.,

¿ : F E! a] a Pe ¡ j 7 A ¿ Pos da ÓN DEL A Da ÍA E ( AE GUIA NR SR ¿ A A por) P. NATALIA POZO SANHUÉZA [£( SEE Jo E ABOGADA A) * JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDIS S> eS h 7 e DIRECCIÓN DEL' TRABAJO 2 istribución: - Jurídico; - Partes. - Control. 3