Ordinario N° 899, de 4 de julio de 2023

o a” Departamento Jurídico Unidad de Dictámenes e informes en Derecho E55842 (655) 2023 E55915 (655) 2023 E98723 (1302) 2023 0 ORDINARIO N*: 899 / pu UY ACTUACIÓN: O) Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: Los antecedentes acompañados para respaldar la solución de gestión de documentación electrónica, denominada Sing Now, no justifican el acatamiento de cada uno de los requisitos vigentes sobre la materia contemplados en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales. ANTECEDENTES: 1) instrucciones de 08.06.2023 de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 2) Presentación de 21.04.2023 de Sr. Alejandro Izquierdo Garcés, en representación de empresa GFK Adimark Chile S.A. 3) Presentación de 08.03.2023 de Sra. María del Carmen Navarro Ramos, en representación de GFK Retail and Technology. SANTIAGO, D4 JUL 2 DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO A : SRA. MARÍA DEL CARMEN NAVARRO RAMOS GFK RETAIL AND TECHNOLOGY LOS CONQUISTADORES N*1730, DEPARTAMENTO 2201 PROVIDENCIA mary.navarro(Mgtk.com Mediante sus presentaciones de antecedente 2) y 3), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución de creación, firma y gestión de documentación laboral electrónica comercializada por la compañía AIRSLATE INC, denominada “Sign Now, “...está certificada o no por DT, con requisitos para firma digital y si cumple o no con condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por ustedes”.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente: ¡) Acerca de su primera consulta, es dable hacer presente que esta Dirección no certifica ni empresas ni productos, limitándose a verificar el cumplimiento normativo de cada solución de acuerdo con la normativa que corresponda. ii) En segundo término, es del caso manifestar que para utilizar un sistema de creación, firma y gestión de documentación laboral no se requiere autorización previa de esta Dirección, bastando solamente con emplear sistemas que se ajusten a la normativa vigente. iii) En cuanto al marco regulatorio de los sistemas de gestión y firma electrónica de la documentación laboral, es del caso indicar que esta Dirección, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son: a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador. b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida O limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información. c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo. d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir. e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

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l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir

en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel. Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Al respecto, es dable indicar que ninguna de las presentaciones explica las razones técnicas por las cuales la solución consultada cumple cada una de las exigencias vigentes.

iv) Resulta pertinente indicar que esta Dirección no se ha pronunciado previamente acerca de alguna solución de la compañía AIRSLATE INC.

v) Finalmente, es necesario puntualizar que toda la documentación que se presente ante este u otro órgano de la Administración del Estado debe encontrarse en idioma castellano.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que los antecedentes acompañados para respaldar la solución de gestión de documentación electrónica, denominada Sing Now, no justifican el acatamiento de cada uno de los requisitos vigentes sobre la materia contemplados en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.

Saluda a Uad., a yn

/) A PJ) / EN / dis Í a ATT , fe] NATALIA POZOSA ATT) ABOGADA eN A e AS JEFA Ñ ) DEPARTAMENTO JURÍSICGAS IRECCIÓN DEL TRABAJO | Y Sy / ABP/RCG Distribución: - Jurídico; - Partes; - Control 3