Ordinario N° 922, de 5 de julio de 2023

Departamento Jurídico Unidad de Dictámenes A Eoe1T7 (010) 2029" 992 ORDINARIO NC: . / ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: Salvo las excepciones citadas en el presente informe, no existen inconvenientes jurídicos para proceder a la creación, firma y gestión de la documentación derivada de la relación laboral por medios electrónicos, incluida la relativa al área de salud y seguridad ocupacional, en la medida que los empleadores utilicen sistemas informáticos que se ajusten a las condiciones técnicas establecidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015 y se cumplan, cuando corresponda, las demás exigencias vigentes respecto del Procedimiento para la Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos ANTECEDENTES: 1) Correo electrónico de 13.06.2023 de Departamento de Inspección. 2) Instrucciones de 05.06.2023 de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 3) Presentación de 22.03.2023 de Sr. Clemente Canales Turpaud, en representación de empresa Nearway S.p.A. SANTIAGO, 95 JUL 20% DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO A : SR. CLEMENTE CANALES TURPAUD NEARWAY S.P.A. clementeUOYnearway.com Mediante su presentación del antecedente 3), usted ha solicitado de este Servicio un pronunciamiento respecto de la posibilidad de firmar electrónicamente el documento denominado “Análisis Seguro de Trabajo” (AST), el cual constituiría, de acuerdo con su presentación:

*...una herramienta preventiva... que permite... analizar los riesgos antes de empezar una determinada actividad y desglosarla en pasos, para luego determinar los riesgos respectivos de cada paso de la actividad y así determinar las medidas de prevención de riesgos que permitan controlar los riesgos de cada uno de los pasos que se establecieron.”

Precisado lo anterior, es necesario hacer presente que, consultado respecto de la materia, el Departamento de Inspección de este Servicio ha señalado, particularmente acerca del “Análisis Seguro de Trabajo” que este equivale al “Procedimiento para la Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos” el cual, a su vez se traduce en la práctica en el documento conocido como “matriz de riesgos”.

En el mismo orden de ideas, debemos aclara que, si bien el procedimiento en examen no cuenta con una norma de aplicación general, existen diversos ejemplos específicos de su utilización y regulación, así, por ejemplo, lo encontramos en;

¡) El Decreto Supremo N*18 de 2020 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, el cual, en su título segundo se refiere a la identificación de riesgos en el ámbito del Teletrabajo y Trabajo a distancia. En este caso el procedimiento es aún más amplio o completo que la sola herramienta de AST, la que se utiliza en etapa inicial para la confección de matrices de riesgos;

ii) En el artículo 5 del Decreto Supremo N*1 de 2021 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que regula los trabajos peligrosos para niños y adolescentes;

iii) En el Decreto Supremo N*9 de 2021 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que norma el trabajo de los teleoperadores;

iv) En el Decreto Supremo N*90 de 2000 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que regula el trabajo portuario.

Ahora bien, respecto de la posibilidad de utilizar medios electrónicos para la gestión de la documentación en examen, resulta necesario indicar que las plataformas de generación y firma de la documentación laboral a través de medios digitales se encuentran reguladas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015.

A su vez, de acuerdo con la doctrina vigente de esta Dirección no existen inconvenientes jurídicos para proceder a la suscripción digital de la documentación laboral a menos que exista una norma legal expresa en tal sentido o que nos encontremos frente a alguno de los actos o contratos señalados en el inciso 2* del artículo 3” de la Ley N*19,799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, vale decir:

a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico; b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, y c) Aquellos relativos al derecho de familia.

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De este modo, salvo las excepciones señaladas no existen inconvenientes para proceder a la firma electrónica de la documentación laboral, dentro de la cual se incluye aquella referida al área de salud y seguridad ocupacional.

A mayor abundamiento, esta Dirección ha señalado a través de Ord. N*2161 de 15.12.2022 que, a modo ejemplar, puede rubricarse electrónicamente la; ODI: Obligación de Informar (ODI); DPS: Declaración de Salud Obligatoria; SSOMA: Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente; EES: Encuestas de Compromiso de los Trabajadores; SST: Seguridad y Salud de los Trabajadores; SSO: Activos de Seguridad y Salud Ocupacional, etc.

Finalmente, respecto de la plataforma que permita crear, firmar y gestionar la documentación, incluido el AST, además de los requisitos señalados en el citado Dictamen N*0789/15 se estima indispensable que cuente con medidas de seguridad que permitan garantizar la inalterabilidad de la información y, de este modo, la fiabilidad de los documentos que de ella deriven.

En consecuencia, sobre la base de las normas legales y administrativas citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, salvo las excepciones citadas en el presente informe, no existen inconvenientes jurídicos para proceder a la creación, firma y gestión de la documentación derivada de la relación laboral por medios electrónicos, incluida la relativa al área de salud y seguridad ocupacional, en la medida que los empleadores utilicen sistemas informáticos que se ajusten a las condiciones técnicas establecidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015 y se cumplan, cuando corresponda, las demás exigencias vigentes respecto del Procedimiento para la Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos.

Saluda a Ud., ,

! DIRECCIÓ IN DEL TRABAJO , DEL ¡ ¡ j Í $ 2 , E ) VE? s Ña nl 05 JUL 2023 | NATALIA Pozo E aye EFE JS L OFICINA DE PARTES | ABOGADA? SN /> ca | JEFA (S) DEPARTAMB TO JUR Di ns DIRECCIÓN DEL TRABAJO — £ MS ¿Distribución: - Jurídico; - Partes; - Control 3