Ordinario N° 969, de 11 de julio de 2023

Departamento Jurídico Unidad de Dictámenes e D hi 9700 (1148) 2023 969 ORDINARION* 7 / ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: Los requisitos de operación de los sistemas de generación, firma y gestión de la documentación laboral por medios electrónicos se encuentran contenidos en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 05.07.2023 de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 2) Presentación de 13.04.2023 de Sr. Juan Pablo Stifel Carja, en representación de empresa Maximise S.A. SANTIAGO, — 11 JUL 2023 DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO A : SR.

JUAN PABLO STIFEL CARJA

MAXIMISE S.A.

jastudilloffmaximise.cl

Mediante su presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento respecto de la utilización de un sistema de generación, firma y gestión de la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.

Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las plataformas:

|-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

ll- Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador.

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Entonces, no se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

En cuanto a qué documentos pueden crearse y firmarse electrónicamente, es del caso indicar que el mismo Dictamen citado se refiere latamente a la materia.

Finalmente, cabe precisar que las presentaciones referidas a la materia de que se trata deben ser dirigidas directamente al nivel central, específicamente, al Departamento Jurídico de esta Dirección.

Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.

Saluda a Ud.,

SIN bs Nr NÁTALIA POZO/SA 1 JEFE JO ABOGA o o JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO YHWSCÁL: - DIRECCIÓN DÉL TRABAJQo——=.oo | DIRECCIÓN DEL TRABAJO | po DD UJUL 2003 l In ? | OFICINA DE PARTES | [TCINA DE PARTES ¿ABPIR Distribución: - Jurídico; - Partes; - Control; 3