Ordinario N° 1245, de 14 de septiembre de 2023

Departamento Jurídico y Unidad de Dictámenes zoror7 (2044) 2025 19245 ORDINARIO N*: __ Í ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: Si bien la utilización de la plataforma de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provista por la empresa BUK S.p.A., ha sido autorizada por esta Dirección, la forma de implementación planteada por la empresa Summit Agro South America S.p.A., no se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la solicitud. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 21.08.2023 de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 2) Oficio Ordinario N*1360-31579/2023 de 18.08.2023 de Directora Regional del Trabajo, Metropolitana Oriente. 3) Presentación de 17.08.2023 de Sra. Lesli Hormazábal León en representación de empresa Summit Agro South América S.p.A. SANTIAGO, DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO 14 SEP 200% A: SRA. LESLI HORMAZÁBAL LEÓN SUMMIT AGRO SOUTH AMÉRICA S.P.A. lesli. hormazabal(Osummit-agro.com Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar una solución tecnológica provista por la empresa BUK S.p.A., la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos y, además, consulta por los documentos que podrían ser creados, firmado y gestionados por medios digitales. Aclarado lo anterior, resulta necesario señalar que este Servicio, a través de Ord N*5463 de 25.11.2019, se pronunció respecto de la solución de gestión y firma de documentación electrónica de la compañía BUK S.p.A. concluyendo, en lo pertinente, que el sistema consultado se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015 que regula la materia por lo que, en principio, no existiría inconveniente para su utilización.

No obstante, si bien la solución de la empresa BUK fue autorizada por esta Dirección, su implementación y utilización sólo serán válidas en la medida que ellas se ajusten estrictamente a lo señalado en el aludido Dictamen N*0789/15 y demás jurisprudencia administrativa complementaria. Por lo tanto, se deben realizar las siguientes precisiones respecto de la información proporcionada por el solicitante: 1-. Dado que la solución se implementaría como una intranet no daría cumplimiento a la exigencia de la letra a) del citado Dictamen N*0789/15 ya que no permitiría una consulta desde fuera de la red de la empleadora.

2-. Sólo una vez que un trabajador ha consentido expresamente en la utilización de medios electrónicos para la suscripción y gestión de su documentación laboral, podrá procederse en tal sentido por parte del empleador. De este modo, si el trabajador no aceptara la utilización de medios electrónicos para los fines señalados, respecto de él se deberá operar siempre en soporte de papel y, cuando un documento requiera firma, ella deberá ser holográfica. Respecto de esta última materia la documentación no se pronuncia.

3-. El sistema debe remitir automáticamente a los correos electrónicos personales de los trabajadores todos los documentos que la plataforma genere respecto de ellos, de lo cual se desprende que, si bien la mantención de una intranet constituye una acción positiva, la medida básica de publicidad y garantía de recepción de copia de los documentos es el envío automático de los antecedentes por parte de la plataforma a los correos personales de los dependientes, y no su puesta a disposición en una red controlada por el empleador. La presentación tenida a la vista para la confección del presente informe señala que al trabajador le serán enviados los documentos firmados a su correo electrónico personal, pero no indica que los envíos serán automáticos, vale decir, sin intervención humana.

Finalmente, en cuanto a la documentación que puede ser creada, firmada y gestionada por medios digitales, cabe indicar que la materia se encuentra latamente tratada en el citado Dictamen N*0789/15.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, si bien la utilización de la plataforma de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provista por la empresa BUK S.p.A., ha sido autorizada por esta Dirección, la forma de implementación planteada por la empresa Summit Agro South América S.p.A., no se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la solicitud.

Saluda a Ud., DiRECCIÓ a l

IDE O: j j D i ¡ [19 SEP 2093 | a | [== DOE PARTES Pe o A CAROLINA G e x GADA o (9 JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDI De 5% DIRECCIÓN DEL TRABAJO o Ao Distribución: - Jurídico; - Partes; - Control - — Dirección Regional del Trabajo, Metropolitana Oriente 2