Ordinario N° 1241, de 14 de septiembre de 2023

adn iman Y | y Ea io 1241 : ORDINARION":___/ / : ACTUACIÓN: Ju pu 99 Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: Sin perjuicio de lo señalado en el cuerpo del presente informe acerca de la improcedencia de aplicar a los pronunciamientos de este Servicio las normas del procedimiento administrativo contenido en la Ley N*19.880, el software de generación, gestión y firma de . documentación laboral electrónica, denominado “SGP”, se ajusta a todas las condiciones exigidas por el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que se : . autoriza su utilización en el contexto de las relaciones o laborales ANTECEDENTES: . 1) Instrucciones de 29.08.2023 de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 2) Presentación de 26.07.2023 de Sr. Sebastián Delmastro Morey, en representación de empresa Ambox S.A. SANTIAGO, 14 SEP 2023 DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO A —: SR. SEBASTIÁN DELMASTRO MOREY EMPRESA AMBOX S.A. AV. KENNEDY 5454, PISO 3 VITACURA sdelmastrofMgrupoambox.com Mediante su presentación del antecedente 2), usted ha solicitado, en virtud de lo dispuesto en el artículo 9” de la Ley N*18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de La Administración del Estado, la reconsideración del Ord. N*851 de 14.06.2023 el cual, básicamente, concluyó que, analizada la documentación acompañada por el recurrente, el sistema de gestión de documentación electrónica denominado “SGP”, no se ajustaba a las normas que sobre la materia establece el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

l) En cuanto al recurso de reposición deducido por usted, cabe precisar que de conformidad con la facultad que le atribuye al Director del Trabajo, tanto el artículo 1” letra b) como el artículo 5” letra b), del DFL N*2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, a dicha autoridad administrativa le compete "fijar de oficio o a petición de parte por medio de dictámenes el sentido y alcance de las leyes del trabajo".

Pues bien, a juicio de esta Dirección, esta facultad exclusiva de interpretar la legislación y reglamentación social, se materializa en un pronunciamiento que no se enmarca en ninguno de los conceptos de acto administrativo que contiene el artículo 3” de la Ley N*19.880, toda vez que se trata de una potestad normativa, reguladora, cuyo ejercicio corresponde que sea desempeñado únicamente por este Servicio, no resultando aplicables las disposiciones del procedimiento administrativo contenidas en el citado cuerpo legal. Así lo ha resuelto, además, la jurisprudencia reiterada y uniforme de este Servicio plasmada, entre otros, en ordinarios N*4964 de 05.10.2016 y N*1646 de 06.05.2019.

En el mismo sentido, es dable hacer presente que la conclusión expuesta se sustenta en la doctrina emanada de la Contraloría General de la República contenida, entre otros, en el Oficio N*39.353 de 10.09.2003, plenamente vigente, dirigido al Servicio de Impuestos Internos, entidad fiscalizadora de igual naturaleza jurídica que esta Dirección del Trabajo, mediante el cual, en lo pertinente, dispone:

" "El uso de la atribución del Servicio de Impuestos Internos de fijar normas e impartir instrucciones, se materializa en un acto que no se enmarca en ninguno de los conceptos de acto administrativo que contiene el artículo 3* de la ley N*19.880, toda vez que se trata de una potestad normativa, reguladora, cuyo ejercicio corresponde que sea ponderado exclusivamente por el Servicio".

En suma, acerca de este punto, es posible indicar que, respecto del Ord. N*851 de 14.06.2023 cuya reposición se solicita, no cabe aplicar el procedimiento regulatorio contenido en la Ley N*19.880. Por las mismas razones apuntadas tampoco resultará proceder deducir contra el mismo informe el recurso jerárquico previsto en el artículo 59 de dicho cuerpo legal.

Finalmente, y sin perjuicio de lo señalado en los párrafos que anteceden, es necesario destacar que el N*3 de su presentación expresamente indica que *...dichas observaciones se encuentran subsanadas, por la modificación del sistema desarrollado expuesto en el informe técnico adjunto...” lo cual, implícitamente, no

viene sino a reconocer, además, que las conclusiones del informe impugnado se encuentran ajustadas a Derecho.

11) Acerca de su solicitud de autorización del sistema de creación, firma y gestión de documentación laboral por medios electrónicos, denominado “SGP”, es del caso reiterar que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

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Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las plataformas:

i-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

li-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

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“Aclarado lo anterior, cabe precisar que, analizada la documentación acompañada es posible inferir que el sistema AMBOX S.A., de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica se ajustaría a la normativa administrativa vigente sobre la materia.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, sin perjuicio de lo señalado en el cuerpo del presente informe acerca de la improcedencia de aplicar a los pronunciamientos de este Servicio las normas del procedimiento administrativo contenido en la Ley N”19.880, el software de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado “SGP”, se ajusta a todas las condiciones exigidas por el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, por lo que se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.

Saluda a Ud.,

// ( la 7) el QQ EN_DEJ ht ¡OLE 75 de CAROLINA GODOY.DONOSO/2 ——YE ABOGADA E LEFE JS JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍD Eo A DIRECCIÓN DEL TRABAJO XV uR0s Send istribución: - Jurídico; - Partes; - Control. 4