Ordinario N° 509, de 30 de julio de 2025

- EE A eoliano acend : AA Departamento Jurídico Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho E360396 (235) 2024 ORDINARIO N*: 50 9 / Ñ O AN> iu ACTUACIÓN: Q Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: La información acompañada a la presentación de la empresa eProc Soluciones de Software S.p.A., para solicitar un pronunciamiento de este Servicio acerca de un sistema de generación, firma y gestión de documentación laboral electrónica, no se ajusta a las condiciones técnicas mínimas exigidas por el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 14.07.2025 de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 2) Instrucciones de 27.03.2025 de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 3) Presentación de 17.12.2024 de empresa eProc Soluciones de Software S.p.A. SANTIAGO, 30 JUL 202% DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO A : SRES. EPROC SOLUCIONES DE SOFTWARE S.P.A.

Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado a este Servicio que “certifique” un sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que el Dictamen N”0789/15 de 16.02.2015, estable los requisitos de operación de los sistemas de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, los cuales son copulativos, ho alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador,

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las plataformas:

l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en

tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel, Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Aclarado lo anterior, respecto de su presentación cabe realizar las siguientes

observaciones: 2

1) La Dirección del trabajo no “certifica” software, sólo constata, de acuerdo a la información tenida a la vista, si el sistema cumple con las normas legales y administrativas vigentes.

2) La presentación no individualiza el nombre comercial del producto que se desea validar.

3) La presentación no individualiza correctamente al solicitante pues carece de RUT. 4) La documentación presentada no hace ninguna referencia al Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, de manera que no se ha podido verificar que cumpla con las exigencias establecidas en dicho pronunciamiento.

Finalmente, resulta necesario destacar que el índice de la presentación da a entender que ella contaría con 53 páginas, sin embargo, sólo se han tenido a la vista 11 de ellas.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la información acompañada a la presentación de la empresa eProc Soluciones de Software S.p.A., para solicitar un pronunciamiento de este Servicio acerca de un sistema de generación, firma y gestión de documentación laboral electrónica, no se ajusta a las condiciones técnicas mínimas exigidas por el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015.

Saluda a Ud., ÓN DE ] ASP 10 Y ) e E S EM NATALIA RQZO SANHUEZA [2% S l OGABA lo) JEFA (S) DEPARTA! TO JURÍDICO?G TROY DIRECCIÓN 7 TRABAJO ¿Ls tribución: - Jurídico; - Partes; - Control; 3