Ordinario N° 654, de 23 de septiembre de 2025

A “Dirección | ¿del abajo. e , Sonieros de chile , la años As pe : A Departamento Jurídico Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho E30440 (312) 2025 ORDINARIO N*: 654 ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: 1. El módulo de rúbrica electrónica debe formar parte de un sistema integral que dé cumplimiento a las exigencias contenidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, no bastando la firma como componente aislado. 2. No se ajusta a la normativa vigente que las firmas electrónicas de los trabajadores sean gestionadas por los propios empleadores debido a la existencia de un evidente conflicto de interés, debiendo ser entregada dicha función a un tercero no relacionado con el empleador. 3. El contro! de asistencia de los trabajadores debe ser realizado por un mecanismo específico en formato de papel o electrónico, en este último caso regido por las normas de la Resolución Exenta N*38 de 26.04.2024, ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 15.09.2025 de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 2) Instrucciones de 14,05.2024 de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. : 3) Presentación de 31.01.2025 de empresa Falabella S.A. SANTIAGO, — 23 SEP 2025

DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO A : SRES.

Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento respecto de la posibilidad de utilizar un sistema de firma electrónica denominado ByFalabella, el cual se integraría a una solución de gestión de documentación laboral llamada OneBase.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

a. El primer término, el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, establece los requisitos copulativos mínimos de operación de los sistemas de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica.

En tal contexto, es necesario recordar que la doctrina de este Servicio contenida, entre otros, en los Ords. N”2465 de 03.09.2020 y N*2493 de 03.11.2021, señala lo siguiente:

...Esta Dirección exige, para el tratamiento de la documentación laboral,

contar con un sistema integral de generación, firma y gestión de

documentación electrónica no bastando, por ende, la sola rúbrica digital como

una herramienta aislada, es decir, ella debe formar parte de una solución

completa convirtiéndose en un componente más de la plataforma.

Del texto transcrito, deriva que la rúbrica electrónica como herramienta debe formar parte de un sistema integral que dé cumplimiento a todas las exigencias contenidas en el ya citado Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015. No obstante, del análisis de la presentación no queda claro si ByFalabella será integrado a la plataforma OneBase y, además, quién es responsable de la Operación de este último software.

b. Luego, resulta necesario indicar que no se ajusta a la normativa vigente que las firmas electrónicas de los trabajadores sean gestionadas por los propios empleadores debido a la existencia de un evidente conflicto de interés.

Por las mismas razones, cuando el sistema sea auto desarrollado por un empleador, lo cual es perfectamente lícito, al menos la administración del módulo de firma electrónica debe entregarse a un tercero independiente que asegure a los trabajadores que no sea su propio empleador quien, por ejemplo, gestionará las claves con las que rubricarán los documentos presentados por la misma empresa. Cc. Finalmente, es del caso precisar que tanto el control de asistencia como la jornada de los trabajadores, señaladas en la página dos de su presentación, deben ser realizadas por un mecanismo específico en formato de papel o electrónico, en este último caso regido por las normas de la Resolución Exenta N*38 de 26.04.2024.

2

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente: 1. El módulo de rúbrica electrónica debe formar parte de un sistema integral que dé cumplimiento a las exigencias contenidas en el Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, no bastando la firma como componente aislado. 2. No se ajusta a la normativa vigente que las firmas electrónicas de los trabajadores sean gestionadas por los propios empleadores debido a la existencia de un evidente conflicto de interés, debiendo ser entregada dicha función a un tercero no relacionado con el empleador. 3. El control de asistencia de los trabajadores debe ser realizado por un mecanismo específico en formato de papel o electrónico, en este último caso regido por las normas de la Resolución Exenta N*38 de 26.04.2024. Saluda a Ud., | DIRECCIÓN DE! TRAPAJO | E 3 SEP 2025 | [ OFICINA DE PARTES | DEL ZO CAROLINA DONOSG:, a ABOGADA [S(JEFEJS JEFAAS) DEPARTAMENTO JURIDISO ÉS, DIRECCIÓN DEL TRABAJO “Yo Jue» ¡RO Distribución: - rídico; - Partes; - Control; 3