Ordinario N° 33, de 19 de enero de 2026

2309 "Dirección del Trabajo Gobierno de Chile. Unidad de Dictámenes ZU e Informes en Derecho y ó E208695 / 2025 ORDINARION*":_____ / ACTUACIÓN: Aplica doctrina. MATERIA: Documentación laboral electrónica. RESUMEN: 1-. Dado que el sistema Flexit sería una aplicación móvil carente de un sitio Web no permitiría cumplir con las exigencias vigentes acerca del acceso de este Servicio a la información de los trabajadores. 2-. La aplicación Flexit no cumple con la exigencia de envío automático de una copia de los documentos firmados a los trabajadores. 3-. No se ajusta a la normativa vigente que las firmas electrónicas de los trabajadores sean gestionadas por los propios empleadores debido a la existencia de un evidente conflicto de interés. 4. La asistencia y horas de trabajo deben ser controladas mediante un sistema electrónico autorizado por esta Dirección de acuerdo a las disposiciones de la Resolución Exenta N*38 de 26.04.2024, calificación que la aplicación Flexit no posee. ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 08.01.2026 de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho. 2) Presentación de 23.07.2025 de empresa Falabella Retail S.A. SANTIAGO, 19 ENE 2076 DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO A : SRES. FALABELLA RETAIL S.A. ROSARIO NORTE N*660 LAS CONDES IS

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si se ajusta a Derecho la implementación y uso de un sistema de generación, firma y gestión de documentación laboral, en la forma de una aplicación móvil denominada Flexit, destinada a la contratación de trabajadores para esa compañía. A mayor abundamiento, su presentación describe las etapas de selección de personal, el proceso de enrolamiento en una aplicación móvil, las fórmulas de identificación de las personas y la firma de la documentación laboral. Precisado lo anterior, cúmpleme informar que este Servicio, a través del Dictamen N*0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de las plataformas de generación, firma, gestión y notificación de la documentación derivada de las relaciones laborales en formato digital, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente. Dichos requisitos son: a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador. b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información. c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo. d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir. e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha agregado las siguientes exigencias de operación:

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l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

li. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Aclarado lo anterior, es necesario indicar que, analizada la documentación

acompañada, se deben formular las siguientes observaciones: 1. En cuanto al primer requisito mencionado, es del caso indicar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista el sistema Flexit es una aplicación móvil, lo cual se desprende de aseveraciones tales como; ...el usuario debe descargar la aplicación Flexit, disponible para dispositivos con sistema operativo ¡OS y Android o Una vez instalada la aplicación..., y también: respecto de los documentos laborales que se generan a través de la aplicación Flexit...

Precisado lo anterior, es posible colegir que al tratarse sólo de una aplicación móvil no contempla un sitio Web de consulta de la información accesible a los funcionarios de este Servicio lo cual, a su vez, impide cumplir con las demás exigencias vigentes.

2. Acerca de la exigencia de envío automático de la documentación firmada a un correo personal del trabajador, es necesario destacar que la presentación, en lo pertinente, señala: Que, considerando que la modalidad de contratación implementada es de carácter electrónico, todos los usuarios debidamente registrados en la plataforma han otorgado su consentimiento expreso para que la documentación laboral correspondiente sea remitida a su correo electrónico personal.

Como es dable apreciar, la presentación señala que los candidatos otorgan su autorización para que la documentación les sea remitida a sus cuentas de correo personal, pero no asevera que el sistema envíe los instrumentos de manera automática que es lo exigido por el informe precitado.

A mayor abundamiento, la página 7 de la presentación que nos ocupa, señala en lo que importa:

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Firmado el documento por parte del colaborador, éste queda cargado en la aplicación misma, por medio de la cual el trabajador debe realizar la descarga de los documentos, a fin de mantener respaldos de estos...

Del texto transcrito se deriva claramente que la aplicación no cumple con la exigencia de envío automático de los documentos, sino que, por el contrario, traspasa la carga de obtener su copia a los trabajadores.

En tal contexto, cabe precisar que la utilización de correos electrónicos privados de los dependientes constituye una medida de protección que salvaguarda su derecho a recibir copia de todos los antecedentes que le conciernan, sin intervención de los empleadores.

3. Respecto de la rúbrica de la documentación laboral, es necesario indicar que del análisis de los antecedentes no queda claro el medio a través del cual los usuarios manifiestan su consentimiento.

Lo anterior, se debe a que la presentación confunde la firma propiamente tal, entendida como mecanismo de exteriorización del consentimiento, con la mera inserción automatizada en el documento de una imagen de una rúbrica manuscrita. En efecto, la página 4 de su presentación, respecto de la materia que nos ocupa, dispone:

Firma digital: Los usuarios accederán a la función de firma digital dentro de la aplicación y podrán dibujar su firma con el dedo sobre un lienzo. Una vez guardada, la firma, con autorización del usuario, se insertará automáticamente en cada contrato de trabajo que firmen, agilizando el proceso sin necesidad de repetirlo en cada ocasión.

A su turno, en la página 5 del documento, se lee:

Esta firma es guardada en una base de datos cifrada de extremo a extremo, para luego ser inserta en los contratos firmados...

Luego, la página 6 reafirma que:

Una vez que el usuario está conforme, presionan el botón "Continuar", momento en el cual se despliega un informativo que le solicita la autorización del uso y almacenamiento la firma:

“Por este acto autorizo expresamente a FLEXIT APP a almacenar una copia de la firma mecánica o estilográfica estampada en este instrumento, con objeto de ser utilizada como modelo digital serigrafiado en futuros documentos suscritos en esta plataforma por el Usuario...”

Posteriormente, la página 7 señala:

Una vez guardada, la firma se insertará automáticamente en cada contrato firmado dentro de la aplicación, previa autorización del usuario.

Así las cosas, del análisis conjunto de los textos transcritos, resulta claro que la aplicación en examen requerirá al interesado, la primera vez que se use, que éste dibuje su firma en la pantalla para ser almacenada, la cual luego será solamente insertada en los documentos, es decir, la imagen se encontrará siempre en poder del empleador lo que, evidentemente, descarta que sea un medio apto para que el trabajador manifieste su consentimiento.

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Lo señalado no quiere decir que la fórmula propuesta no pueda ser utilizada, sino sólo que la manifestación de la voluntad del trabajador no pasa, en la especie, por la inserción de la imagen en el documento que, como se señaló, es acto unilateral del empleador, sino que, probablemente, los interesados deberán indicar su anuencia en el sistema durante el flujo de revisión de los antecedentes, no quedando claro en qué momento ocurre tal circunstancia.

En el mismo contexto, es muy importante resaltar que el sistema solicita al Usuario que autorice el uso de su firma grabada como como rúbrica electrónica simple de acuerdo a las normas de la Ley 19.799, lo cual, como se indicara previamente, no resulta ajustado a Derecho

Ahora bien, sin perjuicio de todo lo reseñado en los párrafos que anteceden, es fundamental tener presente que la reiterada y uniforme jurisprudencia de esta Dirección contenida, entre otros, en el Ord. N'654 de 23.09.2025, dirigido al mismo recurrente, empresa Falabella S.A., establece que no se ajusta a la normativa vigente que las firmas electrónicas de los trabajadores sean gestionadas por los propios empleadores debido a la existencia de un evidente conflicto de interés.

Por las mismas razones, cuando el sistema sea auto desarrollado por un empleador, lo cual es perfectamente lícito, al menos la administración del módulo de firma electrónica debe entregarse a un tercero independiente que asegure a los trabajadores que no sea su propio empleador quien, por ejemplo, gestionará las claves con las que rubricarán los documentos presentados por la misma empresa. 4-. No queda claro a qué se refiere la presentación con la frase:

El documento es enviado para la firma del usuario o en su respectivo caso, colaborador...

Esto, por cuanto dentro del flujo descrito no se aprecia ningún envío de la

documentación al interesado, por ejemplo, a través de correo electrónico.

5-. La página 2 de su presentación, en lo pertinente, señala: En nuestro caso, los documentos que actualmente se gestionan a través de la plataforma Flexit son los siguientes: Documentos relativos a la asistencia del trabajador (malla de turno, libro de asistencia, etc.).

Al respecto, cabe precisar que la asistencia y horas de trabajo deben ser controladas mediante un sistema electrónico autorizado por esta Dirección de acuerdo a las disposiciones de la Resolución Exenta N*38 de 26.04.2024, calificación que la aplicación Flexit no posee.

En consecuencia, sobre la base de la norma administrativa citada, jurisprudencia invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente:

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1-. Dado que el sistema Flexit sería una aplicación móvil carente de un sitio Web no permitiría cumplir con las exigencias vigentes acerca del acceso de este Servicio a la información de los trabajadores. 2-. La aplicación Flexit no cumple con la exigencia de envío automático de una copia de los documentos firmados a los trabajadores. 3-. No se ajusta a la normativa vigente que las firmas electrónicas de los trabajadores sean gestionadas por los propios empleadores debido a la existencia de un evidente conflicto de interés. 4. La asistencia y horas de trabajo deben ser controladas mediante un sistema electrónico autorizado por esta Dirección de acuerdo a las disposiciones de la Resolución Exenta N*38 de 26.04.2024, calificación que la aplicación Flexit no posee. Saluda a Ud., f - Hl ION o : | i O, , Q ; MES N_De7 S NATALIA POZO SANHUEZS E ABOGADA * E JEFA (S) DEPARTANW o JÚBIO 9 DIRECCIÓN DEL TRABA Wer Ñ oz 13 El $ A 1) MGCI/RC “Distribución: - Jurídico; - Partes; - Partes; 6