Ordinario N° 539, de 10 de noviembre de 2026

Materia: Sistema de registro y control de asistencia. Solicitud

Mediante la presentación del antecedente 3), se ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia denominado “Nubox Control de Asistencia", y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establece la Resolución Exenta N° 38 de 26.04.2024, para lo cual se acompaña el informe de certificación

N° 162, de 06.07.2026, emitido por la empresa Ciberlegal SpA, RUT N° 77.180.832-8, junto al informe de vulnerabilidades, el diagrama de arquitectura y la declaración jurada, dejándose constancia de que se trata de la primera presentación del sistema ante esta Dirección.

En tal contexto, de acuerdo a lo dispuesto en el inciso 3* del artículo 33 del Código del Trabajo y en el artículo 68° de la Resolución Exenta N° 38, que divide el proceso de análisis de los sistemas en tres etapas sucesivas, se procedió a analizar los antecedentes presentados, cuyo resultado es el siguiente:

a) Examen de admisibilidad: Durante esta etapa se analiza el cumplimiento de las exigencias formales de presentación de los antecedentes, así como la omisión de información general, las credenciales o accesos al módulo de fiscalización y la falta de documentos.

Durante el señalado análisis no se han formulado observaciones, habiéndose acompañado la carta conductora con la información que exige el artículo 66° y la totalidad de los documentos que la misma norma enumera.

Conclusión: La documentación presentada se ajusta a las exigencias vigentes.

b) Análisis de los aspectos informáticos: En esta etapa se examina el cumplimiento de las condiciones relativas a la arquitectura del software, seguridad, integridad y respaldo de la información, base de datos, alertas, etc.

Mediante el correo electrónico del antecedente 1), el Departamento de Tecnologías de la información de este Servicio informó favorablemente esta etapa.

Conclusión: La documentación presentada se ajusta a las exigencias vigentes.

c) Análisis de los aspectos jurídicos: En esta instancia se revisan las exigencias asociadas al portal de fiscalización y a la reportería de la plataforma. Tratándose de un sistema nuevo y, por lo tanto, carente de información real, la revisión se practicó, conforme lo permite el inciso final del artículo 68° citado, sobre la empresa de prueba incorporada por el prestador, accediendo al portal de fiscalización con un perfil de fiscalizador de este Servicio.

Durante el señalado análisis se han efectuado las siguientes observaciones:

1) Respecto del artículo 27° letra e). Observación: La disposición citada, cuyo objeto declarado es "prever cualquier situación que al momento de fiscalizar pudiere entorpecer o impedir el ejercicio de las facultades inspectivas de esta Dirección”, ordena que los sistemas envíen a cada cliente, automáticamente, "un reporte con las marcaciones del día de cada trabajador”, permite fraccionarlo por oficinas, locales o faenas, pero "manteniendo su carácter diario”, y precisa que tal reporte "sólo podrá ser presentado ante un inspector cuando, por ejemplo, al momento de efectuarse la fiscalización el sistema presentare fallas técnicas que impidieren acceder a la información”. La revisión del módulo respectivo dio cuenta de que la plataforma genera y despacha el archivo de manera automática, pero no el día que este cubre, sino a las 06:30 horas del segundo día siguiente.

Así constó en la serie completa de cuarenta archivos consecutivos correspondientes al periodo comprendido entre el 16.07.2026 y el 24.08.2026, en la cual la diferencia entre la fecha del reporte y la de su envío al empleador es invariablemente de dos días, sin excepción alguna, de modo tal que a la fecha de esa revisión el archivo más reciente era el del 24.08.2026, sin que existieran los correspondientes a los dos días anteriores. La situación fue verificada nuevamente el

09.09.2026, con idéntico resultado, pues el archivo más reciente existente a esa fecha era el correspondiente al 07.09.2026, despachado a las 06:30 horas del 09.09.2026, sin que existieran tampoco los de los dos días precedentes, lo que descarta que se trate de un incidente aislado o de un rezago variable de procesamiento.

Dicho desfase priva a la exigencia de su finalidad, pues el reporte diario es precisamente el respaldo que el empleador debe encontrarse en condiciones de exhibir ante el inspector cuando la plataforma presenta fallas técnicas, de manera que Un rezago permanente de dos días deja siempre sin cobertura las dos últimas jornadas, que ciertamente resultan de sumo interés al momento de una fiscalización.

2) Respecto del artículo 27° letra a). Observación: El numeral a.4) de la disposición citada previene que el reporte de asistencia contendrá una "Tercera columna denominada Ausencia". Esta columna sólo tendrá información si el trabajador no hubiere asistido, indicando en cada caso si la inasistencia fue justificada" o injustificada”. La revisión del reporte respecto de periodos anteriores a aquel en que el sistema comenzó a registrar información, que según la propia plataforma corresponde al 01.01.2026, arrojó que el reporte no informa la inexistencia de datos, sino que consigna, respecto de los cuatro trabajadores de la empresa de prueba y para todos los días hábiles, la mención “No” en la columna "Asistencia" y la calificación "Injustificada” en la columna "Ausencia".

Así ocurrió en las consultas practicadas respecto de diciembre de 2025, junio de 2025, junio de 2024, junio de 2022 y septiembre de 2021, esto es, a lo largo de todo el rango de cinco años que la letra d) del artículo 25.1° obliga a permitir. La contradicción se constata en el propio sistema, toda vez que el reporte de jornada diaria de la letra b) del mismo artículo 27°, consultado para esos mismos rangos, exhibe la jornada ordinaria pactada y la colación pactada, pero no registra marcación alguna, ni tiempo faltante, ni tiempo extra, ni observación, con lo cual la plataforma reconoce que carece de marcaciones y, no obstante ello, el reporte de asistencia afirma la inasistencia y la califica.

Dos antecedentes adicionales del propio sistema, confirman lo anterior. El encabezado del reporte de jornada diaria totaliza, para esos mismos períodos, un tiempo faltante de 00:00:00, cifra incompatible con la inasistencia de la totalidad de los días hábiles del mes. Y requerida la exportación del reporte de jornada diaria, la plataforma responde que “no hay datos para exportar con los filtros actuales", mientras la exportación del reporte de asistencia, para el mismo empleador y el mismo período, emite un documento que consigna a los cuatro trabajadores como ausentes injustificados en la totalidad de los días hábiles.

Cabe precisar que la calificación de una inasistencia como injustificada supone un hecho acreditado, esto es, que existiendo el deber de asistir el trabajador no concurrió, y no puede seguirse de la mera inexistencia de registros, que es lo que ocurre al consultarse un período anterior al inicio de la operación del sistema o al de la relación laboral. Trasladada tal conducta a un procedimiento de fiscalización, la plataforma atribuiría al empleador inasistencias que no se produjeron y al trabajador un historial que lo perjudica, de modo que el reporte de la letra a) no cumple la función que la norma le asigna.

Conclusión: La plataforma no se ajusta a las exigencias vigentes.

En suma, analizados los antecedentes acompañados a la luz de las normas citadas y consideraciones formuladas, y teniendo presente que, según el inciso fina! del artículo 68° de la Resolución Exenta N° 38, sólo se entienden ajustadas a dicha resolución las plataformas que aprueban las tres etapas del proceso de revisión, cumplo con informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado "Nubox Control de Asistencia”, consultado por la empresa NUBOX SpA, RUT N° 76.103.915-6, no se ajusta a todas las exigencias establecidas en la Resolución Exenta N° 38 de 26.04.2024, por lo que no se autoriza su utilización en el marco de la relación laboral.

Lo anterior es sin perjuicio del derecho de reingresar la solicitud en los términos del artículo 70* de la citada resolución exenta, debiendo las modificaciones o ajustes realizados para subsanar las observaciones; ser avalados por una entidad certificadora, contener la nueva carta conductora una referencia al presente Oficio y señalar el informe de certificación, de manera destacada, las causales del rechazo y las medidas adoptadas para su corrección.