Dictamen N° E316717, de 28 de febrero de 2023

Nº E316717 Fecha: 28-II-2023 I. Antecedentes El Hospital Metropolitano solicita un pronunciamiento que determine el tiempo durante el cual deben mantenerse bajo resguardo las órdenes de exámenes en formato papel que analiza en su Unidad de Laboratorio, y si es posible eliminarlas y almacenarlas digitalmente. Sostiene al efecto que su capacidad en infraestructura es muy limitada, y que tales documentos carecen de utilidad una vez que son ingresados, analizados y gestionados en las plataformas informáticas con que cuenta ese establecimiento. La Subsecretaría de Redes Asistenciales y el Servicio de Salud Metropolitano Oriente informaron en las materias de su competencia. II. Fundamento jurídico Cabe señalar que el reglamento de laboratorios clínicos, aprobado por el decreto N° 20, de 2011, del Ministerio de Salud - en concordancia con el artículo 43 del Código Sanitario-, dispone, en su artículo 13, que aquellos deben tener sistemas de información manuales o computacionales de solicitudes, registro y resultados de exámenes que aseguren mediante mecanismos de encriptación, firma avanzada u otros, la debida confidencialidad, trazabilidad y resguardo de los datos sensibles que se detallan. Agrega esa norma que dichos sistemas de registro deben mantenerse a disposición de la autoridad sanitaria por un plazo no inferior a cinco años, a contar de la fecha de realización del examen. Asimismo, el artículo 12 de la ley N° 20.584 dispone que la ficha clínica es el instrumento obligatorio en el que se registra el conjunto de antecedentes relativos a las diferentes áreas relacionadas con la salud de las personas, y puede configurarse de manera electrónica, en papel o en cualquier otro soporte, siempre que los registros sean completos y se asegure el oportuno acceso, conservación y confidencialidad de los datos, así como la autenticidad de su contenido y de los cambios efectuados en ella. Añade el artículo 13 de ese texto legal, que la ficha clínica debe permanecer por un período de al menos quince años en poder del prestador, quien es responsable de la reserva de su contenido. Por su parte, de acuerdo con el artículo 3° de la ley N° 19.799, los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Ello no será aplicable si se requiere una solemnidad que no pueda cumplirse en formato electrónico, cuando sea necesaria la concurrencia personal de alguna de las partes y en los casos relativos al derecho de familia. A su vez, el artículo 1°, inciso primero, de la ley N° 18.845, establece que una microforma es una imagen compactada o digitalizada de un documento original a través de una tecnología idónea para su almacenamiento, conservación, uso y recuperación posterior. Precisa en su inciso final, que el mérito probatorio de las microformas que se obtengan se regirá por la ley N° 19.799 y por las disposiciones de esa ley, en lo que resulte aplicable. Ahora bien, la jurisprudencia administrativa contenida, entre otros, en los dictámenes N°s. 4.789, de 2017, y 10.350, de 2018, ha indicado que en virtud de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, previstos en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575, los órganos de la Administración del Estado pueden aprovechar las ventajas que ofrece la aplicación de las leyes N°s. 18.845 y 19.799, a fin de que la obligación de conservar sus documentos sea cumplida propendiendo al uso de sistemas electrónicos y digitales de generación, soporte y almacenamiento de información, en la medida que ello resulte procedente. Además, de acuerdo con lo señalado en el dictamen N° 62.220, de 2013, si el procedimiento se halla digitalizado y también se encuentra en papel, puede entenderse resguardado su contenido y garantizado su acceso, por lo que no se hace necesario almacenar los respectivos antecedentes de manera material. Como es posible advertir, la obligación de resguardar las órdenes de exámenes de laboratorio -y sus resultados- puede cumplirse de manera electrónica, en la medida que tales antecedentes se conserven en un registro digital durante un período no menor a cinco años -o quince años si forman parte de una ficha clínica- y que el sistema o soporte que se utilice cuente con las características técnicas y medidas de protección de los respectivos datos contenidas en la normativa expuesta. En tal caso, no es necesario mantener esa documentación también en formato papel. III. Análisis y conclusión El Hospital Metropolitano sostiene que cuenta con una ficha clínica electrónica donde se registra el historial clínico de los pacientes durante su estadía en ese recinto, lo que permite que las órdenes o solicitudes médicas de exámenes ingresen automáticamente al Sistema Informático de Laboratorio (SIL) y se conserven por el período de cinco años. De hecho, por formar parte de una ficha clínica son mantenidas en resguardo por quince años. Además, afirma que ese establecimiento procesa órdenes de exámenes de sus funcionarios, que son ingresadas al sistema informático LABCORE y otras provenientes de centros de atención primaria de salud, que son procesadas y sus resultados ingresados al sistema informático denominado SYSLAB. Los exámenes PCR también se incorporan a la Plataforma Nacional de Toma de Muestras (PNTM). Añade que la información que se agrega en estos sistemas es la misma que contiene la orden de examen en papel y a la que hace referencia el citado artículo 13 del decreto N° 20, de 2012, del Ministerio de Salud. Luego, y en el entendido de que los sistemas a que se refiere el establecimiento recurrente cumplan con las condiciones exigidas por la normativa vigente, en orden a asegurar mediante mecanismos de encriptación, firma avanzada u otros, la debida confidencialidad, trazabilidad y resguardo de los datos sensibles que contienen y que tales registros se mantengan a disposición de la autoridad sanitaria por al menos cinco años -y permanecer quince años en su poder si se trata de fichas clínicas-, no se advierte impedimento jurídico para proceder a la eliminación de las respectivas órdenes de exámenes que se encuentren en formato papel. Saluda atentamente a Ud. JORGE BERMÚDEZ SOTO Contralor General de la República