Dictamen N° 68.864, de 2 de noviembre de 2011

N° 68.864 Fecha : 02-XI-2011 Mediante su oficio N° 1.897, de 2011, la Contraloría Regional de Atacama ha remitido a este Nivel Central una presentación de la Municipalidad de Caldera, en la cual se consulta acerca de la procedencia de emitir digitalmente -ya sean por la vía de correos electrónicos o en dispositivos extraíbles-, los informes que deben ser entregados al concejo, en virtud de las diversas normas legales que así lo disponen, para el ejercicio de sus labores fiscalizadoras. Sobre el particular, cumple manifestar, que, entre otros, los artículos 8°, inciso séptimo; 21, letra c); 27, letra c); 29, letras c) y d); 65, inciso quinto; 67, incisos primero y segundo; 79, letras d), h) y j), y 87, todos de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, prevén la procedencia de que el alcalde, determinadas unidades municipales así como empresas, corporaciones o fundaciones municipales informen al concejo y en ciertos casos a concejales individualmente considerados, sobre las materias que dichos preceptos indican, disponiendo, en la mayoría de los casos, que los informes referidos deban ser entregados por escrito, sin especificar, no obstante, el soporte de dicha comunicación. Enseguida, cabe agregar que la ley N° 19.880 señala en su artículo 5° que el procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarán por escrito o por medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma más adecuada de expresión y constancia, principio también recogido en el artículo 18 del mismo texto legal. En tanto, el artículo 19 de dicho cuerpo normativo, relativo específicamente a la utilización de medios electrónicos, establece que el procedimiento administrativo podrá realizarse a través de técnicas y medios de esa clase. Por su parte, es útil tener en cuenta que la ley N° 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de la misma, consagra, en su artículo 1°, inciso segundo, el principio de la equivalencia entre el soporte electrónico y el soporte de papel, y que, en virtud de lo dispuesto tanto en los artículos 6°, inciso primero, y 7°, inciso primero de esa ley, como en el artículo 39 del decreto N° 181, de 2002, del entonces Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción -reglamento de la aludida ley N° 19.799-, los órganos del Estado podrán ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica, los que serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los expedidos por escrito y en soporte de papel. El inciso segundo del referido artículo 6° exceptúa, sin embargo, las actuaciones para las cuales la Constitución Política o la ley exija una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico, o requiera la concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en ellas. Debe también considerarse que, de acuerdo a los artículos 4° y 7°, inciso segundo, de la ley N° 19.799, los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público o surtan los efectos propios de éste, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada. A su vez, el artículo 39, inciso segundo, del referido decreto N° 181, de 2002, dispone -en lo que interesa-, que los actos administrativos, formalizados por medio de documentos electrónicos, la celebración de contratos y la emisión de cualquier documento que exprese la voluntad de un órgano o servicio público de la Administración del Estado en ejercicio de sus potestades legales y, en general, todo documento que revista la naturaleza de instrumento público o aquellos que deban producir los efectos jurídicos de éstos, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada. En igual orden de consideraciones, la jurisprudencia administrativa, a través de los dictámenes N°s. 64.055, de 1969 y 15.609, de 2008, entre otros, ha precisado el carácter de instrumento público que revisten los actos administrativos. En la especie y analizados los preceptos legales que obligan a los alcaldes así como a distintas unidades municipales a informar al concejo o a sus miembros, dichas actuaciones se deben entender comprendidas dentro del concepto de acto administrativo del artículo 3°, inciso sexto, de la ley N° 19.880 y por ende revisten la calidad de instrumentos públicos, debiendo, por tanto, suscribirse mediante firma electrónica avanzada. Cabe agregar que por aplicación del artículo 52, del decreto N° 181, de 2002, antes señalado, en el caso de que terceros ajenos a la Administración emitan informes al concejo o a los concejales, tales actuaciones deberán ocupar la firma electrónica avanzada solo cuando sea necesario comprobar fehacientemente la identidad del emisor, como ocurre en el caso del artículo 79, letra j), de la anotada ley N° 18.695, relativo a los informes que empresas, corporaciones o fundaciones municipales deben realizar en relación con el destino dado a los aportes o subvenciones que las municipalidades les han entregado. En relación con lo descrito, cabe recordar que la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control contenida, entre otros, en los dictámenes N°s. 4.941, de 2004, 27.953, de 2006, 29.845, de 2010 y 16.889, de 2011, ha reconocido que, como regla general, los servicios públicos -entre estos, las municipalidades- pueden, discrecionalmente y dentro de su competencia legal, utilizar el sistema de documentación electrónica regulado en la citada ley N° 19.799, en las condiciones que esta contempla y adoptando los resguardos de seguridad adecuados para su documentación, de acuerdo con las correspondientes normas técnicas, con el nivel de confidencialidad de la información y con las obligaciones que legal o reglamentariamente procedan. Asimismo, es del caso hacer presente que, según lo sostenido en los oficios N°s. 36.764, de 2008 y 29.845, de 2010, de esta Entidad Fiscalizadora, los principios de celeridad, economía procesal, no formalización, eficiencia y eficacia, previstos en la consignada ley N° 19.880, armonizan con la incorporación de tecnologías de la información y comunicación en la función de los organismos públicos, en la medida que se dé cumplimiento a las disposiciones que regulan los procedimientos respectivos. En consecuencia y en mérito de lo expuesto, no se advierte inconveniente jurídico en que los informes que deban ser entregados al concejo o a sus integrantes, por la autoridad alcaldicia, por determinadas unidades municipales así como por terceros no pertenecientes a la Administración, sean emitidos en formato electrónico, siempre que no estén condicionados al cumplimiento de exigencias especiales que lo impidan, y en la medida, por cierto, que dichas entidades así como el municipio respectivo, por una parte, se ajusten a la regulación contenida en la referida ley N° 19.799, su reglamento y normas técnicas pertinentes, adoptando los resguardos de seguridad aludidos precedentemente, y, por otra, se cuente con los medios materiales necesarios para que los concejales puedan tomar debido conocimiento del contenido de los mismos -requisito este último que, según lo señalado por la entidad edilicia recurrente, concurriría en la especie-. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República