Ordinario N° 2339, de 26 de junio de 2014

Po: Disección del Trabajo 3 Gatrisras dé Chile DEPARTAMENTO JURIDICO K1862 (421) 2014 ORD.: 2 3 3 9 / í 104 MAT.: Atiende presentación de Sr. Alejandro Vega : Herrera, en representación de empresa vCG- Lock S.A. ANT.: 1) Correos electrónicos, de 19.05.2014, 22.01.2014 y 10.03.2014, de Sr. Alejandro Vega, en representación de empresa VCG-Lock S.A. 2) Comparecencia personal de 26.02.2014, de Sr. Alejandro Vega, en representación de empresa VCG-Lock S.A. 3) Presentación de 19.02.2014, de Sr. Alejandro Vega, en representación de empresa VCG-Lock S.A. SANTIAGO, 26 JUN 20% DE : DIRECTOR DEL TRABAJO A : SR. ALEJANDRO VEGA REPRESENTANTE EMPRESA VCG-LOCK S.A. SAN ANTONIO N*418, OFICINA 804 SANTIAGO /

Mediante su presentación de antecedente 3) complementada mediante correos electrónicos de antecedente 1) y comparecencia personal de antecedente 2), solicita de este Servicio un pronunciamiento respecto del sistema informático de firma electrónica para contratos de trabajo que propone.

Sobre el particular, cúmpleme informar a usted que el inciso 2? del artículo 31 del D.F.L. N*2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, expresa:

“Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones.”

La norma legal transcrita establece la obligación para el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo y, además, busca

dar protección a las partes que concurren a dicha relación a partir de la expresión formal de sus derechos y obligaciones lo que, a Su vez, facilita la labor fiscalizadora de este Servicio.

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Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a través de dictamen N*3161/064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el precitado inciso 2” del artículo 31 del D.F.L. N*2, de 1967, no debe tenerse como un obstáculo para el desarrollo de procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden una debida armonía entre modernidad y eficiencia, al permitir el cabal cumplimiento de las disposiciones legales y faciliten la labor fiscalizadora de los organismos competentes.

Asimismo, debe tenerse en consideración lo dispuesto en los incisos 5%, 6? y 7? del artículo 9 del Código del Trabajo, cuyo texto indica:

“El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes.

Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.

La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33 de este Código.”

De las disposiciones legales precitadas, es posible inferir que la centralización de documentación -en papel o en formato electrónico- que emana de las relaciones laborales debe contar -en forma previa a su materialización- con la autorización de esta Dirección, para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la regulación administrativa respectiva y a lo señalado mediante dictamen N*3161/064, de 29.07.2008, a través del cual este Servicio ha estimado necesario, para considerar que un software de centralización de documentación da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 20 del artículo 31, del D.F.L. N2, de 1967, precitado, que aquél debe cumplir, a lo menos, los siguientes requisitos básicos:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto,

desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

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b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de

fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir.

Analizada la información tenida a la vista para la confección del presente informe, cabe concluir que el sistema propuesto en la especie, cumple con los requisitos precitados, por lo que da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2% del artículo 31, del D.F.L. N%2, de 1967 y, en consecuencia, resultará jurídicamente procedente su implementación, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de las observaciones que este Servicio, en uso de su facultad fiscalizadora, pueda efectuar en lo sucesivo a las empresas que incorporen el software por el que se consulta.

Precisado lo anterior, cabe señalar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. N*4890, de 17.12.2013, que para gestionar la documentación laboral electrónica, sin distinción, se deben cumplir los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos —al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación labora! electrónica allí almacenada.

4 En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que el sistema informático de firma y gestión de documentación laboral electrónica propuesto por la empresa VCG-Lock S.A., se ajusta a las exigencias vigentes sobre la materia, por lo que resulta válida su implementación, en la medida que ella se ajuste a las prevenciones indicadas en el presente informe. Saluda a Ud., Ñ_ DEL S) Y

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