Ordinario N° 35, de 7 de enero de 2013

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dec 0035 DEPARTAMENTO JURIDICO

K13184 (2336) 2012 A /

MAT.: El sistema informático denominado Carpeta de Recursos Humanos con Firma Electrónica, que propone la empresa Microsystem S.A., se ajustaría a lo dispuesto en el inciso 2? del artículo 31, del D.F.L. N%2, de 1967, del

y Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y en consecuencia resultará jurídicamente procedente su implementación, en la medida

- que cumpla con los requisitos de seguridad y y forma de operación consignados en el presente informe.

ANT.: 1) Correo electrónico de 20.11.2012, de Sr. Nicolás Andalaf G., gerente general, empresa Microsystem S.A.

2) Pase N* 1994, de 13.11.2012, de Jefa de Gabinete Directora del Trabajo. 3) Presentación de 09.11.2012, de empresa Microsystem S.A. SANTIAGO, DE : DIRECTORA DEL TRABAJO U7 EXE 208 A : SRES. EMPRESA MICROSYSTEM S.A. CALLE JOSÉ MIGUEL DE LA BARRA N*536, PISO 7 SANTIAGO /

Mediante su presentación del antecedente 3), complementada a través de correo electrónico del antecedente 1), solicita un pronunciamiento de este Servicio a fin de determinar si el sistema informático denominado Carpeta de Recursos Humanos con Firma Electrónica, cumpliría con la normativa legal y administrativa vigente, relativa a los sistemas de centralización de documentación laboral.

Al respecto cúmpleme informar a usted lo siguiente:

El inciso 2? del artículo 31 del D.F.L. N%2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, expresa:

“Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones.”

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La norma legal transcrita establece la obligación para el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo y, además, busca dar protección a las partes que concurren a dicha relación a partir de la expresión formal de sus derechos y obligaciones lo que, a Su vez, facilita la labor fiscalizadora de este Servicio.

Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a través de dictamen N? 3161/064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el precitado inciso 00 del artículo 31 del D.F.L. N%2, de 1967, no debe tenerse como un obstáculo para el desarrollo de procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden una debida armonía entre modernidad y eficiencia, que permitan el cabal cumplimiento de las disposiciones legales y faciliten la labor fiscalizadora de los organismos competentes.

A mayor abundamiento, resulta posible afirmar que nada obsta a que el empleador, en uso de sus facultades de administración, registre, almacene y administre electrónicamente los documentos derivados de sus relaciones laborales, a los cuales puedan acceder personalmente los trabajadores interesados en tanto —como se señaló-, se resguarde su debida fidelidad y se permita hacer efectivas las labores de fiscalización de la Dirección del Trabajo.

No obstante lo anterior, debe tenerse en consideración lo dispuesto en los incisos 5%, 6? y 7” del artículo 9 del Código del Trabajo, cuyo texto indica:

“El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes.

Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales O lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, O lugares de dificil ubicación específica, O carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.

La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33 de este Código.”

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1) Los trabajadores destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus comprobantes de pago de remuneraciones. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, las copias de sus documentos deberán ser entregadas en soporte de papel.

2) Los respectivos correos electrónicos deben ser remitidos a casillas particulares de los trabajadores, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, aquellos quedaran impedidos —al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral en ellas almacenados.

Sobre la materia, es necesario indicar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista para la confección del presente informe, el sistema propuesto cumpliría con los requisitos señalados.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales y administrativas citadas, jurisprudencia invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que el sistema informático denominado Carpeta de Recursos Humanos con Firma Electrónica, que propone la empresa Microsystem S.A., se ajustaría a lo dispuesto en el inciso 2% del artículo 31, del D.F.L. N*2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y en consecuencia resultará jurídicamente procedente su implementación, en ta medida que cumpla con los requisitos de seguridad y forma de operación consignados en el presente informe. Lo anterior, sin perjuicio de las observaciones que este Servicio pueda efectuar en lo sucesivo en uso de su facultad fiscalizadora.

Saluda a Ud.,

ARS f 5D o RECTORA) P| fe |prrEcTORAJZ) A pa SU ) NEHÉE/ MARÍA CECILIA SÁNCHEZ TORO ABOGADA DIRECTORA DEL. TRABAJO MAÓ R Distribución: «Juridico -Partes -Control