Ordinario N° 837, de 21 de febrero de 2013

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DEPARTAMENTO Anos ge Ep E K14378 (2822) 2012 e Dd

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MAT.: El dispositivo de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone el Supermercado Montserrat S.A.. de acuerdo a los antecedentes expuestos en su presentación y antecedentes complementarios, se ajustaría a las exigencias establecidas en el Ord. N* 696/027, de 24.01.96, que debe reunir un sistema de tipo electrónico computacional para poder ser considerado un mecanismo válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo. Ello, sin perjuicio de las observaciones que este Servicio, puede efectuar en lo sucesivo, mediante fiscatizaciones en terreno.

ANT.: 1) Correo electrónico de 18.01.2013, de Sra. Marcela Donoso, Jete de Desarrollo y Selección, Supermercados Montserrat S.A.

2) Correo electrónico de 04.01.2013, de Sra. Marcela Donoso, Jefe de Desarrollo y Selección, Supermercados Montserrat S.A.

3) Correo electrónico de 03.01.2013, de Sra. Marcela Donoso, Jefe de Desarrollo y Selección, Supermercados Montserrat S.A.

4) Correo electrónico de 10.12.2012, de Sra. Marcela Donoso, Jefe de Desarrollo y Selección, Supermercados Montserrat S.A.

5) Presentación de 05.12.2012., de Sr. Shigeru Otsu Varas, Gerente de Recursos Humanos, Supermercados Montserrat S.A. Ii

SANTIAGO,

DE : DIRECTORA DEL TRABAJO A: SHIGERU OTSU VARAS 2 1 FEB 208 GERENTE DE RECURSOS HUMANOS SUPERMERCADOS MONTSERRAT S.A. PRESIDENTE EDUARDO FREI MONTALVA N? 4475, CONCHALÍ SANTIAGO /

Mediante presentación del antecedente 4), Ud. solicita que este Servicio determine si el sistema de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo propuesto cumple con lo dispuesto en el Ord. N* 696/027, de 24.01.96, que establece las características que un mecanismo de tipo electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo debe tener para ser asimilado a alguno de los sistemas de control establecidos por la legislación vigente.

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Sobre el particular, cumplo con informar a Ud. que el artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone:

“Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro”.

Del precepto legal transcrito se desprende que la asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:

a) Un libro de asistencia del personal, o

b) Un reloj con tarjeta de registro.

Al respecto, cabe precisar que esta Dirección mediante Ord. N* 696/027, de 24.01.96, cuya fotocopia se acompaña, fijó las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico — computacional, para entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo a la normativa laboral vigente.

Conforme a ta doctrina precitada, no se encuentra dentro de las facultades de la Dirección del Trabajo, el certificar a priori que las características técnicas de un determinado sistema computacional permitan asimilario a un registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada.

Por el contrario, la competencia de este Servicio se encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser analizada en cada caso en particular.

En razón de lo expuesto, es que las denominadas solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido Ord. N? 896/027, de 24.01.96 y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que, en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N* 989, de 1933, conforme al cual, se deben emitir reportes semanales que contengan la suma total de horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación. De ello, se infiere necesariamente que tales resoluciones no autorizan o deniegan la implementación de un determinado sistema en particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de si cumple o no los requisitos antes señalados, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del Servicio.

Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que las características que debe cumplir un sistema como el que se consulta, de acuerdo a la señalado en el precitado Ord. N* 696/027, de 24.01.96, son las siguientes:

a) El sistema deberá permitir, mediante un dispositivo electrónico con reloj incorporado, el registro automático de la identidad del trabajador, la fecha, hora y minutos en que se inicia y termina la jornada de trabajo, al deslizar por los lectores del reloj una tarjeta personal de identificación provista de banda magnética.

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El sistema propuesto cumpliría con este requisito, toda vez que permite un registro análogo a la tarjeta de identificación, a través de un registro biométrico del trabajador por medio del reconocimiento de huella dactilar.

b) En caso que el número de tarjeta del trabajador sea distinto a su Rut, dicho número deba mantenerse permanentemente, mientras dure la relación laboral y encontrarse grabado en la banda magnética de la misma e impreso en su parte anterior.

Conforme a lo señalado en su presentación, el sistema cumpliría con el requisito en examen, toda vez que utiliza el reconocimiento de huelia dactilar como medio de identificación.

c) En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N* 969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar reportes semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.

De acuerdo a los antecedentes acompañados, el sistema consultado entrega los reportes requeridos, por lo que cumpliría con el requisito mencionado.

d) Asimismo, el sistema computacional de control de asistencia debe también posibilitar la entrega diaria al trabajador del estado de su asistencia registrada electrónicamente por el reloj incorporado al dispositivo, para lo cual debe contar con una impresora u otro elemento asociado en éste que permita la emisión automática de un comprobante impreso de forma que el trabajador tenga un respaldo diario físico y tangible de su asistencia, cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador al establecer los sistemas computacionales de registro de asistencia.

Según indican los antecedentes examinados, el sistema propuesto emite los comprobantes diarios, por to que daría cumplimiento a los requisitos precitados.

e) El reloj incorporado al dispositivo electrónico deberá estar dotado de: 1) memoria interna que permita guardar la fecha y hora en que cada tarjeta ha sido leída, con una capacidad de, a lo menos, 4 eventos por cada trabajador; 2) batería para operación en caso de corte de energía eléctrica con autonomía de 24 horas; 3) batería para almacenamiento de parámetros de configuración, con autonomía de doce meses; 4) dispositivos para definir si se inicia o termina la jornada de trabajo y 5) puerta de impresora para emitir los comprobantes de los eventos registrados.

De acuerdo a la información proporcionada por el solicitante, el equipo consultado cumpliría con todas las características requeridas en este literal, tanto a nivel de software como de hardware.

T) El software que se instale en el computador, que permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado, en términos que asegure la inviolabilidad de éstos.

Según antecedentes acompañados, el sistema en examen cumple con los requisitos exigidos.

9) La certificación de que el software utilizado está constituido por un sistema cerrado de datos deberá ser otorgada por un organismo público competente o privado que garantice que el mismo cumple con dichas características técnicas.

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A tin de dar cumplimiento a este requisito, el solicitante adjunta dos certificados de la empresa VIGATEC S.A., instrumentos que certifican que el sistema por el Que se consulta cumple con los parámetros de seguridad exigidos por este Servicio.

De esta forma, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada, normas legales y reglamentarias precitadas, es posible concluir que el dispositivo de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone Supermercados Montserrat S.A., de acuerdo a su presentación y antecedentes complementarios, se ajustaría a las exigencias establecidas en el Ord. No 696/027, de 24.01 -96, exigencias que debe reunir un sistema de tipo electrónico computacional para poder ser considerado un mecanismo válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo. Ello, sin perjuicio de las observaciones que este Servicio, en uso de sy facultad fiscalizadora, pueda efectuar en lo sucesivo mediante fiscalizaciones en terreno.

Saluda a Ua., SL N » (2 DIRECTORA]? bd —, Qi SUS MARTAEGHÍA SAÁÑCHEZ TORO ABOGADA DIRECTORA DEL TRABAJO Ñ ae MAQ/SMS/AC? Dist ibución:; - Jurídico. - Partes. - — Control,