Dictamen N° E145952, de 12 de octubre de 2021

N° E145952 Fecha: 12-X-2021 El Alcalde de la Municipalidad de Lo Barnechea, mediante oficio Ordinario N° 607, de 2021, se ha dirigido a esta Contraloría General, solicitando se emita un pronunciamiento respecto del tratamiento de las notas de crédito por retiro de medicamentos, que se reciben posterior a las facturas ya pagadas. De acuerdo a los antecedentes que complementan la consulta, la municipalidad expone que mediante el Informe Final Nº 410, de este Organismo Contralor, que contiene el resultado de la auditoría realizada a los estados financieros al 31 de diciembre de 2020, se formuló la observación consignada en el numeral 2.7.2 del anexo 23, respecto al estado financiero del Departamento de Salud, donde en síntesis, se señala que se advirtió la existencia de una nota de crédito emitida con fecha 03 de enero de 2020, por el retiro de medicamentos en diciembre de 2019, de la bodega municipal por parte de la empresa que suministró el medicamento, para dar cumplimiento a las instrucciones impartidas por el Instituto de Salud Pública, debido a una alerta sanitaria. El informe a su vez señala que dichos documentos (notas de créditos), no son registrados contablemente, si no que son utilizados como abonos en facturaciones futuras, por lo anterior se requiere un pronunciamiento de esta Contraloría General. De acuerdo al Servicio de Impuestos Internos, las notas de crédito son documentos que deben emitir los vendedores y prestadores de servicios afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA), por descuentos o bonificaciones otorgados con posterioridad a la facturación, a sus compradores o beneficiarios de servicios, así como también por las devoluciones de mercaderías o resciliaciones de contratos. Precisado lo anterior, una entidad edilicia al recibir una nota de crédito por la devolución de medicamentos, para el reconocimiento contable de este hecho económico debe evaluar si el pago fue realizado en el ejercicio vigente o en ejercicios anteriores. Por otra parte, es menester señalar, que de acuerdo a la Resolución Nº 3, de 2020 de este origen, los medicamentos constituyen existencias, por lo que deben ser reconocidos, valorizados y revelados en conformidad a dicha normativa. Ahora bien, en el contexto de que los medicamentos adquiridos sean para distribuirlos con contraprestación (venta) estos deben contabilizarse según el procedimiento O - 12 contenido en el Oficio CGR Nº E 59.549, de 2020. En el caso que sean sin contraprestación el procedimiento que debe aplicar para registrar la adquisición de estos es el O – 03 del mencionado oficio. En relación a lo solicitado por la entidad, cabe señalar que en lo sucesivo deberá contabilizar las notas de crédito recibidas por la devolución de medicamentos como un hecho económico distinto a la adquisición de los mismos, de acuerdo a lo señalado en el anexo adjunto. Finalmente, para el caso señalado por el municipio, en el cual según comprobante contable los medicamentos fueron contabilizados como gasto patrimonial, la entidad deberá identificar el monto asociado a las notas de crédito recibidas y si corresponde, realizar los ajustes pertinentes de acuerdo con la norma de errores contenida en la Resolución Nº3, de 2020 y al oficio Oficio N° E 101.166 , de 2021 Sobre ajustes de Errores y primera adopción, ambos de este origen. A su vez, deberá analizar si mantiene medicamentos contabilizados como gastos y reclasificarlos a existencias según las instrucciones emitidas por este organismo. Saluda atentamente a Ud., Por Orden De Contralor General YOLANDA DEL CARMEN BASCUÑAN ARTEAGA Jefa (S) División de Contabilidad y Finanzas Públicas